Vejledning til bekendtgørelse om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen (Fraværsvejledningen)

Undervisnings- og Kvalitetsstyrelsens vejledning nr. 9008 af 10/1 2023.

Undervisningspligten medfører, at ethvert barn i den undervisningspligtige alder har pligt til at deltage i undervisningen i folkeskolens grundskole eller i en undervisning, der står mål med, hvad der almindeligvis kræves i folkeskolen. Forældrene skal sørge for, at barnet opfylder undervisningspligten, og må ikke lægge hindringer i vejen herfor. Forældrene har således et ansvar for, at deres barn møder frem og deltager i undervisningen.

Hvis en elev er udeblevet fra undervisningen, skal forældrene, personligt eller skriftligt, give skolen besked om grunden til udeblivelsen.

Omvendt er skolen forpligtet til at indgå i et samarbejde med forældrene om barnets undervisning, og skolen skal påse, at alle elever, der er optaget i skolen, deltager i undervisningen.

I bekendtgørelsen om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen er der fastsat tre fraværskategorier: 1) ulovligt fravær, 2) sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende, og 3) ekstraordinær frihed. Der er endvidere fastsat regler for notering og registrering af elevernes fravær.

Registreringen af ulovligt fravær har særlig betydning, fordi kommunen efter servicelovens regler skal træffe afgørelse om, at børne- og ungeydelsen skal standses, når en elev har ulovligt skolefravær på 15 pct. eller derover inden for et kvartal. Derfor fremgår skolelederens underretningspligt også af bekendtgørelsen og der er fastsat regler om, hvad skolen skal gøre, før der skrides til underretning.

Nedenfor gennemgås og uddybes bestemmelserne i bekendtgørelsen.

Forældrenes rettigheder og pligter efter bekendtgørelsen tilkommer den eller de personer, som har forældremyndigheden over eleven, eller den, der faktisk sørger for barnet, jf. bekendtgørelsens § 7.

Fravær fra undervisningen er ulovligt, medmindre der er tale om fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende eller fravær på grund af ekstraordinær frihed, dvs. hvor skolelederen har givet tilladelse til fraværet. Ulovligt fravær er således negativt afgrænset i forhold til de to øvrige fraværsformer.

Fravær er ulovligt, hvis elevens forældre har undladt at underrette skolens leder om fraværsårsagen senest samme dag eller i helt særlige tilfælde i rimelig tid derefter.

At det er forældrene, der skal underrette skolen i forbindelse med fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende, hviler på den forudsætning, at det er forældrene, der har ansvaret for, at børnene møder op på skolen til den fastsatte undervisningstid.

Af hensyn til registreringen bør underretning om fraværet som helt klart udgangspunkt ske senest 3 dage efter, at fraværet har fundet sted. Ellers vil fraværet som udgangspunkt skulle registreres som ulovligt fravær. Der vil i særlige tilfælde kunne underrettes om fraværsårsagen i rimelig tid derefter, hvis forældrene med god grund har været forhindret i at underrette, fx hvis barnet er blevet akut indlagt eller lignende.

Hvad rimelig tid er, vil være baseret på en konkret vurdering, men bør som det klare udgangspunkt ikke være mere end en uge, efter fraværet har fundet sted.

Er der tvivl om, hvorvidt eleven på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende er forhindret i at deltage i almindelig skolegang, kan skolens leder bede om en lægeattest, hvis udeblivelsen har haft mere end 2 ugers varighed, jf. folkeskolelovens § 39, stk. 2, 2. pkt. Har elevens forældre undladt at efterkomme skolelederens anmodning om en lægeattest, skal fraværet ligeledes registres som ulovligt fravær.

Ved ulovligt fravær er skolelederen forpligtet til at sikre, at skolen straks tager kontakt til elevens forældre med henblik på at afdække årsagen til fraværet.

Hvad der nærmere forstås ved straks, vil afhænge af en helhedsvurdering af de konkrete omstændigheder. I denne vurdering er det relevant at inddrage fx elevens alder og modenhed samt elevens fraværshistorik.

