Bekendtgørelse om forvaltning af Digital Post fra offentlige afsendere

Finansministeriets bekendtgørelse nr. 2017 af 29/10 2021.

Anvendelsesområde

§ 1. Bekendtgørelsen fastsætter regler om tilslutning som offentlige afsendere i Digital Post (kapitel 2), fritagelse af fysiske personer fra tilslutning til Digital Post mv. (kapitel 3) og størrelser på filer, der kan sendes i Digital Post (kapitel 4).

Definitioner

§ 2. I denne bekendtgørelse forstås ved:

1) Digital Post: Den fællesoffentlige digitale postløsning, som nævnt i § 2, stk. 1, i lov om Digital Post fra offentlige afsendere, der muliggør, at offentlige myndigheder kan kommunikere sikkert og digitalt med borgere og virksomheder. Digitaliseringsstyrelsen stiller Digital Post til rådighed, jf. § 2, stk. 2, i lov om Digital Post fra offentlige afsendere.

2) Offentlige afsendere: Offentlige myndigheder mv., der kan anvende Digital Post til kommunikation med fysiske personer på 15 år eller derover og med juridiske enheder med CVR-nummer, jf. § 7, stk. 2-4, i lov om Digital Post fra offentlige afsendere.

3) Fysiske personer: Fysiske personer med personnummer på 15 år eller derover, og som har bopæl eller fast ophold i Danmark, jf. § 3, stk. 1, i lov om Digital Post fra offentlige afsendere.

§ 3. Bestemmelserne i kapitel 2 finder anvendelse på offentlige myndigheder mv., der kan anvende Digital Post som offentlige afsendere, jf. § 7 i lov om Digital Post fra offentlige afsendere.

Omfattede myndigheder mv.

§ 4. Offentlige myndigheder mv., der kan anvende Digital Post til kommunikation med fysiske personer og med juridiske enheder med CVR-nummer, er følgende:

1) Staten, regionerne og kommunerne.

2) Øvrige juridiske enheder, der henregnes til den offentlige forvaltning, eller som er omfattet af forvaltningsloven eller lov om offentlighed i forvaltningen.

3) Selvejende institutioner mv., der ikke er omfattet af nr. 4, hvis disse institutioners driftsbudget er optaget på bevillingslov.

4) Selvejende institutioner, som en kommune eller region har indgået driftsoverenskomst med.

5) Institutioner, foreninger, fonde mv.,

a) hvis udgifter eller regnskabsmæssige underskud dækkes ved statstilskud eller ved bidrag, afgift eller anden indtægt i henhold til lov, eller

b) som modtager kapitaltilskud, tilskud, lån, garanti, eller anden støtte fra staten, eller en institution mv., som er omfattet af litra a, såfremt kapitaltilskuddet mv. har væsentlig betydning for modtageren.

Stk. 2. Finansministeren kan efter forhandling med Folketingets formand, Folketingets Ombudsmand og rigsrevisor bestemme, at Folketinget og institutioner under Folketinget kan anvende Digital Post.

§ 5. Digitaliseringsstyrelsen træffer afgørelse om, hvilke offentlige myndigheder mv. der omfattes af § 4.

Stk. 2. Digitaliseringsstyrelsen offentliggør på sin hjemmeside, hvilke offentlige myndigheder mv., der er omfattet af kontrakten om Digital Post. De nævnte myndigheder mv. skal desuden være omfattet af § 4.

Anvendelsesområde

§ 6. En fysisk person kan efter reglerne i § 7 til § 11, fritages fra tilslutning til Digital Post, medmindre andet følger af anden lovgivning.

Stk. 2. Bestemmelserne i § 16 finder anvendelse på en fysisk persons tildeling af adgang til andre ved fremmøde i en kommune, medmindre tildeling af adgang er udelukket efter anden lovgivning. Tildeling af adgang til andre ved personens egen angivelse heraf via rettighedsstyringen til Digital Post omfattes ikke af denne bekendtgørelse.

Stk. 3. Bestemmelserne i § 17 finder anvendelse på sletning af indholdet i Digital Post efter en fysisk persons dødsfald.

Fysiske personers anmodning om fritagelse

§ 7. En fysisk person kan fritages fra tilslutning til Digital Post, hvis personen afgiver en underskrevet erklæring om at være omfattet af mindst én af følgende fritagelsesgrunde:

1) Kognitiv funktionsnedsættelse, hvor funktionsnedsættelsen hindrer personen i at anvende Digital Post.

