Vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen

•

Loven varetager også andre hensyn end åbenhed

•

Lovens grundlæggende formål er åbenhed i forvaltningen mv.

2.1. Offentlighedslovens formål er angivet i § 1.

Grundsynspunktet er offentlighedsprincippet

I bestemmelsen fremhæves det indledningsvis, at loven har til formål at sikre åbenhed hos myndigheder mv., og hermed bliver lovens grundsynspunkt – offentlighedsprincippet – betonet.

Loven har til formål at understøtte såvel informations- som ytringsfriheden. Herved understreges den sammenhæng, der er mellem retten til at modtage ytringer (informationsfrihed) og retten til at ytre sig (ytringsfriheden). Det er desuden understreget, at loven har til formål at understøtte borgernes deltagelse i demokratiet, og at loven skal understøtte offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning. Loven har også til formål at understøtte mediernes formidling af informationer til offentligheden og at understøtte offentlighedens tillid til den offentlige forvaltning.

2.2. Fremhævelsen i § 1, stk. 1, af lovens grundsynspunkt om åbenhed indebærer ikke, at lovens øvrige bestemmelser alene skal fortolkes ud fra et princip om åbenhed. Tvivl om fortolkningen af lovens bestemmelser, herunder undtagelsesbestemmelserne, fører således ikke uden videre til, at der med henvisning til grundsynspunktet skal meddeles aktindsigt. Dette betyder, at de hensyn, som undtagelsesbestemmelserne bygger på – og som enten direkte eller forudsætningsvis følger af loven – også skal tillægges betydning i fortolkningssituationen.

Modhensyn indgår også i fortolkningssituationen

2.3. § 1, stk. 2, fastsætter, at myndigheder mv., der er omfattet af loven, skal sørge for, at det i stk. 1 nævnte hensyn til åbenhed i videst muligt omfang varetages ved valg, etablering og udvikling af nye it-løsninger. Herved sigtes der til, at myndighederne ved etableringen og udviklingen af nye digitale værktøjer bør holde sig for øje, at de indrettes på en sådan måde, at de er fremmende for offentlighedsprincippets virkeliggørelse, herunder således, at aktindsigt i givet fald kan meddeles ved e-mail.

Krav til indretning af IT-systemer

Det indebærer også, at en myndighed ved etablering og udvikling af (nye) databaser bør søge at tage hensyn til, at den enkelte database indrettes på en sådan måde, at det er muligt ved få og enkle kommandoer at få foretaget et dataudtræk i overensstemmelse med § 11, jf. pkt. 4.4 nedenfor.

•

Loven omfatter alle danske forvaltningsmyndigheder

•

Loven gælder for alle dele af forvaltningsmyndighedernes virksomhed

•

Lovens regler om notatpligt og aktindsigt finder anvendelse på en lang række selskaber og institutioner mv.

•

Lovens anvendelsesområde kan på visse områder ændres ved bekendtgørelse

Vejledningen indeholder i bilag 1 en skematisk oversigt over lovens anvendelsesområde.

3.1. Den offentlige forvaltning

3.1.1. Efter § 2 finder loven anvendelse på al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning.

Alle forvaltningsmyndigheder er omfattede

Den offentlige forvaltning omfatter alle statslige forvaltningsmyndigheder, herunder nævn, råd, udvalg og tværministerielle arbejdsgrupper, samt særlige forvaltningsmyndigheder som Nationalbanken og Danmarks Radio. Omfattet er også alle kommunale og regionale myndigheder, herunder kommunale og regionale udvalg, kommunale fællesskaber samt lokale myndigheder med selvstændig kompetence som børn- og ungeudvalg og huslejenævn.

Bestemmelsen omfatter ikke alle offentlige myndigheder, men alene myndigheder inden for den offentlige forvaltning (forvaltningsmyndigheder). Bestemmelsen omfatter således ikke domstolene og gælder dermed hverken for de almindelige domstole (Højesteret, landsretterne, byretterne og Sø- og Handelsretten) eller for de specielle domstole, som f.eks. Arbejdsretten, boligretterne og Tjenestemandsretten.

Loven gælder endvidere ikke for Folketinget eller organer tilknyttet Folketinget, f.eks. Folketingets Ombudsmand, Rigsrevisionen eller Statsrevisorerne, ligesom den ikke gælder for udenlandske myndigheder eller internationale organisationer, selv om myndighederne eller organisationerne har f.eks. kontor i Danmark.

3.1.2. Loven omfatter som udgangspunkt både sager om udstedelse af generelle eller konkrete retsakter (afgørelsessager) og enhver anden form for virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, herunder såkaldt faktisk forvaltningsvirksomhed, f.eks. rådgivning og vejledning, patientbehandling, undervisning og forskning mv.

Al forvaltningsvirksomhed er omfattet

Loven finder dog alene anvendelse på den virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning. Loven finder således ikke anvendelse på den virksomhed, som en person, der er ansat eller på anden måde er en del af en forvaltningsmyndighed, udøver, hvis det ikke sker som led i den pågældendes varetagelse af sine opgaver i forvaltningsmyndigheden. Dette vil f.eks. være tilfældet, hvis en ansat udarbejder en privat låneansøgning på forvaltningsmyndighedens computer.

