Vejledning om obligatorisk digital selvbetjening i sygedagpengesager

Arbejdsmarkeds- og Rekrutteringsstyrelsens vejledning nr. 10943 af 30/10 2015.

Følgende opgaver er omfattet af borgerens pligt til digital selvbetjening efter § 69 a i sygedagpengeloven:

1) Kommentere på de oplysninger, der er indberettet af arbejdsgiver eller arbejdsløshedskasse i Nemrefusion (se vejledningens pkt. 2.2) (aktuelt for lønmodtagere og ledige)

2) Anmode om sygedagpenge (se vejledningens pkt. 2.3) (aktuelt for lønmodtagere, som ikke modtager løn fra deres arbejdsgiver under fraværet, og ledige)

3) Udfylde oplysningsskema (se vejledningens pkt. 2.4) (aktuelt for lønmodtagere, ledige og selvstændige erhvervsdrivende)

Borgerens digitale selvbetjening i sygedagpengesagen skal foretages i den digitale løsning »Mit Sygefravær«, som findes på www.mitsygefravaer.dk. Løsningen tilgås enten via et link i det brev, der er modtaget fra Nemrefusion med Digital Post eller på www.borger.dk/sygedagpenge, hvor selvbetjeningsløsningen »Mit Sygefravær« er tilgængelig. Selvbetjeningen sker i et guidet forløb i den rækkefølge, som er præsenteret i »Mit Sygefravær«.

Borgeren kan altid logge på www.mitsygefravaer.dk og under fanebladet »Mit Forløb« se kopier af den korrespondance, der har været mellem borgeren og kommunen i forbindelse med sygedagpengesagen. Borgeren har derfor i »Mit Sygefravær« digitale kvitteringer for afsendelse af dokumenter/oplysninger til kommunen samt kopier af egne besvarelser.

Hvis borgeren er fritaget for at modtage Digital Post, modtager borgeren i stedet et fysisk brev med besked om, at borgeren skal gå på »Mit Sygefravær« og betjene sig digitalt. En fritagelse fra Digital Post giver således ikke undtagelse fra pligten til obligatorisk digital selvbetjening via »Mit Sygefravær«. Om borgerens mulighed for at blive undtaget for digital selvbetjening på »Mit Sygefravær«, se pkt. 3 i vejledningen.

2.1. Hjælp og vejledning

Kommunen har altid pligt til at informere, hjælpe og vejlede borgeren, jf. § 7, stk. 1, i forvaltningsloven.

Hvis f.eks. en anmodning om sygedagpenge er mangelfuld på grund af manglende eller ukorrekt anvendelse af »Mit Sygefravær«, har kommunen pligt til at vejlede borgeren om, hvordan manglerne kan afhjælpes.

Kommunen skal altid gøre et forsøg på at guide borgeren til at betjene sig selv digitalt via »Mit Sygefravær«.

Et eksempel på hvilken hjælp, der kan tilbydes, er: En borger udfylder hjemmefra en anmodning om sygedagpenge. Borgeren bliver i tvivl om, hvordan et punkt i »Mit Sygefravær« skal forstås. Hvis der ikke er tilstrækkelig elektronisk hjælp at hente på kommunens hjemmeside, skal borgeren kunne ringe til kommunen og få telefonisk hjælp til selv at udfylde den digitale anmodning.

2.2. Kommentere de oplysninger, der er indberettet af arbejdsgiver eller arbejdsløshedskassen, og som fremgår af underretningsbrevet fra Nemrefusion

Når en lønmodtager/ledig er længerevarende syg, har arbejdsgiveren eller arbejdsløshedskassen pligt til at anmelde sygefraværet til kommunen via Nemrefusion, jf. §§ 40 og 40 a i sygedagpengeloven.

Borgeren modtager herefter et brev fra Nemrefusion via Digital Post om, at borgeren skal logge på »Mit Sygefravær« og gennemgå de oplysninger som arbejdsgiveren eller arbejdsløshedskassen har indberettet for at sikre, at disse er korrekte, jf. § 40, stk. 5, og § 40 a, stk. 4, i sygedagpengeloven. Tilsvarende er tilfældet, når arbejdsgiveren anmoder om refusion, jf. § 59, stk. 8, i sygedagpengeloven, hvor borgeren ligeledes skal gennemgå oplysningerne, som arbejdsgiveren har afgivet ved anmodningen om refusion.