2) Fysisk funktionsnedsættelse, hvor funktionsnedsættelsen hindrer personen i at anvende Digital Post.

3) Manglende adgang til computer, smartphone eller tablet i eget hjem eller opholdssted. Med manglende adgang til computer, smartphone eller tablet sidestilles det forhold, at personen ikke i eget hjem eller opholdssted har adgang til at bruge en computer, smartphone eller tablet.

4) Personen er registreret i Det Centrale Personregister (CPR) som udrejst af Danmark.

5) Personen er ikke længere registreret med fast bopæl eller fast opholdssted i CPR, jf. CPR-lovens § 6, stk. 1 og 2, men er registreret som værende uden fast bopæl i CPR, jf. CPR-lovens § 6, stk. 4.

6) Sproglige barrierer bestående i manglende beherskelse af dansk, der gør det svært for personen at anvende Digital Post.

7) Praktiske vanskeligheder ved at skaffe et elektronisk id, der giver adgang til Digital Post.

8) Personens bopæl er beliggende i et område, hvor der ikke er adgang til en internetforbindelse med en beregnet downloadhastighed på mindst 512 kbit/s.

9) Efter en konkret vurdering, hvis der foreligger ganske særlige forhold.

§ 8. En fysisk person, der vil anmode om fritagelse, skal henvende sig ved personligt fremmøde i den kommune, hvor vedkommende er eller senest har været folkeregistreret, jf. dog § 15, stk. 3 og 4.

Stk. 2. Erklæringen, jf. § 7, afgives til kommunen i den af kommunen anviste blanket til anmodning om fritagelse. Kommunalbestyrelsen bestemmer i forbindelse med fremmødet, om anmodningen skal afgives på papir eller elektronisk.

Stk. 3. Den fysiske person skal forevise sit gyldige danske sundhedskort eller anden behørig legitimation i forbindelse med afgivelse af erklæringen.

§ 9. En fysisk person kan i blanketten til anmodning om fritagelse, jf. § 8, stk. 2, give en repræsentant fuldmagt til at indgive anmodning om fritagelse på personens (fuldmagtsgiverens) vegne. Blanketten skal være underskrevet af fuldmagtsgiveren, herunder skal fuldmagtsgiveren også have underskrevet den i blanketten indeholdte fuldmagtserklæring. Kommunalbestyrelsen kan tillade afgivelse af fuldmagt på anden måde end ved anvendelse af den i blanketten indeholdte fuldmagtserklæring.

Stk. 2. Repræsentanten skal indgive anmodningen om fritagelse ved personligt fremmøde i den kommune, hvor fuldmagtsgiveren er eller senest har været bopælsregistreret i CPR.

Stk. 3. Repræsentanten skal forevise sit gyldige danske sundhedskort eller anden behørig legitimation samt afgive underskrevet erklæring om, at vedkommende repræsenterer fuldmagtsgiveren. Erklæringen afgives i blanketten til anmodning om fritagelse, jf. § 7, stk. 2. Hvis fuldmagten er givet til en juridisk enhed, skal den fremmødte repræsentant tillige forevise dokumentation for sit tilhørsforhold til den juridiske enhed, eksempelvis adgangskort til den juridiske enhed.

Stk. 4. For en fysisk person, der på grund af varig svækkelse eller lignende tilstand ikke er i stand til at give personligt fremmøde og ikke kan afgive en fuldmagt, jf. stk. 1, kan kommunalbestyrelsen træffe afgørelse om fritagelse uden afgivelse af en underskrevet erklæring om fritagelse. Afgørelse om fritagelse træffes da på grundlag af kommunens kendskab til den pågældendes forhold.

Stk. 5. For en fysisk person, der på grund af ophold i kriminalforsorgens institutioner ikke er i stand til at give personligt fremmøde og ikke kan afgive en fuldmagt, jf. stk. 1, kan kriminalforsorgen indgive anmodning om fritagelse, jf. § 7, på personens vegne. Anmodningen kan efter kommunalbestyrelsens nærmere anvisning indgives digitalt eller pr. brevpost til den kommune, hvor den pågældende er eller senest har været folkeregistreret.

Afgørelse om fysiske personers fritagelse

§ 10. Kommunalbestyrelsen træffer afgørelse om fritagelse på grundlag af den indgivne anmodning og foreviste legitimation, jf. dog 0, stk. 4 og 5, og § 15, stk. 3 og 4. Forinden afgørelse træffes, yder kommunalbestyrelsen efter konkret vurdering hjælp og vejledning med henblik på, at personen bliver i stand til at tilgå sin post i Digital Post i stedet for at blive fritaget.

