Bekendtgørelse om oprettelse og drift af selskabet, der etablerer og driver Ydelsesrefusion, og om selskabets opgaver m.v.

Arbejdsmarkeds- og Rekrutteringsstyrelsens bekendtgørelse nr. 2336 af 9/12 2021.

§ 1. Et af KL 100 pct. ejet aktieselskab (selskabet) etablerer og driver en fælles, kommunal it-understøttelse (Ydelsesrefusion) til opgørelse af kommunernes refusion og medfinansiering, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne.

§ 2. Selskabet skal som led i etablering, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Ydelsesrefusion:

1) Udarbejde kravspecifikation for Ydelsesrefusion samt for alle ændringer og nye systemkomponenter, nødvendige støttesystemer og snitflader.

2) Etablere og varetage kontrakter og øvrige aftaler om etablering, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Ydelsesrefusion.

3) Sikre fornødne testprocedurer, herunder prøveplaner, forud for idriftsættelse af alle systemkomponenter.

4) Etablere administrative, systemmæssige og it-sikkerhedsmæssige kontrolrutiner, der i videst muligt omfang sikrer mod fejl i forbindelse med drift og brug af Ydelsesrefusion.

Stk. 2. Selskabet skal med passende mellemrum sende selskabets opgaver vedrørende Ydelsesrefusion, der kan udføres af eksterne leverandører, i udbud, jf. § 17, stk. 1, i lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne.

Stk. 3. Selskabet skal sende kravspecifikationer, jf. stk. 1, nr. 1, og ændringer, der har bredere samfundsmæssige og politiske konsekvenser og betydning, til godkendelse af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering.

§ 3. Selskabet skal tydeligt adskille sine aktiviteter vedrørende Ydelsesrefusion fra selskabets øvrige aktiviteter, jf. § 10, stk. 2, i lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne. Adskillelsen skal ske økonomisk, opgave- og driftsmæssigt.

§ 4. Selskabet skal som databehandler for kommunerne, inden Ydelsesrefusion sættes i drift, sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at Ydelsesrefusion fungerer i et it-miljø med tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemet sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner og opgørelse af refusion og medfinansiering i overensstemmelse med lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne og regler udstedt i medfør heraf.

Stk. 2. Revisorerklæringen, jf. stk. 1, skal også omfatte om selskabet overholder Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesforordningen), databeskyttelsesloven og regler fastsat i medfør heraf i forbindelse med opgavevaretagelsen som databehandler for kommunerne i forbindelse med Ydelsesrefusion. Erklæringen udarbejdes efter revisionsstandard ISAE 3000 og med høj grad af sikkerhed.

Stk. 3. Selskabet skal sende genpart af revisorerklæringen til eller gøre erklæringen tilgængelig digitalt for kommunen, Udbetaling Danmark, KL og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering.

§ 5. Selskabet skal som databehandler for kommunerne sikre, at der hvert år udarbejdes en uafhængig revisorerklæring om selskabets overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og regler fastsat i medfør heraf, jf. § 16, stk. 1, i lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne. Revisorerklæringen skal endvidere omfatte, at Ydelsesrefusion fungerer i et it-miljø med tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemet sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner og opgørelse af refusion og medfinansiering i overensstemmelse med lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne og regler udstedt i medfør heraf. Erklæringen udarbejdes efter den aktuelt gældende revisionsstandard ISAE 3402, "Erklæringer med sikkerhed om kontroller hos en serviceleverandør".

Stk. 2. Revisorerklæringen, jf. stk. 1, skal også omfatte om selskabet overholder databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og regler fastsat i medfør heraf i forbindelse med opgavevaretagelsen som databehandler for kommunerne i forbindelse med Ydelsesrefusion. Erklæringen udarbejdes med høj grad af sikkerhed efter den aktuelt gældende revisionsstandard ISAE 3000 ”Uafhængig revisors ISAE 3000-erklæring med sikkerhed om beskrivelsen af kontroller rettet mod databeskyttelse og behandling af personoplysninger”.

Stk. 3. Selskabet skal udarbejde en årlig redegørelse for arbejdet med kvalitetssikring af Ydelsesrefusion, herunder resultater af systemmæssige kontrolrutiner i det forløbne år, jf. § 16, stk. 2, i lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne.

Stk. 4. Selskabet skal inden 1. marts i året, der følger efter året, det i stk. 1-3 nævnte materiale vedrører, sende genpart af revisorerklæringen, jf. stk. 1 og 2, og genpart af redegørelsen, jf. stk. 3, til eller gøre erklæringen og redegørelsen tilgængelig digitalt for kommunen, Udbetaling Danmark, KL og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering.

§ 6. Udgifterne til etablering af Ydelsesrefusion afholdes fuldt ud af kommunerne i form af bidrag, der beregnes af og indbetales til selskabet, jf. § 20 i lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne, og jf. bekendtgørelsens § 7.

Stk. 2. Selskabet har ansvaret for etablering af Ydelsesrefusion. Etableringen sker på selskabets regning. Etableringsudgifterne dækkes over 5 år via driften, jf. § 7.

§ 7. Udgifterne til udvikling, drift, vedligeholdelse og løbende videreudvikling af Ydelsesrefusion afholdes fuldt ud af årlige bidrag fra kommunerne.

Stk. 2. Hvert år i juni måned meddeler selskabet kommunerne en fordelingsnøgle til fastsættelse af kommunernes årlige bidrag.