Kontakten til forældrene skal således ikke nødvendigvis finde sted samme dag, som fraværet har fundet sted, men det skal omvendt heller ikke vente til eleven har 10 pct. ulovligt fravær på et kvartal, hvor skolederen også skal kontakte forældrene, jf. bekendtgørelsens § 6, stk. 2. Skolens første kontakt til forældrene bør ligge betydeligt før, eleven nærmer sig 10 pct. ulovligt fravær.

Reglen om, at skoleleden skal tage kontakt til forældrene gælder både længerevarende sammenhængende fravær og hyppige kortvarige forsømmelser, som i omfang samlet svarer til længerevarende fravær.

Skolens leder skal i samarbejde med forældrene og eleven bidrage til at bringe fraværet til ophør så hurtigt som muligt.

Hvis fraværet skyldes, at eleven har svært ved følge med i undervisningen eller har problemer med andre elever eller skolens personale, bør skolens leder sikre, at der så hurtigt som muligt sker en kortlægning af problemerne, og at der udarbejdes løsningsforslag.

Kortlægning og løsningsforslag udarbejdes i samarbejde med eleven og forældrene og har til hensigt at afklare, om der skal iværksættes indsatser, herunder evt. specialpædagogisk bistand.

Skolens leder skal sikre, at der i fornøden udstrækning inddrages sagkyndig bistand til løsningen af problemerne. Det kan alt afhængig af problemets karakter fx være pædagogisk-psykologisk rådgivning, Den Kommunale Ungeindsats, den kommunale sundhedstjeneste eller andre institutioner m.v., som eleven har tilknytning til.

Hvis det ikke er muligt at skabe den nødvendige dialog med eleven og forældrene med henblik på at sikre, at eleven deltager i undervisningen, skal skolens leder tillige sørge for inddragelse af de sociale myndigheder.

Ved omfattende ulovligt fravær skal skolelederen tage stilling til elevens faglige behov og behovet for supplerende undervisning som følge af fraværsperioden.

Fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende foreligger, når en elev på grund af smittefare eller af hensyn til elevens sundhed eller velfærd ikke kan møde frem til undervisningen.

Betegnelsen ’funktionsnedsættelse eller lignende’ omfatter både konkrete diagnoser eller funktionsnedsættelse som fx autisme, ADHD, hjerneskade eller bevægehandicap og psykiske/sociale udfordringer som fx spiseforstyrrelser, angst og selvskade.

Sygefravær omfatter også nødvendige tandlæge- og lægebesøg, samt fx ophold på julemærkehjem.

Er der tvivl om, hvorvidt eleven på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende er forhindret i at deltage i almindelig skolegang, kan skolens leder bede om en lægeattest, hvis udeblivelsen har haft mere end 2 ugers varighed, jf. folkeskolelovens § 39, stk. 2, 2. pkt.

Der er ikke fastsat regler for, hvem der skal afholde udgiften til en lægeattest, men praksis på området er, at det er kommunen, der afholder denne.

Det er væsentligt, at fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende registreres, således at skolelederen kan forholde sig til sygefraværet på skolen i trivselsmæssig henseende, jf. nærmere om registreringen nedenfor under afsnit 5.

Registreringen har også betydning for skolens forpligtelse til at tage stilling til, om der skal iværksættes sygeundervisning for eleverne, hvilket indtræffer senest efter 15 fraværsdage. Længerevarende fravær på grund af elevens diagnose, funktionsnedsættelse eller lignende bør også give anledning til overvejelser hos skoleledelsen om, hvorvidt der er grundlag for at iværksætte nye eller supplerende støtteforanstaltninger i undervisningen, som kan understøtte eleven i at genoptage skolegangen.

Endelig kan et højt fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende efter omstændighederne være bekymrende og kunne være en indikation på, at eleven mistrives, i hvilken situation skolen efter en konkret vurdering kan have pligt til at underrette kommunens socialforvaltning herom, jf. den skærpede underretningspligt efter servicelovens § 153.

Skolelederen kan i ganske særlige tilfælde tillade fravær i form af ekstraordinær frihed.