Stk. 2. Hvis betingelserne for fritagelse er opfyldt, jf. § 7 til § 11, træffer kommunalbestyrelsen afgørelse om fritagelse af personen. Fritagelsen registreres elektronisk i Digital Post. Afgørelsen om registrering af fritagelsen meddeles personen eller dennes repræsentant.

Stk. 3. Hvis betingelserne for fritagelse ikke er opfyldt, meddeler kommunalbestyrelsen afslag på anmodningen om fritagelse, som meddeles personen eller dennes repræsentant. Afslaget meddeles skriftligt, og afgørelsen kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

Fritagelsens varighed

§ 11. En fritagelse har virkning fra registreringsdatoen og gælder tidsubegrænset.

Uåbnet post

§ 12. Hvis der på tidspunktet for registrering af en fritagelse fra tilslutning til Digital Post, jf. § 11, er uåbnet post i den fritagne persons digitale postkasse, oplyser kommunalbestyrelsen den pågældende herom. Kommunalbestyrelsen har ikke adgang til personens digitale postkasse og kan således ikke oplyse omfanget af uåbnet post, dets indhold eller hvilke myndigheder, der har afsendt digital post til personen.

Stk. 2. Hvis personen eller dennes repræsentant fremsætter ønske herom, sørger kommunalbestyrelsen for, at de seneste seks måneders uåbnede post bliver sendt videre til personens folkeregisteradresse. For personer, der er omfattet af § 15, stk. 4 eller 5, sendes den uåbnede post til den adresse, som personen oplyser.

Post til fysiske personer, der ikke er tilsluttet Digital Post

§ 13. Ved afsendelse af post til Digital Post modtager offentlige afsendere automatisk oplysning om, hvilke personer der er tilsluttet Digital Post. Hvis en person ikke er tilsluttet Digital Post, skal afsenderen sørge for, at posten sendes til den pågældende som papirpost eller på anden vis.

Frivillig tilslutning af fysiske personer, der ikke er tilsluttet Digital Post

§ 14. En fysisk person, der er fritaget fra obligatorisk tilslutning til Digital Post, kan frivilligt tilslutte sig Digital Post.

Stk. 2. En persons tilslutning efter stk. 1 medfører, at fritagelsen bortfalder.

Stk. 3. Hvis den pågældende på tidspunktet efter den frivillige tilslutning ønsker fritagelse, skal anmodning om fritagelse indgives på ny. Anmodningen indgives og behandles efter reglerne i § 7 til § 11, jf. dog § 15, stk. 4.

§ 15. En fysisk person kan frivilligt tilslutte sig Digital Post ved at logge ind i Digital Post og tilmelde sig, hvis den pågældende er tildelt personnummer og er i besiddelse af et elektronisk id, der giver adgang til Digital Post.

Stk. 2. Tilslutningen er bindende, medmindre den pågældende fritages fra tilslutningen.

Stk. 3. Hvis den fysiske person ønsker fritagelse, jf. stk. 2, skal anmodning om fritagelse indgives på ny. Anmodningen indgives og behandles efter reglerne i § 7 til § 11 medmindre den pågældende har ophold i udlandet, eller der foreligger andre ganske særlige forhold. I sådanne tilfælde kan kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor den pågældende senest har været folkeregistreret, tillade, at anmodning om fritagelse indgives digitalt eller pr. brevpost til den pågældende kommunalbestyrelse.

Stk. 4. Hvis den pågældende ikke har været folkeregistreret i Danmark, indgives anmodningen om fritagelse digitalt eller pr. brevpost til Digitaliseringsstyrelsen efter styrelsens nærmere bestemmelse.

Stk. 5. Bestemmelserne i stk. 3, 2. og 3. pkt. finder tilsvarende anvendelse ved anmodning om fritagelse af en fysisk person, der ikke længere har bopæl eller fast ophold i Danmark.

Tildeling af adgang til tredjemand ved fremmøde

§ 16. En fysisk person, der er tilsluttet Digital Post, kan ved personligt fremmøde i den kommune, hvor den pågældende er eller senest har været folkeregistreret, tildele en anden fysisk person eller juridisk enhed adgang til enten at læse post, der er sendt til eller fra den pågældende i Digital Post (læseadgang), eller adgang til både at læse, besvare og skrive til offentlige afsendere i Digital Post (fuld adgang). Den fysiske person, der giver adgang, skal forevise legitimation som anført i stk. 9.