Hvis borgeren er uenig i oplysningerne i underretningsbrevet, har borgeren pligt til - digitalt via »Mit Sygefravær« - inden 8 dage efter afsendelsen af underretningsbrevet, at gøre kommunen opmærksom på uenigheden. Datoen for udløbet af fristen fremgår af »Mit Sygefravær«. Se pkt. 4 i vejledningen om, hvornår den digitale meddelelse anses for at være kommet frem, og dermed at fristen på de 8 dage er overholdt.

Er borgeren ikke enig i nogle af oplysningerne, skal borgeren i et kommentarfelt i »Mit Sygefravær« angive, hvorfor oplysningerne ikke kan godkendes. Borgeren godkender herefter med sin NemID, som svarer til en fysisk underskrift.

2.3. Anmodning om sygedagpenge

Lønmodtagere, som ikke får løn under sygdom, og ledige, skal anmode om sygedagpenge senest 8 dage efter afsendelsen af underretningsbrevet fra Nemrefusion. Anmodningen skal ske ved digital selvbetjening via »Mit Sygefravær«.

Lønmodtagere, som får løn under sygdom fra deres arbejdsgiver, skal anmode om sygedagpenge fra det tidspunkt, hvor de ikke længere får løn under sygdom. Fristen for anmodningen er senest 8 dage efter afsendelse af underretningsbrevet fra Nemrefusion på baggrund af arbejdsgiverens sidste refusionsanmodning.

Ved udfyldelsen af anmodningen skal borgeren besvare en række spørgsmål. Borgeren skal godkende sin anmodning med NemID.

Kravet om, at borgeren skal anmode om sygedagpenge ved digital selvbetjening via »Mit Sygefravær« ændrer ikke ved fristen for anmodning om sygedagpenge. En overskridelse af fristen vil fortsat medføre, at der først kan udbetales sygedagpenge fra det tidspunkt, hvor anmodningen er modtaget i kommunen. Se pkt. 4 i vejledningen om, hvornår den digitale anmodning anses for at være kommet frem, og dermed om fristen på de 8 dage er overholdt.

Det fremgår af § 38, stk. 7, 1. pkt., i sygedagpengeloven, at kommunen kan udbetale sygedagpenge for tiden før anmodningsdagen, hvis den sygemeldte har været forhindret i at anmode rettidigt på grund af hospitalsophold eller ophold i udlandet, eller hvis anmodningen ikke er sket rettidigt på grund af andre særlige undskyldende forhold.

Hvis kommunen vurderer, at der har været driftsforstyrrelser i de it-systemer, som forudsættes anvendt ved obligatorisk digital selvbetjening, eksempelvis hos borger.dk eller hos NemID, i et omfang og en varighed, der har afskåret borgeren for at udfylde oplysningsskemaet inden for fristen, vil der kunne være tale om andre særlige undskyldende forhold.

Skyldes overskridelsen af fristen, at kommunen ikke har nået at træffe afgørelse efter § 69 a, stk. 2, i sygedagpengeloven, inden fristens udløb i en sag, hvor den sygemeldte anfører, at der foreligger særlige forhold, der gør, at den sygemeldte ikke kan anvende digital selvbetjening, og derfor skal tilbydes, at anmodningen kan indgives på anden måde end ved digital selvbetjening, vil dette medføre, at kommunen kan se bort fra overskridelsen af fristen.

2.4. Udfyldelse af oplysningsskema til brug for sygedagpengesag

Den sygemeldte har pligt til at udfylde et oplysningsskema, som kommunen bl.a. skal bruge, når den skal følge op i den sygemeldtes sygedagpengesag. Fristen for at udfylde oplysningsskemaet er 8 dage efter at oplysningsskemaet er afsendt fra kommunen til borgeren, jf. § 11 i sygedagpengeloven. Borgeren skal udfylde oplysningsskemaet ved digital selvbetjening via »Mit Sygefravær«. Det gælder dog ikke, hvis sygefraværet ikke er anmeldt via Nemrefusion.

I »Mit Sygefravær« skal borgeren udfylde oplysningsskemaet. Borgeren bekræfter sin besvarelse af oplysningsskemaet ved at underskrive med NemID.

Kravet om udfyldelse af oplysningsskemaet ved digital selvbetjening via »Mit Sygefravær« ændrer ikke ved, at der fortsat vil ske bortfald af retten til sygedagpenge, hvis fristen på de 8 dage overskrides, og hvis borgeren ikke har haft en rimelig grund til at overskride fristen, jf. § 21 i sygedagpengeloven. Se pkt. 4 i vejledningen om hvornår det udfyldte oplysningsskema anses for at være kommet frem, og dermed at fristen på de 8 dage er overholdt.