Stk. 3. Hver kommune indbetaler bidrag til selskabet efter en fordelingsnøgle, hvor antal borgere i den enkelte kommune ved kalenderårets begyndelse er den enkelte kommunes fordelingstal i forhold til landets øvrige kommuner.

Stk. 4. Hvis der er tale om større videreudviklingstiltag, som får betydning for den fastsatte fordelingsnøgle, foretages der en efterregulering af det kommende års fordelingsnøgle.

Stk. 5. Udgifterne til dataudveksling imellem Ydelsesrefusion og offentlige myndigheder er inkluderet i de årlige bidrag. Kommunerne betaler således ikke særskilt for indberetning, sagsbehandling, administration, datakontrol, udlevering af oplysninger m.v.

§ 8. Bidragene efter §§ 6 og 7 må ikke benyttes til andet end udvikling, drift, vedligeholdelse og løbende videreudvikling af Ydelsesrefusion med tilknyttede støttesystemer og snitflader samt omkostninger til tilpasning af indkomstregisteret således, at Ydelsesrefusion i videst mulige omfang kan indhente det nødvendige datagrundlag i indkomstregisteret. De samlede bidrag efter §§ 6 og 7 til selskabet må ikke overstige de nødvendige omkostninger.

Stk. 2. Selskabet kan oparbejde en samlet arbejdskapital på op til 20 pct. af den samlede årlige finansiering. Overstiger arbejdskapitalen det tilladte niveau, skal bidragene sænkes tilsvarende det efterfølgende regnskabsår. Et eventuelt driftsunderskud må selskabet dække ved optagelse af lån frem til det efterfølgende regnskabsår, hvor finansieringen opreguleres tilsvarende.

§ 9. Selskabet skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, jf. § 19, stk. 2, i lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne.

Stk. 2. Selskabet skal på kommunernes anmodning give kommunerne tilstrækkelige oplysninger til, at disse kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.

§ 10. Den enkelte kommune er dataansvarlig efter databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og regler fastsat i medfør heraf for behandlingen af oplysninger, der i Ydelsesrefusion anvendes ved opgørelse af kommunens refusion og medfinansiering, herunder for kommunens overladelse af oplysninger til brug herfor til selskabet som databehandler for kommunen, jf. § 14, stk. 2, i lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne.

§ 11. Selskabet gennemfører test af Ydelsesrefusion i forbindelse med etablering og udvikling af Ydelsesrefusion.

Stk. 2. Kommunerne er hver især dataansvarlige for behandlingen af oplysninger i forbindelse med test, jf. stk. 1.

Stk. 3. Selskabet varetager som databehandler for kommunerne behandling af personoplysninger i forbindelse med test af Ydelsesrefusion.

Stk. 4. Selskabet handler som databehandler for kommunen alene efter instruks fra kommunerne.

§ 12. Øvrige aktiviteter i selskabet skal være klart adskilt såvel økonomisk som opgave- og driftsmæssigt fra Ydelsesrefusion.

Stk. 2. Selskabet skal føre regnskab for aktiviteter vedrørende Ydelsesrefusion og lade disse revidere på samme måde, som hvis de pågældende aktiviteter blev udført af særskilte aktieselskaber, jf. § 23, stk. 2, i lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne.

Stk. 3. Selskabet har pligt til inden den 1. marts i året efter det pågældende regnskabsår at indsende genpart af revisorpåtegningen til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering sammen med det påtegnede årsregnskab, jf. stk. 2.

Stk. 4. Selskabet har pligt til at underrette Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering om revisorskift.

Stk. 5. Selskabet skal opbevare dokumentation for, at selskabets meddelelser til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering om opfyldelse af de forpligtigelser, der følger af lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne, er rigtige.

§ 13. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering skal godkende kravspecifikationer, jf. § 2, stk. 1, nr. 1, og ændringer, der har bredere samfundsmæssige og politiske konsekvenser og betydning.

§ 14. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering fører tilsyn med, at selskabet overholder lov om kommunernes finansiering af visse offentlige ydelser udbetalt af kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne og reglerne i denne bekendtgørelse. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering fører herunder tilsyn med selskabets økonomi, drift og opgaveløsning i forbindelse med Ydelsesrefusion, og med, at selskabet overholder databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og regler fastsat i medfør heraf, som nævnt i § 4, stk. 2.

Stk. 2. Tilsynet gennemføres ved at Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering:

1) Gennemgår det revisorpåtegnede regnskab og revisorpåtegningen, jf. § 12, stk. 2 og 3.

2) Gennemgår redegørelser og erklæringer fra selskabet eller en uafhængig tredjepart, jf. §§ 4 og 5.

3) Godkender kravspecifikationer, jf. § 13.

Stk. 3. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering skal senest 3 måneder efter modtagelsen af det i stk. 2, nr. 1 og 2, nævnte materiale redegøre for, hvorvidt materialet giver anledning til forhold, som styrelsen vil følge nærmere samt evt. redegøre for fortolkning af gældende lov og regler, hvis dette skønnes påkrævet for selskabets videre opgavevaretagelse. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings skrivelse sendes til selskabets bestyrelse og selskabets direktør. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering godkender materiale nævnt i stk. 2, nr. 3, efter den frist, der konkret aftales med selskabet.

§ 15. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2022.

Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 515 af 23. maj 2018 om oprettelse og drift af selskabet, der etablerer og driver Ydelsesrefusion, og om selskabets opgaver m.v., ophæves.