Vejledning om dokumentation for ægtheden af familieretlige dokumenter fra udlandet

Social- og Indenrigsministeriets vejledning nr. 11344 af 30/12 2015.

Retningslinjerne i denne vejledning for behandling af spørgsmål om dokumentation for, at et udenlandsk, familieretligt dokument er ægte, anvendes i forskellige situationer:

a. Dokumentet stammer fra et land, hvor der normalt ikke stilles krav om fremlæggelse af dokumentation for ægtheden af et familieretligt dokument.

b. Dokumentation for ægtheden af dokumentet er reguleret af en konvention på det pågældende sagsområde.

c. Dokumentet stammer fra et land, der har tilsluttet sig Apostillekonventionen.

d. Dokumenter, der ikke er omfattet af konventionssamarbejdet (legalisering).

En myndighed, der skal sikre sig, at et udenlandsk dokument er ægte, skal først tage stilling til, hvilken af disse situationer dokumentet er omfattet af. De enkelte situationer er beskrevet i punkt 3-6.

Myndigheden skal først undersøge, om dokumentet er omfattet af den første situation. Hvis dette ikke er tilfældet, undersøger myndigheden, om dokumentet er omfattet af den anden situation og derefter den tredje situation. Er dokumentet ikke omfattet af én af disse tre situationer, er det omfattet af den sidste situation.

Det er ægtheden af det originale dokument, der skal bekræftes. Som originalt dokument betragtes også en ”bekræftet kopi” eller en udskrift af det originale dokument, når kopien eller udskriften er udstedt af den myndighed, der har udstedt det originale dokument.

I nogle situationer indeholder det originale dokument en påtegning, et stempel eller en allonge, der har betydning for anerkendelsen af den afgørelse, som dokumentet indeholder. Det kan bl.a. være dokumentation for, at en dom ikke er blevet anket, f.eks. ved en retskraftpåtegning. Dette gælder eksempelvis ved anerkendelse af udenlandske afgørelser om forældremyndighed eller skilsmisse. I disse situationer skal der tages stilling til ægtheden af både afgørelsen og påtegningen.

Der er normalt ikke behov for at kræve dokumentation for ægtheden af familieretlige dokumenter, der stammer fra følgende områder og lande:

• Europa (Der kræves dog dokumentation fra følgende lande: Albanien, Armenien, Azerbajdjan, Belarus, Bosnien-Herzegovina, Georgien, Kazakstan, Kirgizistan, Kosovo, Rusland, Tadkjikistan, Ukraine og Uzbekistan).
• USA.
• Canada.
• Australien.
• New Zealand.
• Tyrkiet.

En myndighed kan dog altid kræve fremlagt dokumentation for ægtheden af et dokument fra et af de nævnte lande, hvis myndigheden efter en konkret vurdering mener, at der er behov for det. Hvis der skal fremlægges dokumentation for ægtheden af et dokument, anvendes retningslinjerne i punkt 5 og 6.

På det familieretlige område har Danmark tilsluttet sig en række internationale konventioner. Nogle af disse konventioner indeholder en bestemmelse om, at der ikke kan stilles krav om fremlæggelse af dokumentation for, at et udenlandsk dokument, der er omfattet af konventionen, er ægte. En sådan bestemmelse kan f.eks. være formuleret sådan: ”Ved anvendelse af denne konvention kan der ikke kræves legalisering eller lignende formalitet. ”

Når et dokument er omfattet af en konvention, der indeholder en sådan bestemmelse, må en myndighed, der skal tage stilling til anerkendelse af en udenlandsk afgørelse, ikke kræve dokumentation for, at dokumentet er ægte. Uanset dette kan en myndighed dog kræve fremlagt dokumentation for ægtheden af et dokument, hvis myndigheden har en begrundet mistanke om, at dokumentet ikke er ægte.

På de sagsområder, der er omfattet af denne vejledning, har Danmark tilsluttet sig følgende konventioner:

Skilsmisse og separation

På skilsmisse- og separationsområdet har Danmark tilsluttet sig følgende konvention:

• Haagerkonventionen af 1. juni 1970 om anerkendelse af skilsmisse og separation.

Konventionen indeholder ikke bestemmelser om dokumentation for ægtheden af afgørelser om separation eller skilsmisse.

Forældremyndighed

På forældremyndighedsområdet har Danmark tilsluttet sig følgende konventioner:

• Haagerkonventionen af 25. oktober 1980 om de civilretlige virkninger af internationale børnebortførelser.
• Den europæiske konvention af 20. maj 1980 om anerkendelse og fuldbyrdelse af afgørelser om forældremyndighed.
• Haagerkonventionen af 19. oktober 1996 om kompetence, lovvalg, anerkendelse, fuldbyrdelse og samarbejde vedrørende forældreansvar og foranstaltninger til beskyttelse af børn.

Det er i disse konventioner bestemt, at der ved anerkendelse af afgørelser fra lande, der har tilsluttet sig en af konventionerne, ikke må stilles krav om fremlæggelse af dokumentation for ægtheden af det dokument, der indeholder afgørelsen. (Se henholdsvis artikel 23, artikel 16 og artikel 43 i de tre konventioner).

Navn, faderskab, dødsfald og vielse

På disse områder har Danmark ikke tilsluttet sig nogen konventioner, der indeholder bestemmelser om dokumentation for ægtheden af afgørelser.

Den 29. december 2006 trådte Haagerkonventionen af 5. oktober 1961 om afskaffelse af kravet om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter (Apostillekonventionen) i kraft for Danmark.