Udgangspunktet er, at elever har pligt til at møde i skolen hver dag, og derfor skal der generelt anlægges en restriktiv vurdering ved beslutning om, hvorvidt der skal gives tilladelse til ekstraordinær frihed. Tilladelse til ekstraordinær frihed skal derfor have undtagelsens karakter.

Ekstraordinær frihed gives typisk i forbindelse med særlige begivenheder af betydning for familien og eleven, eller når elevens forældre ønsker at tage eleven med på ferie uden for almindelige ferieperioder. Ved en anmodning om ekstraordinær frihed skal skolelederen træffe sin beslutning på grundlag af en konkret vurdering af den pågældende elevs behov for at holde fri sammenholdt med det afbræk i undervisningen, som en imødekommelse vil indebære, herunder for klassen.

Ved vurderingen af, hvornår der skal gives tilladelse til ekstraordinær frihed, vil der være forskel på, om eleven skal på ferie, eller om eleven skal noget andet, som er væsentligt for dennes udvikling i øvrigt. Der vil endvidere være forskel på, om eleven er godt med i skolen eller har faglige udfordringer. Da eleverne har forskellige behov, vil konsekvenserne af et afbræk i undervisningen også være forskellige, og det skal skolelederen tage højde for i vurderingen.

Skolelederen skal ved den konkrete vurdering af, om der kan gives tilladelse til ekstraordinær frihed tage udgangspunkt i den enkelte elevs situation. Beslutning træffes ud fra en helhedsvurdering, hvor der særligt skal lægges vægt på:

1) I hvilket omfang fraværet vil have en negativ betydning for elevens tilegnelse af kundskaber og færdigheder.

Her bør det bl.a. indgå, om eleven i forvejen har faglige udfordringer, som et fravær vil kunne forværre.

2) I hvilket omfang fraværet vil have en negativ betydning for elevens motivation og læringsparathed.

Her bør det bl.a. indgå, om eleven i forvejen ikke er motiveret for skolen og et fravær skønnes at bestyrke den manglende motivation.

3) I hvilket omfang fraværet vil have en negativ betydning for elevens alsidige udvikling.

Her bør det bl.a. indgå, hvad fraværet vil betyde for elevens sociale relationer, samarbejdsevner og almene dannelse.

4) I hvilket omfang fraværet vil have en negativ betydning for andre elevers kundskaber og færdigheder.

Hensynet til klassen er især relevant at overveje i særlige perioder, hvor det er væsentligt, at alle elever er til stede, fx i forbindelse med afviklingen af projektopgaven, en lejrtur eller lignende.

Det er forældrenes ansvar, at eleven kan følge med i undervisningen efter afholdt ekstraordinær frihed. Skole og forældre kan aftale nærmere, hvordan dette sikres. Skolens leder kan afvise at give tilladelse til ekstraordinær frihed, hvis det vurderes, at der vil være et behov for, at skolen skal iværksætte supplerende undervisning efter den afholdte ekstraordinære frihed.

Tilladelse til ekstraordinær frihed sker på baggrund af forudgående ansøgning til skolens leder. Kun i helt særlige tilfælde vil der kunne gives tilladelse til ekstraordinær frihed, efter at fraværet har fundet sted, og i så fald skal ansøgningen indgives i rimelig tid efter, at fraværet har fundet sted. Hvad rimelig tid er, vil være baseret på en konkret vurdering, men bør som helt klart udgangspunkt ikke være mere end 3 skoledage.

Skolelederen vil på baggrund af forældrenes forudgående ansøgning herom kunne give tilladelse til ekstraordinær frihed, som kun strækker sig over dele af skoledagen.

Skolelederens tilladelse til eller afslag på en ansøgning om ekstraordinær frihed er en afgørelse i forvaltningsretlig forstand, hvorfor forvaltningslovens regler om blandt andet partshøring og begrundelse gælder.