3.2. Institutioner, foreninger og forsyningsvirksomheder mv.

3.2.1. Efter § 3, stk. 1, finder loven også anvendelse på al virksomhed, der udøves af de selvejende institutioner og foreninger mv., der er nævnt i bestemmelsens nr. 1-3. Det er dog kun lovens aktindsigtsregler og reglerne om notatpligt, der gælder for de pågældende institutioner mv. Det indebærer, at bl.a. retten til at få foretaget en sammenstilling af oplysninger i de pågældende institutioners databaser (dataudtræk), jf. § 11, samt retten til indsigt i databeskrivelsen, jf. § 12, ikke gælder.

Visse institutioner mv. er omfattede

§ 3, stk. 1, nr. 1, omfatter selvejende institutioner, foreninger og fonde mv., der er oprettet ved lov eller i henhold til lov. Omfattet af bestemmelsen er bl.a. visse gymnasieskoler, Landsbyggefonden, Byggeskadefonden, Feriefonden, ATP og Lønmodtagernes Dyrtidsfond. De nævnte institutioner mv. vil dog ikke være omfattet af offentlighedsloven, hvis det fremgår af det retsgrundlag, der ligger til grund for oprettelsen, at institutionen ikke skal være en del af den offentlige forvaltning. Det kan eksempelvis fremgå af forarbejderne til den lov, hvormed institutionen er oprettet, at institutionen ikke skal henregnes til den offentlige forvaltning.

§ 3, stk. 1, nr. 2, omfatter selvejende institutioner, foreninger, fonde mv., der er oprettet på privatretligt grundlag, men som henregnes til den offentlige forvaltning, idet 1) de udøver offentlig virksomhed af mere omfattende karakter og 2) er undergivet intensiv offentlig regulering, intensivt offentligt tilsyn og intensiv offentlig kontrol. Omfattet af bestemmelsen er bl.a. sociale institutioner med driftsoverenskomst. Det er med bestemmelsen forudsat, at den praksis, der har udviklet sig i forbindelse med anvendelsen af den hidtidige offentlighedslov, forvaltningsloven og loven om Folketingets Ombudsmand med hensyn til, hvornår de pågældende institutioner mv. kan henregnes til den offentlige forvaltning, videreføres.

Efter § 3, stk. 1, nr. 3, finder lovens regler om aktindsigt og notatpligt også anvendelse på KL og Danske Regioner.

3.2.2. Efter § 3, stk. 2, er visse nærmere angivne virksomheder omfattet af lovens regler om aktindsigt samt notatpligt. Det gælder således visse energiforsyningsvirksomheder (nr. 1), naturgasforsyningsvirksomheder (nr. 2) og kollektive varmeforsyningsanlæg (nr. 3). I det omfang en virksomhed af den nævnte karakter er omfattet af loven, indebærer det, at loven gælder for al virksomhed, som den pågældende virksomhed udøver.

3.3. Offentligt ejede selskaber

3.3.1. Efter § 4 finder loven anvendelse på selskaber, der i kraft af det offentliges ejerskab er undergivet en betydelig grad af offentlig styring og kontrol, men dog således, at det alene er lovens aktindsigtsregler og reglerne om notatpligt, der gælder for de pågældende selskaber.

Offentligt ejede selskaber er omfattede

Omfattet er al virksomhed, der udøves af selskaber, hvis mere end 75 pct. af ejerandelene tilhører danske offentlige myndigheder, jf. § 4, stk. 1, 1. pkt. Det er i den forbindelse afgørende, om ejerandelen på 75 pct. er til stede på tidspunktet for modtagelsen af anmodningen om aktindsigt.

Ved selskaber forstås juridiske personer med en formue adskilt fra det offentliges formue, der driver forretningsmæssig virksomhed. Dermed omfattes bl.a. aktieselskaber og anpartsselskaber omfattet af selskabsloven. Endvidere omfattes selskaber, der er omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, der gælder for enkeltmandsvirksomheder, interessentskaber, kommanditselskaber, andelsselskaber (andelsforeninger) samt andre selskaber og foreninger med begrænset ansvar, som ikke er omfattet af selskabsloven eller lov om erhvervsdrivende fonde.

Loven finder anvendelse på sådanne selskaber, uanset om der er tale om direkte eller indirekte ejerskab af mere end 75 pct. af ejerandelene. Ved indirekte ejerskab forstås ejerskab gennem en eller flere andre juridiske personer. F.eks. vil et selskab, hvori ejerandelene er fordelt med 25 pct. på fire selskaber, som staten alle ejer 100 pct. af, være omfattet af bestemmelsen. Derimod vil et selskab, der er 76 pct. ejet af et andet selskab, som det offentlige ejer 76 pct. af, ikke være omfattet af bestemmelsen, da den offentlige ejerandel i et sådant tilfælde vil udgøre 58 pct. Selskaber, som KL eller Danske Regioner ejer med mere end 75 pct., er også omfattede af loven.

