Stor arbejdsmængde og tidspres

Arbejdstilsynets vejledning nr. 9148 af 27/2 2023 (AT-vejledning 4.1.1-2).

2.1. Hvad er stor arbejdsmængde og tidspres?

I bekendtgørelse om psykisk arbejdsmiljø defineres stor arbejdsmængde og tidspres som en ubalance mellem det arbejde, der skal udføres, og den tid, der er til rådighed til at udføre arbejdet. For, at der er tale om stor arbejdsmængde og tidspres, skal ubalancen medføre, at ansatte arbejder

– intensivt, fx i højt tempo eller uden pauser til restitution, eller

– mange timer, som kan påvirke muligheden for restitution.

Det betyder, at når der er stor arbejdsmængde og tidspres i en virksomhed, er der ansatte, som arbejder intensivt eller mange timer for at nå deres arbejdsopgaver.

2.2. Konsekvenser for de ansattes sikkerhed og sundhed

Stor arbejdsmængde og tidspres kan indebære en risiko for de ansattes sikkerhed og sundhed. Det gælder især, hvis stor arbejdsmængde og tidspres står på i en længere periode.

Stor arbejdsmængde og tidspres kan fx øge risikoen for søvnproblemer, koncentrationsbesvær, langvarig stress, angst, depression og hjertekarsygdomme.

Det kan også øge risikoen for arbejdsulykker. Det kan fx være fald- og snubleulykker, færdselsulykker, ulykker med værktøj og maskiner eller vold fra fx borgere og kunder.

2.3. Risikoen for sikkerhed og sundhed skal forebygges

Du har som arbejdsgiver pligt til at sikre, at arbejdet i alle led planlægges, tilrettelægges og udføres sådan, at det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt på kort og lang sigt i forhold til stor arbejdsmængde og tidspres.

Det betyder, at stor arbejdsmængde og tidspres ikke må forringe de ansattes sikkerhed eller sundhed på kort eller lang sigt. Det betyder også, at du som arbejdsgiver skal iværksætte effektive tiltag, så de ansatte ikke bliver syge eller kommer til skade pga. stor arbejdsmængde og tidspres.

Figur 2 - Afdæk og vurdér stor arbejdsmængde og tidspres.

Du skal som arbejdsgiver løbende afdække, om der er stor arbejdsmængde og tidspres i virksomheden. Hvis der er stor arbejdsmængde og tidspres, skal du vurdere, om risikoen for dine ansattes sikkerhed og sundhed er effektivt forebygget.

I dette arbejde er det relevant at inddrage de ansatte, fordi deres oplevelser og erfaringer er en vigtig kilde til viden om stor arbejdsmængde og tidspres i virksomheden.

Afdækning og vurdering kan både foregå som en del af det daglige samarbejde om opgaveløsningen og som en del af mere omfattende undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø. Det kan fx være som en del af APV’en.

3.1. Hvordan afdækker du stor arbejdsmængde og tidspres?

Som arbejdsgiver kan du starte med at finde ud af, om der er ansatte, som arbejder intensivt eller mange timer for at nå deres arbejdsopgaver.

Intensivt arbejde kan både være fysisk og mentalt intensivt. Intensivt arbejde kan vise sig ved højt tempo i arbejdet, fx at ansatte haster fra den ene opgave til den anden, at der er stramme tidsfrister og hasteopgaver, at ansatte ikke har tid til at forberede sig til fx møder eller undervisning, eller at ansatte skal klare flere opgaver på samme tid. Arbejdet kan også være mentalt intensivt, hvis det fx kræver stor opmærksomhed og koncentration, høj grad af nærvær, eller hvis arbejdsopgaverne er svære eller komplekse.

At der arbejdes mange timer kan vise sig ved hyppige lange arbejdsdage, eller ved at der ofte skal arbejdes uden for sædvanlig eller aftalt arbejdstid. Det kan også vise sig ved hyppig inddragelse af fridage eller ved store mængder overarbejde.

Stor arbejdsmængde og tidspres kan forekomme hos enkelte ansatte, i enkelte teams eller afdelinger i virksomheden eller bredt i hele virksomheden.