Ekstraordinær frihed omfatter ikke ophold på julemærkehjem. Børne- og Undervisningsministeriets fortolkning af hvilken form for fravær, et ophold på julemærkehjem falder ind under, har udviklet sig siden hjemlen for bekendtgørelsen blev indskrevet i folkeskoleloven. Tidligere var det Ministeriets opfattelse, at fravær på grund af ophold på julemærke-hjem, skulle anses som ekstraordinær frihed. Dette er ikke længere tilfældet.

Bekendtgørelsen skelner mellem notering af fravær og registrering af fravær. Noteringen vedrører den faktiske konstatering af elevens tilstedeværelse på et bestemt tidspunkt, mens registreringen foregår i det elevadministrative system og danner grundlag for opgørelsen af elevernes procentuelle fravær.

5.1. Notering af fravær – bekendtgørelsens § 4, stk. 1, 1.pkt.

Skolelederen har ansvaret for at sikre, at fravær noteres dagligt.

Notering skal finde sted ved skoledagens begyndelse og for elever i 7.-10. klasse tillige ved skoledagens afslutning. Dette krav til notering er et minimumskrav. En skole kan således selv beslutte, om der skal noteres mere end, hvad bekendtgørelsen foreskriver, fx i forbindelse med hver lektion.

Det er hensigten, at noteringen af fraværet skal ligge så tæt på skoledagens yderkanter som muligt. Notering ved skoledagens begyndelse bør således som udgangspunkt finde sted under første lektion. Skolelederen kan beslutte, hvornår notering mere præcist skal finde sted. Det vil sige, at notering kan finde sted, lige når første lektion starter, 10 min. inde i lektionen eller når lektionen slutter. Notering ved skoledagens afslutning bør som udgangspunkt finde sted under elevens sidste lektion. Igen vil det være skolelederens beslutning, hvornår notering mere præcist skal finde sted – om det fx skal være lige når sidste lektion begynder, lidt inde i lektionen, eller når lektionen slutter.

Herudover vil det være op til skolelederen at beslutte, hvordan fravær skal noteres, når skolen fx afholder temauger, fagdage, udflugter eller lejrtur, hvor undervisningen typisk ikke foregår i lektioner, og hvor skoledagen kan være kortere eller længere end sædvanligt.

5.2. Registrering af fravær – bekendtgørelsens § 4, stk. 2 og 3

I bekendtgørelsen skelnes mellem registrering af elevers fravær på grund af sygdom eller ekstraordinær frihed, og registrering af elevers ulovlige fravær. Det skyldes, at det kan medføre økonomiske sanktioner, hvis en elev har for meget ulovligt fravær. Der er ikke sanktioner forbundet med de øvrige former for fravær.

Selve registreringen af fravær afsluttes senest en uge efter fraværet har fundet sted med angivelse af, om der er tale om ulovligt fravær, fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende eller fravær på grund af ekstraordinær frihed.

Fraværsoplysningerne skal være elektronisk tilgængelige for kommunalbestyrelsen, for så vidt angår regionale undervisningstilbud regionsrådet, med angivelse af, om der er tale om ulovligt fravær, fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende eller fravær i form af ekstraordinær frihed. Fraværsregistreringen indberettes til Undervisningsministeriet.

5.2.1. Registrering og beregning af ulovligt fravær – bekendtgørelsens § 4, stk. 2

Ulovligt fravær for elever i 0.-6. klasse, som er noteret ved skoledagens begyndelse, skal registreres som dagsfravær.

Tilsvarende registreres ulovligt fravær for elever i 7.-10. klasse, der er fraværende ved noteringen ved skoledagens begyndelse, som dagsfravær. Men hvis elever i 7.-10. klasse er til stede ved noteringen ved skoledagens begyndelse og fraværende ved noteringen ved skoledagens afslutning, registreres det ulovlige fravær alene som halvdagsfravær.

Denne forskel i registreringen hænger sammen med, at eleverne i udskolingen ofte har tilladelse til at forlade skolens område i løbet af skoledagen.

Registreringen af ulovligt fravær tager således udgangspunkt i nogle fikspunkter på dagen og fokuserer alene på hele og for udskolingselever halve dage – og ikke på timer, da det forudsætter registrering i hver lektion/modul, hvilket der ikke stilles krav om.