Loven finder anvendelse på hele selskabet og ikke alene for den virksomhed, der kan betegnes som forvaltningsvirksomhed.

Loven finder ikke anvendelse på børsnoterede selskaber eller disses datterselskaber, jf. § 4, stk. 1, 2. pkt. Ved børsnoterede selskaber forstås selskaber, der har aktier optaget til handel på et reguleret marked i et EU- eller EØS-land.

3.3.2. Ifølge § 4, stk. 2, kan vedkommende minister efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at loven ikke skal finde anvendelse på nærmere angivne selskaber, som ellers er omfattet af loven efter § 4, stk. 1. I det omfang der er tale om kommunalt eller regionalt ejede selskaber, skal de nævnte regler endvidere fastsættes efter forhandling med KL og Danske Regioner.

Undtagne

selskaber

Det er forudsat, at bestemmelsen i stk. 2 navnlig finder anvendelse i forhold til offentligt ejede selskaber, der ikke udøver forvaltningsvirksomhed, og som udøver virksomhed, der i altovervejende grad er konkurrenceudsat. Ved beslutninger om at undtage selskaber i medfør af bestemmelsen vil det således i almindelighed være en forudsætning, at selskaberne udfører opgaver, der ikke har karakter af traditionel forvaltningsvirksomhed. Endvidere vil det i almindelighed være en forudsætning, at selskaberne udøver virksomhed, der i altovervejende grad er konkurrenceudsat. Afgørelsen heraf må bero på en konkret bedømmelse i hvert enkelt tilfælde.

De bekendtgørelser, der udstedes i medfør af bestemmelsen, kan bl.a. findes på hjemmesiden Offentlighedsportalen.dk.

3.4. Øvrige selskaber, institutioner og foreninger mv.

3.4.1. Efter § 5, stk. 1, er selskaber, institutioner, personligt ejede virksomheder, foreninger mv. omfattet af lovens regler om aktindsigt samt notatpligt, i det omfang de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelse til at træffe afgørelse på statens, en regions eller en kommunes vegne.

Privat afgørelsesvirksomhed er

omfattet

Bestemmelsen omfatter en bred vifte af selskaber mv., som træffer afgørelse på statens, en regions eller en kommunes vegne.

Eksempel: Foreningen Mellemfolkeligt Samvirke er omfattet af loven for så vidt angår de afgørelser om egnethed efter § 2 i lov om værnepligtens opfyldelse ved bistandsarbejde i udviklingslandene, som Mellemfolkeligt Samvirke træffer.

Private aktører, som af en kommune i medfør af sygedagpengelovens § 19, stk. 1, 1. pkt., overlades opgaver efter loven til at træffe afgørelse, vil også være omfattet af loven

Den omstændighed, at private institutioner mv., som udfører virksomhed, der ligeledes udføres af offentlige myndigheder, som led i denne virksomhed f.eks. efter udtrykkelig lovbestemmelse træffer afgørelse i forhold til borgerne, indebærer ikke, at der træffes afgørelse på det offentliges vegne, medmindre andet konkret kan udledes af den pågældende lov eller dens forarbejder.

I det omfang § 5 finder anvendelse, indebærer det (i modsætning til, hvad der følger af §§ 2-4) ikke, at hele institutionen mv. er omfattet af loven. Det er således alene den del af institutionens virksomhed, der vedrører afgørelsesvirksomhed, som der kan fås aktindsigt i.

3.4.2. Efter § 5, stk. 2, kan vedkommende minister efter forhandling med justitsministeren bestemme, at loven ikke skal finde anvendelse for afgørelsesvirksomhed hos de pågældende institutioner mv. omfattet af stk. 1.

Undtagelse ved bekendtgørelse

Bestemmelsen er alene forudsat anvendt i særlige tilfælde, hvor tungtvejende hensyn taler imod, at offentligheden får indsigt i afgørelsesvirksomheden hos den pågældende institution mv.

3.4.3. § 5, stk. 3, giver hjemmel til, at vedkommende minister efter forhandling med justitsministeren kan fastsætte regler om, at loven skal finde anvendelse på nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger mv., såfremt udgifterne ved deres virksomhed overvejende dækkes af statslige, regionale eller kommunale midler.

Udvidelse ved bekendtgørelse

Bestemmelsen er en videreførelse af § 1, stk. 3, i den hidtidige offentlighedslov. Praksis efter denne bestemmelse vil derfor fortsat være relevant.

I regler, der udstedes efter bestemmelsen, kan det fastsættes, at loven alene skal finde delvist anvendelse på det pågældende selskab mv., f.eks. således at alene lovens regler om aktindsigt gælder for selskabet mv. Det vil desuden kunne fastsættes, at adgangen til aktindsigt ikke gælder i forhold til dokumenter, der er indgået til eller oprettet af de pågældende selskaber mv., inden offentlighedsloven blev bragt i anvendelse for selskaberne mv.