Stk. 2. En fysisk person kan ved fuldmagt tillade en anden at give fremmøde i kommunen med henblik på tildeling af adgang til den fremmødte eller til en juridisk enhed. Den fremmødte skal aflevere fuldmagten samt forevise legitimation som anført i stk. 9. Hvis den fremmødte repræsenterer en juridisk enhed, skal den fremmødte tillige forevise dokumentation for sit tilhørsforhold til den juridiske enhed. Fuldmagten skal afgives i den af kommunalbestyrelsen anviste blanket om etablering af læseadgang eller fuld adgang. Kommunalbestyrelsen kan tillade afgivelse af fuldmagt på anden måde end ved anvendelse af den anviste fuldmagtserklæring.

Stk. 3. Tildeling af adgang efter stk. 1 kan ske til flere fysiske personer eller juridiske enheder med CVR-nummer. Der kan dog højst registreres 10 adgange.

Stk. 4. Fuldmagter, fx læseadgang og fuld adgang, er gældende, indtil de tilbagekaldes eller slettes jf. stk. 5.

Stk. 5. Den, der har tildelt adgang til en anden, jf. stk. 1 og 2, kan til enhver tid tilbagekalde denne adgang ved personligt fremmøde i kommunen og mod forevisning af sit gyldige danske sundhedskort eller anden behørig legitimation, eller ved at den pågældende selv logger ind i Digital Post med et elektronisk id, der giver adgang til løsningen, og sletter adgangen. Tredjemand kan tillige ved fremmøde og mod forevisning af fuldmagt samt sit gyldige danske sundhedskort eller anden behørig legitimation tilbagekalde en tildelt adgang.

Stk. 6. Den, der via kommunen, jf. stk. 1 og 2, er tildelt læseadgang, kan læse meddelelser, der er sendt til eller fra den fysiske person, der har tildelt læseadgangen. Tilsvarende kan den, der via kommunen, jf. stk. 1 og 2, er tildelt fuld adgang, læse meddelelser, der er sendt til eller fra den fysiske person, der har tildelt læseadgangen, og besvare meddelelser og skrive til offentlige afsendere på vegne af vedkommende.

Stk. 7. Den, der er tildelt adgang, kan slette den adgang, som den pågældende er blevet tildelt.

Stk. 8. Adgang givet til en juridisk enhed indebærer, at den juridiske enhed vælger, om den tildelte adgang gives til én eller flere medarbejdere i den juridiske enhed.

Stk. 9. Ved tildeling af adgang via kommunen som anført i stk. 1 og 2, skal den fysiske person eller dennes repræsentant forevise legitimation svarende til den legitimation, der kræves for at få udstedt et elektronisk id ved personligt fremmøde hos en offentlig myndighed, der er registreringsmyndighed i forbindelse med udstedelse af et elektronisk id.

Stk. 10. Uanset at en fysisk person har tildelt adgang til en anden, anses meddelelser i Digital Post for at være kommet frem til den, der har tildelt adgang.

Sletning af post i Digital Post

§ 17. Meddelelser, der er kommet frem til en fysisk person i Digital Post, kan kun slettes af den pågældende.

Stk. 2. Ved fritagelse fra tilslutning til Digital Post efter reglerne i § 7 til § 11 sker der ingen sletning af posten i personens digitale postkasse.

Stk. 3. Efter en persons dødsfald slettes indholdet i personens digitale postkasse automatisk 5 år efter dødsdagen.

Filantal og kapacitet

§ 18. En fysisk person, en juridisk enhed eller en offentlig afsender, der sender meddelelser via Digital Post, kan sende meddelelser på op til 99,5 MB pr. meddelelse. En meddelelse kan indeholde op til 10 vedhæftede filer forudsat, at den samlede meddelelse ikke overstiger 99,5 MB.

Ikrafttræden

§ 19. Bekendtgørelsen træder i kraft den 25. november 2021.

Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 1553 af 18. december 2013 om fritagelse af fysiske personer fra tilslutning til Offentlig Digital Post m.v. ophæves.

Stk. 3. Bekendtgørelse nr. 1078 af 3. oktober 2014 om offentlige afsendere i Offentlig Digital Post ophæves.

Stk. 4. Bekendtgørelse nr. 821 af 13. juni 2016 om størrelse på filer i Digital Post ophæves.