Bemærk, at det vil være en rimelig grund, hvis overskridelsen af fristen på de 8 dage skyldes, at kommunen ikke har nået at træffe afgørelse efter § 69 a, stk. 2, i sygedagpengeloven, inden fristens udløb i en sag, hvor den sygemeldte anfører, at der foreligger særlige forhold, der gør, at den sygemeldte ikke kan udfylde oplysningsskemaet via »Mit Sygefravær«, og derfor skal tilbydes, at oplysningsskemaet udfyldes og indgives på en anden måde end ved digital selvbetjening.

En rimelig grund til overskridelse af fristen på de 8 dage vil også være, hvis kommunen vurderer, at der har været driftsforstyrrelser i de it-systemer, som skal anvendes ved den digitale selvbetjening, som f.eks. NemID, borger.dk m.v., i en varighed og et omfang, der har afskåret borgeren fra at udfylde oplysningsskemaet indenfor fristen.

Hvis kommunen vurderer, at der konkret foreligger særlige forhold, der gør, at borgeren ikke kan - eller må forventes at kunne - anvende »Mit Sygefravær«, kan kommunen fravige kravet om, at anmodning om sygedagpenge og udfyldelse af oplysningsskema skal ske via digital selvbetjening. Kommunen skal i stedet henvise borgeren til at indgive oplysningerne på anden vis, for eksempel mundtligt, skriftligt eller på en særlig blanket, jf. § 69 a, stk. 2, i sygedagpengeloven.

Hvis en borger undtages for den digitale selvbetjening, gælder undtagelsen for kravet om digital selvbetjening for det konkrete sygeforløb – dvs. frem til borgerens raskmelding.

Hvis borgeren senere, på baggrund af et nyt sygeforløb, skal ansøge om sygedagpenge og/eller udfylde et oplysningsskema og i dette sygefravær ligeledes ønsker at blive undtaget fra at anvende »Mit Sygefravær«, skal borgeren på ny anmode kommunen om at blive undtaget for kravet om digital selvbetjening. Bemærk, at dette er anderledes fra Digital Post, hvor en borger kan være fritaget fra at anvende Digital Post generelt.

Ud over særlige forhold hos borgeren, kan der også forekomme helt ekstraordinære situationer, hvor omstændighederne gør, at oplysningerne til sygedagpengesagen ikke kan indgives digitalt.

Det kan enten være fordi kommunen vurderer, at det ud fra en samlet økonomisk vurdering kan være mest hensigtsmæssigt, hvis kommunen modtager oplysningen, selvom den ikke er indgivet digitalt, eller hvis det vil være mest effektivt at fravige kravet om digital selvbetjening, jf. § 69 a, stk. 3, i sygedagpengeloven.

3.1. Særlige forhold

Ved kommunens vurdering af, om der foreligger særlige forhold, der gør, at anmodningen om sygedagpenge eller udfyldelse af oplysningsskemaet ikke skal foregå via »Mit Sygefravær«, skal kommunen foretage en konkret helhedsvurdering af borgeren. I den konkrete vurdering skal kommunen bl.a. lægge vægt på borgerens beskrivelse af egne evner og muligheder for at anvende it-værktøjer, og om borgeren ville kunne ansøge digitalt, hvis borgeren modtog hjælp til selvbetjeningen.

I visse tilfælde vil kommunen dog med det samme kunne vurdere, at borgeren ikke ville kunne ansøge digitalt, og at der foreligger særlige forhold, der gør, at en anden kommunikationskanal end den digitale er bedst egnet.

Et par konkrete eksempler herpå, er en sengeliggende sygemeldt borger uden PC eller uden digitale kundskaber, der henvender sig til kommunen for at få tilbudt en anden måde at indgive anmodning om sygedagpenge på, end digitalt. Tilsvarende gælder for borgere med store sprogvanskeligheder, f.eks. en borger, der ikke behersker dansk eller lider af svær ordblindhed, og derfor ikke kan betjene sig selv digitalt via »Mit Sygefravær«.

3.1.1. NemID

Borgerens digitale selvbetjening i »Mit Sygefravær« forudsætter, at borgeren har et NemID. En borger kan få et NemID, når borgeren er over 15 år, har et dansk personnummer, og kan legitimere sig fyldestgørende - dette kan særligt være vanskeligt, hvis borgeren er hjemløs eller er bosat i udlandet.