3.5. Opgaver, som påhviler det offentlige

3.5.1. Det følger af lovens § 6, at når opgaver, som efter lovgivningen påhviler det offentlige, bliver overladt til en virksomhed mv., der ikke er omfattet af lovens §§ 3-5, skal vedkommende forvaltningsmyndighed sikre, at den pågældende virksomhed løbende giver oplysninger til myndigheden om udførelsen af opgaverne. Bestemmelsen fastsætter desuden, at de pågældende oplysninger hos vedkommende forvaltningsmyndighed vil være omfattet af retten til aktindsigt efter lovens almindelige regler.

Virksomheder, der udfører opgaver for det offentlige

Det er forudsat, at det offentlige i forbindelse med overladelsen af opgaverne indgår en aftale eller lignende med den pågældende virksomhed mv., hvorefter virksomheden forpligtes til at give oplysninger til myndigheden om udførelsen af opgaverne.

Med udtrykket ”opgaver, som efter lovgivningen påhviler det offentlige” sigtes der til de tilfælde, hvor udførelsen af opgaven efter lovgivningen er pålagt eller henlagt til det offentlige.

Eksempel: Det følger af integrationslovens § 4, stk. 1, at kommunalbestyrelsen bl.a. har ansvaret for integrationsprogrammer for flygtninge og familiesammenførte udlændinge. Det følger imidlertid af integrationslovens § 5, at kommunalbestyrelsen kan overlade udførelsen af bestemte opgaver som led i gennemførelse af integrationsprogrammer til en eller flere organisationer eller foreninger mv., herunder Dansk Flygtningehjælp, uddannelsesinstitutioner, private virksomheder og andre kommunalbestyrelser.

3.5.2. Pligten efter § 6 gælder også tilfælde, hvor en opgave, der efter lovgivningen påhviler det offentlige, i overensstemmelse med de almindelige forvaltningsretlige principper om delegation er overladt til en privat virksomhed mv., uden at muligheden herfor er omtalt i vedkommende lovgivning.

Pligten gælder derimod ikke i de tilfælde, hvor det fremgår direkte af loven, at en bestemt opgave skal udføres af en privat virksomhed mv. I sådanne tilfælde er der således ikke tale om en opgave, der påhviler det offentlige.

Det forhold, at der skal være tale om overladelse af opgaver, der efter lovgivningen påhviler det offentlige, indebærer desuden, at overladelse af opgaver, der vedrører myndighedens interne eller administrative forhold, ikke vil være omfattet af § 6. Således vil bestemmelsen ikke finde anvendelse i de tilfælde, hvor en forvaltningsmyndighed f.eks. udliciterer rengøring af myndighedens kontorer, serviceringen af myndighedens computersystemer og lignende.

Selv om der er tale om overladelse af opgaver, der efter lovgivningen påhviler det offentlige, vil bestemmelsen ikke finde anvendelse i de tilfælde, hvor det måtte følge af lovgivningen på det pågældende område, at der vil være adgang til aktindsigt efter offentlighedsloven hos den private virksomhed mv.

3.5.3. Det er ikke fastsat, hvor tit myndigheden skal sikre, at virksomheden mv. giver de nævnte oplysninger. § 6 fastsætter alene, at myndigheden skal sikre, at den pågældende virksomhed løbende giver oplysninger om udførelsen af opgaverne. Det er dog forudsat, at myndigheden i almindelighed skal sikre sig, at den én gang om året modtager de nævnte oplysninger. Om der er grund til, at myndigheden sikrer sig oplysninger i videre udstrækning end det anførte – f.eks. én gang hvert halve år – må bl.a. afhænge af den nærmere karakter af de overladte opgaver, herunder om der er tale om opgaver, der er af væsentlig betydning for offentligheden.

Krav til opfølgning

Der er overladt myndigheden en bred margin med hensyn til vurderingen af, hvilke oplysninger der skal indhentes, og det er således ikke en forudsætning, at der indhentes en længere (detaljeret) redegørelse om udførelsen af de overladte opgaver. På den anden side er det dog forudsat, at de oplysninger, der indhentes, i almindelighed har et sådant omfang, at de giver et overblik over, hvorledes virksomheden mv. udfører de overladte opgaver, herunder om virksomheden lever op til de mere specifikke forpligtelser over for f.eks. borgerne, der måtte følge af lovgivningen på det pågældende område.

Vedkommende forvaltningsmyndighed har i øvrigt alene en pligt til at sikre sig, at de pågældende oplysninger indhentes, men myndigheden er derimod ikke ansvarlig for oplysningernes rigtighed. Hvis en myndighed imidlertid bliver opmærksom på eller får mistanke om, at oplysningerne er urigtige, vil det dog bl.a. kunne få betydning for den pågældende virksomheds adgang til at fortsætte med at udføre den pågældende opgave.