Ulovligt skolefravær skal tælles sammen løbende inden for hvert kvartal i kalenderåret. Når en elev har ulovligt skolefravær på 15 pct. eller derover inden for ét kvartal, skal skolelederen sørge for at underrette kommunen om fraværet, jf. nærmere herom i afsnit 6.

Ved skoleskift indhenter den nye skole oplysninger om elevens ulovlige fravær i indeværende kvartal, hvis der er anledning til at antage, at eleven vil kunne nå op på 15 pct. ulovligt fravær i det pågældende kvartal. Det vil der være anledning til, hvis eleven på den nye skole nærmer sig 15 pct. ulovligt fravær beregnet på baggrund af den periode, som eleven har gået på skolen i.

Det procentuelle ulovlige skolefravær skal være baseret på 15 pct. af det afholdte antal skoledage inden for ét kvartal. Når kvartalet i kalenderåret skifter, starter således en ny periode, på baggrund af hvilken fraværet skal beregnes. Antallet af skoledage vil på grund af ferier og helligdage være forskellig i de enkelte kvartaler og derfor vil der være forskel på, hvor mange skoledage med ulovligt fravær, der udgør 15 pct. i et kvartal.

Ved opgørelsen af det ulovlige fravær skal der altid rundes op til nærmeste halve skoledag. Dermed vil eleven altid have nået (og/eller passeret) de 15 pct. Lander en procentuel udregning således på fx 7,6 skoledage, så skal der rundes op til 8 skoledages fravær, før der skal underrettes til kommunen.

5.2.2. Registrering af fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende og ekstraordinær frihed – bekendtgørelsens § 4, stk. 3

Skolelederen fastsætter nærmere retningslinjer for registrering af fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende og ekstraordinær frihed. Heri kan det fx fastsættes, at et besøg hos skoletandplejen typisk er så kortvarigt, at det som udgangspunkt ikke skal registreres som fravær

5.3 Retningslinjer for notering og registrering af fravær for elever, der kommer for sent – bekendtgørelsens § 4, stk. 1, 2. pkt.

Skolelederen skal fastsætte nærmere retningslinjer for notering og registrering af fravær for elever, der kommer for sent eller forlader skolen før skoledagens afslutning.

Skolelederen får hermed adgang til at sikre, at elever, der af undskyldelige årsager ikke har været til stede ved noteringen af fravær, ikke får registreret fravær, jf. nærmere herom nedenfor.

Der vil i den forbindelse skulle foretages en konkret afvejning af, hvorvidt det er rimeligt at registrere eleven som ulovligt fraværende en hel dag. Det skal indgå i afvejningen, hvor meget eleven er kommet for sent, og om der er undskyldelige omstændigheder for forsinkelsen.

Der skal således være tale om en væsentlig forsinkelse, før det vil skulle registreres som ulovligt fravær. Kommer eleven således for sent men stadig inden for første lektion, vil det som udgangspunkt ikke være rimeligt at registrere eleven som fraværende en hel skoledag. Kommer eleven mere for sent, vil der skulle ses nærmere på, om der er undskyldelige omstændigheder, som kan begrunde forsinkelsen. Det kunne fx være store forsinkelser i den offentlige transport eller alvorlig sygdom i familien.

Mange steder foregår notering og registrering elektronisk og derved samtidigt. Man bør derfor i skolens retningslinjer for notering af fravær tage højde for, at en elev efterfølgende vil kunne få ændret en registrering, hvis der alene er tale om mindre væsentlige forsinkelser og/eller der er undskyldelige årsager til, at eleven ikke har deltaget i dagens fulde skema.

Fejlregistrering af fravær skal korrigeres senest med udgangen af et kvartal.

Det vil være naturligt i arbejdet med retningslinjer for notering og registrering af fravær at inddrage skolebestyrelsen og skolens MED-udvalg.

Når en elev har ulovligt skolefravær på 15 pct. eller derover inden for ét kvartal, skal skolelederen underrette kommunen om fraværet.