Hvis en borger ikke kan få udstedt et NemID - f.eks. en hjemløs uden billedlegitimation - foreligger der derfor også særlige forhold, der gør, at borgeren ikke kan ansøge om sygedagpenge digitalt.

Hvis en borger ikke har, men opfylder betingelserne for at få udstedt et NemID, skal kommunen anmode borgeren om at anskaffe sig et NemID og betjene sig selv digitalt. Hvis kommunen vurderer, at der foreligger særlige forhold, der gør, at borgeren - på trods af, at have fået udstedt et NemID - alligevel ikke kan eller må forventes at kunne anvende »Mit Sygefravær«, kan kommunen dog vælge ikke at kræve anskaffelse af NemID. Dermed kan kommunen fravige kravet om, at ansøgning om sygedagpenge skal ske via digital selvbetjening.

3.2. Ekstraordinære situationer

De ekstraordinære omstændigheder, der kan begrunde, at kravet om digital selvbetjening kan fraviges, er dels situationer, hvor det vil være en klar økonomisk fordel for kommunen at modtage oplysningerne på anden måde end digitalt.

Det vil f.eks. være en klar økonomisk fordel for kommunen, at modtage oplysningerne på anden måde end digitalt, hvis selvbetjeningsløsningen »Mit Sygefravær« er ude af drift, eller hvis selvbetjeningsløsningen ikke kan håndtere en særlig situation.

Derudover er der tale om ekstraordinære situationer, hvis det efter sagens karakter er mest effektivt at modtage oplysningerne på anden måde end digitalt.

Det vil f.eks. være mest effektivt for kommunen, at modtage en oplysning på anden måde end digitalt, f.eks. telefonisk, hvis oplysningen betyder, at borgeren eller arbejdsgiveren vil få udbetalt for meget.

Da kommunen har en forpligtelse til at sikre, at sygedagpengeydelsen udbetales på et korrekt grundlag, vil der derfor være situationer, hvor kommunen vil anse en ikke-digital meddelelse for modtaget. Kommunen har fortsat notatpligt i henhold til offentlighedsloven.

Hvis kommunen ikke afviser oplysningerne - på trods af, at de ikke er afgivet digitalt - skal kommunen så vidt det er muligt vejlede borgeren om de digitale formkrav og de mulige konsekvenser ved ikke at overholde disse.

3.2.1. Sager om tilbagebetaling

Kommunen har pligt til at rejse en sag om tilbagebetaling, hvis en borger uberettiget og i ond tro formodes at have fået udbetalt for mange sygedagpenge. Kommunen skal foretage en konkret vurdering af, om borgeren har været i ond tro.

Det forhold, at borgeren ikke opfylder det digitale formkrav i forhold til at oplyse om ændringer, der har betydningen for udbetalingen af sygedagpenge, betyder ikke i sig selv, at borgeren automatisk skal vurderes at være i ond tro om udbetalingen. Vurderingen er fortsat konkret og individuel.

En digital meddelelse anses for at være kommet frem til kommunen, når den er tilgængelig for kommunen - det vil sige fra det tidspunkt, hvor kommunen har adgang til at behandle eller læse meddelelsen, jf. § 69 a, stk. 4, i sygedagpengeloven.

En borger, der har indsendt oplysninger digitalt via »Mit Sygefravær« modtager altid en kvittering for sin handling, og med digital selvbetjening kan det altid præcist registreres, hvornår en digital meddelelse er kommet frem.

Hvis modtagelsestidspunktet ikke er registreret – f.eks. hvis der er systemnedbrud omkring tidspunktet for udløbet af en frist – er meddelelsen kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen blev afsendt.

Skæringstidspunktet, for hvilken dato meddelelsen er kommet frem, er indtil midnat på fristens sidste dag. Det betyder, at en anmodning, der er tilgængelig for kommunen kl. 23:59 den 30. november, er kommet frem den 30. november, uanset at der ikke fysisk sidder en medarbejder i kommunen og læser anmodningen.

Ifølge forvaltningslovens § 8 om partsrepræsentation har parter i afgørelsessager ret til at lade sig repræsentere eller bistå af andre. Borgeren kan i samme omfang som hidtil lade sig repræsentere af andre, selvom sygefraværssagen foregår via digital selvbetjening.

I »Mit Sygefravær« kan borgeren under fanebladet »Fuldmagt« få mere information omkring muligheden for at give pårørende eller en anden person fuldmagt.