•

Enhver har ret til aktindsigt

•

Retten omfatter alle eksisterende dokumenter, som relaterer sig til myndighedens mv. virksomhed

•

Materialet skal kunne identificeres ud fra aktindsigtsanmodningen

•

Der er ret til indsigt i oplysninger om egne forhold (egenacces)

•

Retten til indsigt gælder også dataudtræk og databeskrivelser

4.1. Hovedreglen om retten til aktindsigt

4.1.1. Efter § 7 tilkommer retten til aktindsigt enhver. Adgangen til aktindsigt tilkommer således juridiske personer (selskaber, organisationer mv.) og fysiske personer uden hensyntagen til statsborgerskab, bopæl, alder mv.

Retten til aktindsigt tilkommer

enhver

For så vidt angår børn under 15 år vil spørgsmålet om, hvorvidt barnet kan

benytte offentlighedsloven, afhænge af, om barnet har den fornødne modenhed til at forstå, hvad aktindsigt i de pågældende dokumenter indebærer. Det vil i langt de fleste tilfælde være helt ubetænkeligt at give aktindsigt til et barn, der er mellem 12 og 15 år, da det i almindelighed må antages at kunne forstå, hvad aktindsigten indebærer. Kun i helt særlige tilfælde bør unge mellem 15 og 18 år nægtes adgang til at benytte offentlighedsloven med henvisning til den pågældendes alder.

Det kan ikke kræves, at den, der anmoder om aktindsigt, godtgør at have en særlig retlig interesse i sagen. Det kan derfor ikke i almindelighed kræves, at ansøgeren identificerer sig med navn, adresse mv.

Eksempel: En anmodning om aktindsigt i en bestemt sag hos en myndighed er alene underskrevet ved fornavn, men der er angivet en e-mailadresse, som de pågældende akter bedes sendt til. Myndigheden vil skulle behandle anmodningen på det foreliggende grundlag.

Anmodes der om aktindsigt i materialet som egenacces (se pkt. 4.2 nedenfor), kan – og evt. skal – myndigheden kræve dokumentation for, at vedkommende er den, som vedkommende udgiver sig for.

4.1.2. § 7, stk. 1, fastslår, at retten til aktindsigt omfatter dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed mv. som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Retten til aktindsigt omfatter således alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed mv. Det gælder dog ikke dokumenter, der (typisk på grund af deres indhold) er myndighedens løbende administrative virksomhed helt uvedkommende.

Eksisterende

dokumenter

Det forhold, at der modtages en anmodning om aktindsigt i en sag, vil ikke i sig selv udløse en pligt for myndigheden mv. til at søge at rekonstruere dokumenter, som på tidspunktet for anmodningen ikke længere findes på sagen. Der vil f.eks. ikke som følge af, at der er modtaget en anmodning om aktindsigt, gælde en pligt for myndigheden til at forsøge at genskabe slettede e-mails. Hvis myndigheden får en formodning om, at den har været i besiddelse af dokumenter omfattet af anmodningen, som er bortkommet eller f.eks. i strid med arkivlovens regler viser sig at være slettet eller tilintetgjort, vil der imidlertid være pligt til at udfolde rimelige bestræbelser på at rekonstruere dokumenterne. En myndighed må imidlertid i almindelighed kunne lægge til grund, at dokumenter, som tidligere er slettet eller tilintetgjort, er kasseret i overensstemmelse med arkivlovgivningens regler, således at det kun er relevant at søge et dokument rekonstrueret, når der er konkrete holdepunkter for at antage, at det omhandlede dokument ikke burde have været kasseret.

Rekonstruktion

I de tilfælde, hvor der herefter består en pligt til at søge et eller flere dokumenter rekonstrueret, kan de slettede dokumenter forsøges rekonstrueret f.eks. ved hjælp af it-backupfiler eller eventuelt ved at rette henvendelse til tidligere eller nuværende medarbejdere med henblik på at undersøge, om de pågældende måtte være i besiddelse af det pågældende materiale. Der vil dog alene være pligt for myndigheden til at rette henvendelse til en tidligere medarbejder i den forbindelse, hvis der er en konkret formodning om, at vedkommende tidligere medarbejder er i besiddelse af relevante dokumenter, som ikke er i myndighedens besiddelse.

§ 7, stk. 1, fastsætter ikke et egentligt tidspunkt for, hvornår retten til aktindsigt indtræder, men fastslår blot, at retten til aktindsigt omfatter dokumenter, når de er indgået til eller oprettet af en myndighed mv. Det indebærer, at retten indtræder i forbindelse med, at den pågældende myndighed har modtaget eller oprettet dokumentet. Det er således uden betydning, om dokumentet er foreløbigt, foreligger i udkastform, om det er journaliseret, eller om dokumentet er lagt på den pågældende sag. Det er ligeledes uden betydning, hvordan dokumentet er modtaget, herunder om det er sket pr. almindelig post eller e-mail.