3.2. Hvordan vurderer du om risikoen for sikkerhed og sundhed er effektivt forebygget?

Hvis der er stor arbejdsmængde og tidspres i virksomheden, skal du som arbejdsgiver vurdere, om du effektivt har forebygget risikoen for dine ansattes sikkerhed og sundhed. Når risikoen er effektivt forebygget, kan det være både udviklende og motiverende for de ansatte at arbejde fx med flere samtidige opgaver, i et højt tempo eller med mange tidsfrister.

Risikoen er ikke effektivt forebygget, når en ubalance mellem det arbejde, der skal udføres, og den tid, der er til rådighed til at udføre arbejdet, medfører en eller flere af følgende 3 situationer:

Det centrale i din vurdering er, om forebyggelsen sikrer, at ansatte ikke risikerer at komme i en eller flere af de 3 situationer.

Påvirkninger der kan øge risikoen for sikkerhed eller sundhed

Du skal som arbejdsgiver vurdere, om der er påvirkninger i arbejdsmiljøet, som kan øge risikoen ved stor arbejdsmængde og tidspres. Påvirkningerne hænger i høj grad sammen med, hvilket arbejde de ansatte udfører. Det kan både være påvirkninger i det fysiske arbejdsmiljø, fx støj, og påvirkninger i det psykiske arbejdsmiljø. Det kan fx dreje sig om høje krav til opmærksomhed og koncentration, høj sværhedsgrad i arbejdet, stor ansvarlighed for andre mennesker eller værdier, høje følelsesmæssige krav i arbejdet med mennesker eller uklare og modstridende krav i arbejdet.

Det kan fx øge risikoen ved stor arbejdsmængde og tidspres, hvis de ansatte skal arbejde med stor opmærksomhed og koncentration. Risikoen kan øges yderligere, hvis de ansatte arbejder i meget støjende omgivelser, som vanskeliggør koncentration, eller hvis de har et arbejde, hvor fejl kan have store konsekvenser for andre mennesker eller værdier.

Det kan også gøre det ekstra belastende at have stor arbejdsmængde og tidspres, hvis de ansatte også har høje følelsesmæssige krav i arbejdet med mennesker. Den type arbejde kræver nærvær og tilstedeværelse i kontakten med de mennesker, der arbejdes med.

Hensyn til ansattes forudsætninger

Når du som arbejdsgiver vurderer, om risikoen for de ansattes sikkerhed og sundhed ved stor arbejdsmængde og tidspres er effektivt forebygget, skal du altid vurdere, om der er behov for at tage særlige hensyn til den enkelte ansattes forudsætninger for at kunne udføre sit arbejde på en forsvarlig måde. Det kan handle om den ansattes alder, indsigt eller arbejdsevne. Der kan fx være behov for at tage særlige hensyn til unge og nyansatte, hvis de ikke har så meget erfaring med arbejdet. Der kan også være behov for at tage særlige hensyn til seniorer og ansatte med fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse.

Beskyttelse af særligt følsomme risikogrupper

Du skal også vurdere, om der er ansatte, som skal beskyttes på en særlig måde mod risikoen ved stor arbejdsmængde og tidspres, fordi risikoen er særlig alvorlig for dem. Det kan fx handle om gravide, som kan være særligt følsomme over for intensivt arbejde eller lange arbejdsdage.

Figur 3 - Forebyg risikoen for de ansattes sikkerhed og sundhed.

Som arbejdsgiver har du pligt til at iværksætte forebyggende tiltag, når det er nødvendigt for at sikre, at arbejdet er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt i forhold til stor arbejdsmængde og tidspres. Tiltagene skal være effektive, så de ansatte ikke bliver syge eller kommer til skade pga. stor arbejdsmængde og tidspres.

Du skal planlægge og iværksætte de forebyggende tiltag i samarbejde med dine ansatte og AMO. Sidstnævnte kun i virksomheder med 10 eller flere ansatte.

Hvis der ikke er den nødvendige sagkundskab i virksomheden til at forebygge risikoen ved stor arbejdsmængde og tidspres, skal du som arbejdsgiver indhente sagkyndig bistand fra eksterne for at sikre, at arbejdet er fuldt forsvarligt.