Under fanebladet »Fuldmagt« er der et link, som borgeren kan benytte til at give en anden person digital fuldmagt til at logge ind på »Mit Sygefravær« og handle på borgerens vegne. Linket åbner den fællesoffentlige fuldmagtsløsning på www.borger.dk i et nyt vindue.

Selvom borgeren giver en person fuldmagt til at logge ind på »Mit Sygefravær« og agere på den sygemeldtes vegne, vil borgeren fortsat selv modtage underretningsbreve fra kommunen, når der er ny information i »Mit Sygefravær«, som borgeren eller fuldmagtshaveren skal forholde sig til. Borgeren skal derfor huske at informere fuldmagtshaver, når der er ny information.

Borgeren kan også give fuldmagtshaver en læseadgang til borgerens breve i Digital Post. Fuldmagtshaveren kan dermed selv holde øje med, om der kommer nye breve vedrørende sygefraværet. Hvis borgeren vælger at give fuldmagtshaver læseadgang, skal borgeren være opmærksom på, at læseadgangen omfatter al Digital Post i postkassen, og ikke kun de breve, der vedrører sagen om sygefravær.

Når en selvstændig erhvervsdrivende er længerevarende syg, skal den selvstændige erhvervsdrivende anmelde sit sygefravær til kommunen via Nemrefusion, jf. § 43, stk. 3, i sygedagpengeloven.

For selvstændige erhvervsdrivende er anmeldelsen af sygefraværet også en anmodning om sygedagpenge. En selvstændig erhvervsdrivende er derfor ikke omfattet af de bestemmelser i sygedagpengeloven, der vedrører anmodning om sygedagpenge via »Mit Sygefravær«, og kan derfor ikke få en undtagelse efter § 69 a i sygedagpengeloven for pligten til at anmelde sygefraværet i Nemrefusion.

Den selvstændig erhvervsdrivende skal i »Mit Sygefravær« udfylde oplysningsskemaet inden fristen på 8 dage efter at oplysningsskemaet er sendt fra kommunen. Der henvises til vejledningens afsnit 2.4.

En selvstændig erhvervsdrivende er, for så vidt angår kravet om udfyldelse af oplysningsskemaet i »Mit Sygefravær«, omfattet af muligheden for at få en undtagelse fra kravet om digital selvbetjening efter § 69 a i sygedagpengeloven, dvs. en undtagelse på grund af særlige forhold eller ekstraordinære omstændigheder.

En kommunes afgørelse om, at der ikke foreligger særlige forhold eller ekstraordinære omstændigheder, der gør, at kravet om digital selvbetjening kan fraviges, jf. § 69 a i sygedagpengeloven, kan påklages til Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg.

I de tilfælde, hvor en borger klager over kommunens afgørelse om, at borgeren ikke opfylder betingelserne for en undtagelse af kravet om digital selvbetjening, skal kommunen behandle sygedagpengesagen på trods af, at borgeren ikke har anvendt den digitale selvbetjening, jf. § 77, stk. 2, i sygedagpengeloven.

Kommunen skal genvurdere sagen indenfor 4 uger og automatisk sende den videre til Ankestyrelsen, hvis borgeren ikke får fuldt medhold.

Ankestyrelsens afgørelse i sagen vil indgå i fastsættelsen af den generelle praksis på sygedagpengeområdet.

Afgørelsen i den konkrete klagesag kan således få betydning for kommunens fremtidige afgørelser om, at der foreligger særlige forhold, der gør, at borgeren skal tilbydes en anden måde at indgive oplysninger til sygedagpengesagen på end via »Mit Sygefravær«.

Afgørelsen kan også indgå i kommunens vurdering i de tilfælde, hvor samme borger på ny anmoder om at indgive oplysninger på en anden måde end via »Mit Sygefravær«.

Hvis borgeren har fået afslag fra Ankestyrelsen på, at der foreligger særlige forhold, der gør, at borgeren må søge på en anden måde end via »Mit Sygefravær«, kan kommunen fremover lægge denne afgørelse om afslag til grund, medmindre at borgeren kan godtgøre, at der er sket en ændring i borgerens situation.

En ny afgørelse fra kommunen om afvisning af, at der foreligger særlige forhold, kan ligeledes indbringes for Ankestyrelsen. Hvis borgeren klager over den nye afgørelse skal kommunen stadig behandle sygedagpengesagen, på trods af, at borgeren ikke har anvendt »Mit Sygefravær«.