Aktindsigtens indtræden

Det er dog en betingelse for retten til aktindsigt, at dokumentet på tidspunktet for fremsættelsen af anmodningen om aktindsigt er enten indgået til eller oprettet af myndigheden mv. Myndighederne er derfor ikke forpligtet til at imødekomme anmodninger om at få tilsendt fremtidige dokumenter i en bestemt sag (løbende aktindsigt), ligesom der ikke gælder en pligt for myndighederne til at tilvejebringe eller udarbejde dokumenter, der ikke allerede foreligger i sagen (se dog pkt. 4.5 nedenfor om myndigheders pligt til at foretage en sammenstilling af allerede foreliggende oplysninger i myndighedens databaser og således tilvejebringe et nyt dokument).

4.1.3. For at være omfattet af lovens bestemmelser om aktindsigt skal et dokument være indgået til eller oprettet af myndigheden mv. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Eksempelvis vil der ikke være adgang til aktindsigt i dokumenter, som myndigheden blot modtager til opbevaring eller rent teknisk eller lignende bearbejdning.

Som led i administrativ sagsbehandling

Heller ikke generelt materiale, der som f.eks. lov- og domssamlinger, faglitteratur mv. er tilgængeligt for myndighedens ansatte på f.eks. et bibliotek eller intranet med henblik på at blive brugt, når det har relevans for myndighedens virksomhed, herunder i forbindelse med konkret sagsbehandling, kan anses for indgået til eller oprettet af den pågældende myndighed i bestemmelsens forstand. Dette gælder også, selv om der måtte være lagt kopier af sådant materiale på en konkret sag. Om aktindsigt i dokumenter, der indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper, eller dokumenter, der indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder, se pkt. 6.4.5 og 6.4.6 nedenfor.

Dokumenter, som en offentligt ansat har modtaget, afsendt eller oprettet i anden egenskab end ansat ved den pågældende myndighed mv. – f.eks. som medlem af en tværministeriel arbejdsgruppe, der i sig selv udgør en selvstændig myndighed (se pkt. 6.2.3 nedenfor) – kan ikke i almindelighed anses for indgået til eller oprettet af den pågældende myndighed.

Et dokument, som en myndighed mv. alene har adgang til gennem en ekstern database, kan hverken betragtes som indgået til eller oprettet af den pågældende myndighed, medmindre dokumentet foreligger i form af en udskrift på sagen eller på anden måde er tilgået sagen (se også pkt. 4.4.1 nedenfor).

Det er uden betydning for vurderingen af spørgsmålet om, hvorvidt f.eks. en e-mail er sendt som led i administrativ sagsbehandling, om den ansatte har anvendt en tjenstlig eller en privat e-mailadresse.

4.1.4. § 7, stk. 2, indeholder en nærmere beskrivelse af, hvad aktindsigten omfatter.

Dokumentbegrebet

Efter bestemmelsens nr. 1 omfatter retten til aktindsigt alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag. Dokumentbegrebet er ikke defineret nærmere i loven, men omfatter både egentlige skriftlige dokumenter og fotografier, billeder, kort, rids mv. Desuden er materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter mv., f.eks. lydbånd, film, videooptagelser, efter omstændighederne omfattet af dokumentbegrebet.

Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt. Materiale, der lagres på nye informationsbærere eller i nye former, er derfor omfattet af dokumentbegrebet, i det omfang det pågældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter og aktstykker. Det afgørende for, om noget bestemt materiale er omfattet af lovens dokumentbegreb, er således, om det pågældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter, og om det har været undergivet administrativ sagsbehandling i den pågældende myndighed mv.

Det indebærer, at formløse noteringer, som en offentligt ansat nedfælder på f.eks. gule ”post-it”-etiketter og lignende løse lapper – f.eks. under en sags behandling, under en telefonsamtale eller under et møde – ikke kan anses for omfattet af lovens dokumentbegreb. Endvidere kan sms-beskeder og e-mails have en sådan ”formløs” karakter, at de ikke kan anses for omfattet af lovens dokumentbegreb. Om det er tilfældet vil bero på en konkret vurdering af indholdet og karakteren af den enkelte sms-besked eller e-mail sammenholdt med indholdet og karakteren af den sag, som sms-beskeden eller e-mailen vedrører.

Det kan i den forbindelse f.eks. nævnes, at sms-beskeder og e-mails, som vedrører en sag i den pågældende myndighed, vil være omfattet af lovens dokumentbegreb, hvis den enkelte sms-besked eller e-mail indeholder oplysninger om faglige vurderinger eller oplysninger om en sags faktiske grundlag.

Hvis der i forhold til den enkelte sms-besked eller e-mail gælder en notatpligt, vil sms-beskeden eller e-mailen også være omfattet af dokumentbegrebet. Der henvises i den forbindelse til pkt. 14.2 nedenfor.

Det samme gælder, hvis en borger meddeles en afgørelse i form af en e-mail. Tilsvarende gælder, hvis en afgørelse – helt undtagelsesvist – meddeles i form af en sms-besked. Navnlig for så vidt angår sms-beskeder bemærkes det, at sms-beskeder i praksis efter deres karakter som oftest vil være så formløse, at de i almindelighed ikke vil være at anse som dokumenter omfattet af loven.