4.1. De vigtigste tiltag for at forebygge

Det er særligt relevant at fokusere på følgende tiltag, når du som arbejdsgiver skal forebygge risikoen ved stor arbejdsmængde og tidspres:

– Planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, så arbejdet er forsvarligt.

– Tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet.

– Støtte i arbejdet fra ledelse og kollegaer.

– Indflydelse i arbejdet i forhold til det arbejde, som skal udføres.

– Hensyn til ansattes forudsætninger.

– Beskyttelse af særligt følsomme risikogrupper.

4.2. Planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet så arbejdet er forsvarligt

Som arbejdsgiver har du pligt til at planlægge og tilrettelægge arbejdet, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt i forhold til stor arbejdsmængde og tidspres.

Planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet er afgørende for at lykkes med at forebygge risikoen ved stor arbejdsmængde og tidspres. Nedenfor følger nogle eksempler på, hvordan du i samarbejde med dine ansatte kan arbejde med planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet.

– I kan fastsætte tydelige mål, rammer og retningslinjer for arbejdet, så I har en fælles forståelse af jeres opgaver og opgaveløsninger.

– I kan skabe tydelig ansvarsfordeling og arbejdsgange, fx mellem faggrupper, jobfunktioner, teams og afdelinger.

– I kan prioritere opgaver ved fx at tage stilling til, om der er opgaver eller deadlines, som kan udskydes eller ikke skal prioriteres.

– I kan foretage ændringer i fordelingen af opgaver mellem ansatte, hvis nogle ansatte er mere belastede end andre både i forhold til opgavemængde og intensitet i opgaverne.

– I kan skabe øget forudsigelighed, så de ansatte bedre kan planlægge deres arbejde, fx ved at varsle nye opgaver og ændringer i arbejdsplaner i god tid.

– I kan afstemme forventninger til service- eller kvalitetsniveau internt i virksomheden, så alle ved, hvilken ydelse, hvilken service eller hvilket produkt de skal levere.

– Ledelsen kan afstemme forventninger med borgere, pårørende, kunder og samarbejdspartnere, så de ved, hvilken ydelse, hvilken service eller hvilket produkt de kan forvente.

– I kan sørge for klare procedurer for, hvordan situationer med fx fravær, spidsbelastninger eller andre akutte situationer håndteres.

– I kan tage stilling til, hvordan det daglige arbejde planlægges og tilrettelægges, når I gennemfører omorganiseringer og forandringer eller indfører ny teknologi.

– I kan sørge for, at produktionsudstyr, it-systemer og andre hjælpemidler, som de ansatte skal benytte, understøtter opgaveløsningen.

– I kan understøtte en god pausekultur, der giver mulighed for restitution i løbet af dagen.

– I kan skabe klarhed om, hvordan og hvornår I kan kontakte hinanden om arbejdet uden for arbejdstid, eksempelvis gennem tydelige retningslinjer.

Husk at følge op på, om tiltag implementeres som planlagt.

4.3. Tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet

Som arbejdsgiver har du pligt til at sikre, at hver enkelt ansat får en tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt i forhold til stor arbejdsmængde og tidspres. Oplæring og instruktion er derfor et centralt forebyggende tiltag.

Du skal have særligt fokus på at give oplæring og instruktion, når du får nye ansatte i virksomheden, også projektansatte, vikarer, elever og andre med løsere tilknytning til virksomheden. Du skal også have særligt fokus på at give oplæring og instruktion, når der sker ændringer i de ansattes arbejde. Det kan fx være, når de ansatte får nye arbejdsopgaver, når der dannes nye teams, eller når der sker ændringer i den måde, som arbejdet udføres på. Det kan være pga. nye procedurer, ny lovgivning, nyt arbejdsudstyr eller indførelse af ny teknologi.

Oplæring og instruktion skal om nødvendigt gentages regelmæssigt.

I din oplæring og instruktion kan du som arbejdsgiver med fordel have fokus på:

– Hvilke opgaver de ansatte skal løse.

– Hvordan opgaverne kan løses og sammen med hvem.

– Hvilke krav og forventninger der er til opgaveløsningens omfang og kvalitet, og hvor meget tid de ansatte skal bruge på opgaven.