Skolelederen skal underrette kommunen om ulovligt fravær på 15 pct. eller derover, uanset om barnet eller den unge i øvrigt må antages at have behov for særlig støtte efter serviceloven.

Når kommunen modtager en underretning om, at en elev har ulovligt skolefravær på 15 pct. eller derover inden for ét kvartal, skal kommunen træffe afgørelse om, at børne- og ungeydelsen skal standses for ét kvartal. Kompetencen kan uddelegeres til den forvaltning, som kommunalbestyrelsen finder bedst egnet til at træffe afgørelse om standsning af børne- og ungeydelsen.

Inden der træffes afgørelse, skal kommunen partshøre både forældre og eleven over kommunens oplysninger om det ulovlige skolefravær.

Afgørelse om standsning af børne- og ungeydelsen er gældende for ét kvartal og kan ikke forlænges. En ny afgørelse om standsning af børne- og ungeydelsen på grund af ulovligt skolefravær på 15 pct. eller derover kræver således, at kommunen modtager en ny underretning herom.

De nye regler om underretning af ulovligt skolefravær ændrer ikke ved, at skolens leder og skolens øvrige personale forsat er omfattet af den udvidede underretningspligt, der gælder for fagpersoner, jf. servicelovens § 153. Den udvidede underretningspligt indebærer for fagpersoner en personlig pligt til at underrette kommunen, hvis man får kendskab til eller grund til at antage, at barnet eller den unge kan have behov for særlig støtte, har været udsat for overgreb, eller at der på anden vis foreligger forhold, som bevirker, at der kan være anledning til foranstaltninger efter serviceloven, jf. servicelovens § 153.

Der kan også forekomme tilfælde, hvor der vil være grund til at underrette kommunalbestyrelsen om et bekymrende fravær, selv om elevens fravær ikke af skolen er kategoriseret som ulovligt fravær, men hvor fraværet er kategoriseret som fravær på grund af elevens sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende. Det drejer sig om tilfælde, hvor der er grundlag for at antage, at elevens sygdom eller lignende skyldes vanskeligheder i barnets eller den unges forhold, som lovens regler om støtte til udsatte børn og unge og deres familier tager sigte på at løse.

Derudover skal skoler (og institutioner) fortsat give meddelelse til Udbetaling Danmark, hvis skolen får oplysning om, at en elev opholder sig eller kan formodes at opholde sig i udlandet. Det skal ske senest, når en elev har været fraværende i en uge, herunder hvis en elev ikke er mødt i skole den første uge efter sommerferiens afslutning – medmindre fraværet skyldes sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende eller fravær på grund af ekstraordinær frihed. Det fremgår af § 25 i bekendtgørelse om børne-og ungeydelsen nr. 1563 af 13. december 2013.

Om kommunens sagsbehandling af en underretning om ulovligt skolefravær på 15 pct. eller derover henvises i øvrigt til ”Vejledning til indsatser og særlig støtte til børn og unge og deres familier”.

Når en elev har et ulovligt fravær på 10 pct. eller derover inden for ét kvartal, skal skolelederen orientere forældrene og varsle om de mulige økonomiske sanktioner ved 15 pct. ulovligt fravær eller derover. Forældrene får på den måde en mulighed for at samarbejde med skolen om at sikre, at eleven møder til undervisningen, inden de mister børne- og ungeydelsen.

Men skolen bør være gået i dialog med forældrene og eleven om fraværet lang tid før, eleven har 10 pct. ulovligt fravær. Ved ulovligt fravær skal skolen således efter bekendtgørelsens § 5 straks tage kontakt til elevens forældre med henblik på at afdække årsagen til fraværet, og skolen skal i samarbejde med elev og forældre søge at bringe fraværet til ophør så hurtigt som muligt.

Hvordan advisering af forældrene skal ske, afhænger af lokal beslutning. Det vil være hensigtsmæssigt at inddrage skolebestyrelsen i fastlæggelsen af, hvordan advisering skal finde sted. 10

Adviseringen vil ligeledes være et velegnet tidspunkt for skolelederen til at efterse, at registreringen af den pågældende elevs ulovlige fravær er korrekt.