Som eksempler på e-mails, der f.eks. er udvekslet mellem forskellige myndigheder, og som i almindelighed vil have en sådan formløs karakter, at de ikke kan anses for omfattet af lovens dokumentbegreb, kan nævnes e-mails med følgende ordlyd:

•

”Du bedes ringe til mig vedrørende det fremsendte udkast til notat om gødningsafgifter. ”

•

”Jeg vil høre, om nogen i Skatteministeriet har kendskab til sagen om den redegørelse fra Foreningen af Registrerede Revisorer om skattesvig, der har været omtalt i pressen i den senere tid. ”

•

”Vil bliver nødt til at rykke mødet i morgen om handlingsplanen til næste uge, da vi er ved at behandle en anden sag, der haster mere. Jeg ringer til dig med et forslag til et nyt mødetidspunkt. ”

Som eksempler på e-mails, som vil være omfattet af lovens dokumentbegreb, kan nævnes e-mails med følgende ordlyd:

•

”Justitsministeriet skal hermed anmode Skatteministeriet om at fremkomme med eventuelle bemærkninger til vedlagte udkast til afgørelse om aktindsigt. ”

•

”Det udkast til notat i sagen om overbelåning, som Erhvervs- og Vækstministeriet har fremsendt, giver Justitsministeriet anledning til følgende bemærkninger: Justitsministeriet kan tiltræde, at (…). Ministeriet er imidlertid uenig i, at (…). ”

•

"Til brug for statsministerens besvarelse af spørgsmål nr. 1 fra Folketingets Retsudvalg, skal Justitsministeriet hermed oplyse, at (…). ”

4.1.5. § 7, stk. 2, nr. 2, giver adgang til aktindsigt i indførsler i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter (aktlisten). Det gælder uanset, om journalen mv. føres manuelt eller elektronisk.

Aktlister

Bestemmelsen indebærer, at den pågældende myndighed mv. på eget initiativ – og samtidig med sagens øvrige dokumenter – skal meddele aktindsigt i journalindførslen (aktlisten). Den aktindsigtssøgende har således et selvstændigt krav på aktindsigt i journalindførslen, og afslag herpå kan alene meddeles, hvis den pågældende indførsel indeholder oplysninger, der i sig selv er omfattet af de bestemmelser i loven, der undtager oplysninger fra retten til aktindsigt, jf. §§ 30-35, eller hvis oplysningerne er omfattet af særlovgivningens undtagelsesbestemmelser. Der gælder dog ikke en ret til aktindsigt i journalindførslen, hvis aktindsigtsanmodningen angår en sag, f.eks. en straffesag, der som sådan er undtaget fra loven.

§ 7, stk. 2, nr. 2, giver ikke adgang til aktindsigt i hele journalen hos en myndighed mv. Det er således alene indførslen i journalen mv. vedrørende en bestemt sag, der er omfattet af bestemmelsen.

Der er ikke hjemmel til at afslå aktindsigt i myndighedens journalplan, hvorved forstås en oversigt over myndighedens sagsområde opdelt i sagsgrupper med et dertil knyttet nummereringssystem.

4.1.6. Efter § 7, stk. 3, gælder retten til aktindsigt i et dokument, der er afsendt af myndigheden mv., først fra dagen efter, at det pågældende dokument er afsendt. Bestemmelsen gælder både i forhold til breve, der sendes med almindelig post, og i forhold til dokumenter, der f.eks. sendes pr. e-mail.

Først dagen efter afsendelse

Eksempelvis indebærer kravet om angivelse af et tema, at en anmodning om aktindsigt i ”brevveksling mellem en minister og en navngiven person i en afgrænset periode” i almindelighed ikke vil være tilstrækkelig. Det kan således yderligere kræves, at ansøgeren angiver, hvilket tema eller emne den brevveksling, der ønskes aktindsigt i, omhandler, f.eks. ”sager om fri proces”. Der vil dog kunne tænkes helt særlige tilfælde, hvor brevvekslingen i sig selv vil kunne anses for et tema for ansøgningen. Dette vil eksempelvis være tilfældet, hvis formålet med en aktindsigtsbegæring er at belyse omfanget af kontakten mellem parterne. I sådanne tilfælde vil anmodningen efter omstændighederne kunne afslås med henvisning til, at behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug hos myndigheden (se pkt. 4.3.2 nedenfor).

En angivelse af en konkret sags journalnummer i en anmodning om aktindsigt vil være tilstrækkelig til, at myndigheden mv. ikke vil kunne afslå at behandle anmodningen, selv om kravet om angivelse af tema ud fra en principiel betragtning kan siges ikke at være opfyldt.

4.3.2. Efter § 9, stk. 2, nr. 1, kan en myndighed mv., uanset at betingelserne i stk. 1 er opfyldt, afslå at behandle en anmodning om aktindsigt efter § 7, i det omfang behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.