– Hvilke opgaver de ansatte skal prioritere, når den tilgængelige tid ikke er tilstrækkelig.

– Hvilke muligheder der er for støtte og sparring fra ledelse og kollegaer til konkrete opgaver.

– Hvilke muligheder der er for indflydelse i arbejdet, samt hvilket ansvar og hvilke beføjelser de ansatte har.

– At ansatte får de rette kompetencer, så de kan udføre deres konkrete opgaver.

Læs mere om oplæring og instruktion i AT-vejledning ”Oplæring, instruktion og tilsyn med arbejdet”.

4.4. Støtte i arbejdet fra ledelse og kollegaer

Støtte fra ledelse og kollegaer er et vigtigt tiltag for at lykkes med at forebygge risikoen for de ansattes sikkerhed og sundhed ved stor arbejdsmængde og tidspres. Støtte i arbejdet fra ledelse og kollegaer bidrager til, at ansatte kan håndtere kravene i arbejdet. Du og dine ansatte kan fx have fokus på følgende for at sikre den nødvendige støtte i arbejdet:

– At ansatte får hjælp og støtte fra ledelse og kollegaer til at prioritere, planlægge og løse konkrete arbejdsopgaver.

– At ledelse og ansatte afstemmer forventninger i forhold til opgavemængde og service- eller kvalitetsniveau.

– At ansatte får konstruktiv feedback på og anerkendelse af, hvordan opgaverne er løst i forhold til de krav og forventninger, der er til arbejdet. Det kan både være fra ledelse og kollegaer.

– At ledelsen understøtter de ansattes mulighed for at samarbejde, sparre og løse opgaver i fællesskab, hvor det er relevant.

– At ledelse og ansatte etablerer en god dialog, så de ansatte trygt kan gøre opmærksom på stor arbejdsmængde og tidspres og bidrage med forslag til løsninger.

4.5. Indflydelse i arbejdet i forhold til det arbejde som skal udføres

Indflydelse i arbejdet er også et vigtigt tiltag for at lykkes med at forebygge risikoen for de ansattes sikkerhed og sundhed ved stor arbejdsmængde og tidspres. Indflydelse handler om at have mulighed for at påvirke arbejdet og bidrager til, at ansatte kan håndtere kravene i arbejdet. Du kan som arbejdsgiver sørge for, at dine ansatte har indflydelse i deres arbejde, fx ved:

– At de har mulighed for at påvirke arbejdsmetoder og arbejdsmængde, rækkefølgen af deres opgaver og tempoet i deres opgaveløsning.

– At inddrage dem i planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet og fordeling af arbejdsopgaver, fx løbende prioriteringsmøder og inddragelse i planlægning af vagter.

– At I holder jævnlige møder, hvor I drøfter mængden af opgaver, krav til løsninger og tiden til rådighed til at løse opgaverne.

– At organisere arbejdet, så ansatte har indflydelse på, hvordan og hvornår de skal løse arbejdsopgaverne, fx igennem en team- eller projektorganisering.

– At inddrage de ansatte i planlægning, gennemførelse og forankring af forandringer.

4.6. Hensyn til ansattes forudsætninger

Når du som arbejdsgiver skal forebygge risikoen for de ansattes sikkerhed og sundhed ved stor arbejdsmængde og tidspres, har du pligt til at tage hensyn til den enkelte ansattes forudsætninger for at kunne udføre sit arbejde på en forsvarlig måde.

Hvis den ansatte fx ikke har så meget erfaring med arbejdet, kan der i en periode være behov for ekstra oplæring og instruktion eller mere støtte fra ledelse og kollegaer.

4.7. Beskyttelse af særligt følsomme risikogrupper

Du har også pligt til at beskytte særligt følsomme ansatte mod risikoen ved stor arbejdsmængde og tidspres, som er særlig alvorlig for dem.

Det kan fx være gravide. I og med, at de kan være særligt følsomme, kan der være behov for at igangsætte forebyggende tiltag på et tidligere tidspunkt, eller der kan være behov for nogle lidt andre tiltag for at beskytte disse ansatte. Det kan fx være mulighed for ekstra pauser i løbet af arbejdstiden eller for justering af deres arbejdsopgaver.