Konventionen indeholder en mere simpel procedure til at få fastslået ægtheden af et udenlandsk dokument end den procedure, der er beskrevet i punkt 6.

Konventionen omfatter ikke dokumenter, der er udstedt af private.

Apostillekonventionen er tiltrådt af omkring 90 lande. Udenrigsministeriets hjemmeside indeholder oplysninger om hvilke lande, der er omfattet af konventionen (http://um.dk/da/rejse-og-ophold/legalisering/apostillestemplet).

Efter konventionen er ægtheden af et udenlandsk dokument bekræftet, når følgende betingelser er opfyldt:

a. Dokumentet er forsynet med en apostillepåtegning.

b. Apostillepåtegningen er udstedt af en myndighed i det land, som dokumentet stammer fra.

c. Den myndighed, der har udstedt apostillepåtegningen, er opført på den liste, der findes på www.hcch.net.

Når en dansk myndighed skal sikre sig, at et udenlandsk dokument er ægte, skal den undersøge, om disse tre betingelser er opfyldt.

Efter Apostillekonventionen bekræftes ægtheden af et udenlandsk dokument ved, at dokumentet forsynes med en særlig bekræftelsespåtegning – en såkaldt apostille.

Apostillepåtegningen skal påføres på selve dokumentet eller på en allonge (tilføjelse) til dokumentet. Titlen på påtegningen skal være på fransk (”Apostille”).

En apostillepåtegning udstedes af den myndighed eller de myndigheder, der er udpeget til det af det land, som dokumentet stammer fra.

De lande, der har tiltrådt konventionen, har udpeget en eller flere myndigheder, der kan udstede apostillepåtegninger til bekræftelse af ægtheden af dokumenter, der stammer fra myndigheder i det pågældende land.

En myndighed, der kan udstede apostillepåtegninger, skal føre et register over de påtegninger, som myndigheden har udstedt. Hvis en dansk myndighed mener, at der er behov for det, kan den anmode apostillemyndigheden om at bekræfte indholdet af en apostillepåtegning.

En apostillepåtegning skal ikke bekræftes af den danske ambassade eller repræsentation i det land, påtegningen stammer fra.

I nogle situationer indeholder det originale dokument en påtegning, et stempel eller en allonge, der har betydning for anerkendelsen af den afgørelse, som dokumentet indeholder. I disse situationer skal både afgørelsen og påtegningen være forsynet med en apostillepåtegning.

Oversigt over de myndigheder i de enkelte lande, der er udpeget til at udstede apostillepåtegninger, findes på hjemmesiden www.hcch.net, der drives af Haagerkonferencen for International Privatret (the Hague Conference on Private International Law). Hjemmesiden er kun på engelsk og fransk. Oversigten findes ved at trykke på ”Conventions” i venstre side af forsiden – efter valg af sprog. Tryk derefter på konvention nr. 12: ”Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents” og derefter på Authorities i højre side.

Hjemmesiden indeholder også andre oplysninger m.v. om anvendelsen af konventionen.

Apostillepåtegninger, der er udstedt, inden konventionen trådte i kraft for Danmark, bør anerkendes, når ovenstående tre betingelser er opfyldt.

Der kræves normalt ikke apostillepåtegning på dokumenter, der er omfattet af retningslinjerne i punkt 3 eller 4.

Der er etableret et internationalt samarbejde om fremlæggelse af dokumentation for, at et udenlandsk dokument er ægte. Dette samarbejde kaldes ”legalisering”.

Legalisering er en bekræftelse af, at underskriften på et dokument stammer fra en person, som arbejdede hos den myndighed, der har udstedt dokumentet, og at denne person havde ret til at udstede det pågældende dokument.

Formålet med legalisering er at dokumentere både ægtheden af et dokument og underskriverens kompetence til at udstede dokumentet. Der er ikke tale om en bekræftelse af et dokuments indhold.

Et dokument er kun legaliseret, når det indeholder en ubrudt kæde af underskrifter, der typisk ser således ud:

a. Det originale dokument med underskrift eller en original genpart eller udskrift, der er bekræftet af den myndighed, der har udstedt det originale dokument.

b. Den myndighed, der er overordnet for den udstedende myndighed, bekræfter underskriften på dokumentet. Det er typisk det ministerium, hvorunder den udstedende myndighed hører.

c. Den overordnede myndigheds underskrift bekræftes af det pågældende lands udenrigsministerium.

d. Udenrigsministeriets underskrift skal bekræftes af den stedlige danske repræsentation. Oplysninger om danske repræsentationer findes på www.um.dk.

Disse bekræftelser skal anføres direkte på det originale dokument eller på en original genpart eller udskrift af dokumentet.

Legalisering omfatter bekræftelse af følgende underskrifter:

a. Underskriften på den, der har udstedt det originale dokument, hvis det originale dokument fremlægges, eller den, der har udstedt genparten eller udskriften af dokumentet, hvis det originale dokument ikke fremlægges.

b. Underskriften på en eventuel påtegning. Påtegningen skal som udgangspunkt være anført direkte på det originale dokument eller på den originale genpart eller udskrift.

I nogle situationer indeholder det originale dokument en påtegning, et stempel eller en allonge, der har betydning for anerkendelsen af den afgørelse, som dokumentet indeholder I disse situationer skal både afgørelsen og påtegningen være legaliseret.

Nogle lande anvender andre legaliseringsprocedurer, og i nogle lande er legalisering ikke mulig på grund af forholdene i landet. Hjemmesiden ast.dk/born-familie indeholder oplysninger herom i relation til visse lande.

Der kræves normalt ikke legalisering af dokumenter, der er omfattet af retningslinjerne i punkt 3, 4 eller 5.