Figur 4 - Før effektivt tilsyn med arbejdets udførelse.

Som arbejdsgiver har du pligt til at sikre, at der bliver ført effektivt tilsyn med, at arbejdet udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt i forhold til stor arbejdsmængde og tidspres. Dine arbejdsledere skal påse, at de tiltag, der iværksættes for at fremme sikkerhed og sundhed, virker efter deres hensigt.

For, at tilsynet er effektivt, er det nødvendigt, at der løbende føres tilsyn med, at de ansatte faktisk udfører arbejdet på en måde, så de ikke bliver syge eller kommer til skade pga. stor arbejdsmængde og tidspres. Det er nødvendigt, fordi stor arbejdsmængde og tidspres kan variere fra ansat til ansat og fra afdeling til afdeling, ligesom det kan variere over tid. Hyppigheden og omfanget af tilsynet afhænger af arbejdets karakter, de ansattes forudsætninger og forekomsten af stor arbejdsmængde og tidspres.

Tilsyn skal omfatte:

– Hvordan de ansatte udfører arbejdet, og om de følger den oplæring og instruktion, som de har fået for at kunne udføre arbejdet sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt.

– Om de forebyggende tiltag er effektive i forhold til stor arbejdsmængde og tidspres.

– Om oplæring og instruktion har været tilstrækkelig og hensigtsmæssig.

– Om de ansatte justerer den måde, de udfører arbejdet på, når de bliver gjort opmærksom på, at de fx ikke udfører arbejdet på en hensigtsmæssig måde.

Læs mere om tilsyn i AT-vejledning ”Oplæring, instruktion og tilsyn med arbejdet”.

Hvis tilsynet viser, at der er stor arbejdsmængde og tidspres, skal du som arbejdsgiver vurdere, om risikoen for dine ansattes sikkerhed og sundhed er effektivt forebygget, jf. kapitel 3. Hvis det er nødvendigt, skal du iværksætte forebyggende tiltag, jf. kapitel 4.

Et effektivt tilsyn kan også give værdifulde input til den årlige arbejdsmiljødrøftelse og arbejdet med APV’en.

AT-vejledningen om stor arbejdsmængde og tidspres bygger primært på følgende regler:

– Lov om arbejdsmiljø

– Bekendtgørelse om psykisk arbejdsmiljø

Andre relevante bekendtgørelser

– Bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning

– Bekendtgørelse om anvendelse af tekniske hjælpemidler

– Bekendtgørelse om hvileperiode og fridøgn m.v.

Andre AT-vejledninger om psykisk arbejdsmiljø

– Kortlægning af psykisk arbejdsmiljø

– Krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane

– Uklare krav og modstridende krav i arbejdet

– Vold

____________________________________________________________________________________

Hvad er en AT-vejledning?

AT-vejledninger vejleder om, hvordan reglerne i arbejdsmiljølovgivningen skal fortolkes.

AT-vejledninger bruges til at

– uddybe og forklare ord og formuleringer i reglerne (lov og bekendtgørelser)

– forklare, hvordan kravene i reglerne kan efterkommes efter Arbejdstilsynets praksis

– oplyse om Arbejdstilsynets praksis i øvrigt på baggrund af bl.a. afgørelser og domme

– forklare arbejdsmiljølovgivningens områder og sammenhæng mv.

Er en AT-vejledning bindende?

AT-vejledninger er ikke bindende for virksomhederne, arbejdsmiljøorganisationerne eller andre, men vejledninger bygger på regler (lov og bekendtgørelser), der er bindende. Arbejdstilsynet vil ikke foretage sig mere i de situationer, hvor fx en virksomhed har fulgt en AT-vejledning. Virksomhederne kan vælge andre fremgangsmåder mv., men Arbejdstilsynet vil i så fald vurdere, om den valgte fremgangsmåde er lige så god og i overensstemmelse med reglerne. Når en AT-vejledning gengiver bindende metodekrav mv. fra lov eller bekendtgørelser, skal virksomhederne følge de pågældende metoder. Det vil altid fremgå tydeligt af en AT-vejledning, når der gengives bindende metodekrav mv.