Uforholdsmæssigt

ressourceforbrug

Det centrale for vurderingen af, om behandlingen af en anmodning om aktindsigt vil nødvendiggøre et – i forhold til ansøgerens interesse i at få indsigt i det konkrete tilfælde – uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil være det forventede tidsforbrug i forbindelse med den pågældende myndigheds behandling af aktindsigtsanmodningen. Der må i den forbindelse lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter anmodningen om aktindsigt vedrører, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle. Adgangen til at afslå at behandle en anmodning om aktindsigt vil forudsætte, at det vurderes, at det samlede tidsforbrug for myndighederne i forbindelse med behandlingen af anmodningen – det vil sige såvel fremsøgningen af sagerne eller dokumenterne samt myndighedens (de involverede personers) vurdering af, om der kan meddeles aktindsigt heri – må forventes at overstige ca. 25 timer (svarende til mere end 3 fulde arbejdsdage).

Hvis det uforholdsmæssige ressourceforbrug skyldes, at forvaltningsmyndigheden har undladt f.eks. at journalisere sagens (sagernes) akter behørigt, kan bestemmelsen dog ikke af den grund bringes i anvendelse.

Kravet om angivelse af tema efter § 9, stk. 1, nr. 2, vil være opfyldt, hvis den pågældende har angivet et tema, f.eks. ”brevveksling, der vedrører smiley-ordningen”. I sådanne tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i et ”tværgående spørgsmål”, bør myndigheden mv. foretage en søgning i journalsystemet under anvendelse af de oplagte søgeord, ligesom den medarbejder, der behandler aktindsigtsanmodningen, baseret på sit kendskab til myndighedens sager bør foretage en umiddelbar overvejelse med hensyn til, hvilke sager og dokumenter der er omfattet af anmodningen. Myndigheden er således ikke forpligtet til på anden måde, f.eks. ved manuel gennemgang af myndighedens sager, at søge efter dokumenter, der er omfattet af anmodningen.

Kravet om, at det skal påvises, at behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, indebærer, at såfremt den, der har søgt om aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne, vil myndigheden mv. være forpligtet til i almindelighed – og således uanset sagens eller dokumenternes omfang – at behandle anmodningen. En myndighed vil i den forbindelse kun sjældent kunne undlade at behandle en anmodning om aktindsigt, der er fremsat af et massemedie eller en forsker tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut, da sådanne medier og forskere i almindelighed må antages at have en særlig interesse i aktindsigten.

Særlig interesse

Det vil i øvrigt bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde på baggrund af oplysningerne i den pågældende sag, om en person har en sådan særlig interesse i sagen eller dokumenterne, at den pågældende kan få behandlet sin anmodning om aktindsigt på trods af, at det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.

Som et eksempel på en interesse, der i almindelighed må anses for ”særlig” i bestemmelsens forstand, kan nævnes interessen i at indsamle oplysninger til brug for en verserende retssag, som ansøgeren er involveret i. Et andet eksempel kan være et tilfælde, hvor den pågældende sag mv. vil kunne belyse forhold af særlig personlig betydning for ansøgeren, f.eks. om et adoptivbarns biologiske familie (og hvor ansøgeren ikke har ret til egenacces mv. i de pågældende oplysninger).

Hvor der er tale om en anmodning om aktindsigt, der vil være ressourcekrævende at behandle, herunder uforholdsmæssig ressourcekrævende, vil en myndighed mv. dog under alle omstændigheder og således også i forhold til bl.a. journalister kunne anmode den aktindsigtssøgende om at konkretisere, hvad det nærmere er, den pågældende interesserer sig for.

Meddelelse af afslag på aktindsigt med henvisning til ressourceforbruget bør således meget ofte ikke være den første reaktion på en anmodning om aktindsigt, men myndigheden mv. bør i første række indlede en dialog med den aktindsigtssøgende med henblik på at få afgrænset og konkretiseret anmodningen, således at et eventuelt ressourceproblem ikke længere foreligger.

Der kan forekomme tilfælde, hvor flere anmodninger om aktindsigt til samme myndighed mv. ved vurderingen af ressourceforbruget i forbindelse med myndighedens behandling heraf skal betragtes som én anmodning om aktindsigt. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvor den pågældende myndighed tidligere har afslået at behandle en anmodning om aktindsigt med henvisning til, at behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, og hvor der efterfølgende – i stedet for én samlet anmodning – indgives særskilte anmodninger om aktindsigt, der samlet set reelt dækker de samme oplysninger som den anmodning om aktindsigt, myndigheden afslog at behandle.

Der kan også i øvrigt efter omstændighederne meddeles afslag på en anmodning om aktindsigt med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvor den samme ansøger anmoder om aktindsigt i den ene sag efter den anden hos en myndighed mv.

Adgangen til i sådanne tilfælde at meddele afslag på aktindsigt vil dog forudsætte, at den pågældende gennem en periode har anmodet om aktindsigt i et betragteligt antal sager hos den samme myndighed mv., og at det er åbenbart, at ansøgeren ikke har en sådan særlig interesse i de sager, der søges aktindsigt i, at myndigheden løbende bør være forpligtet til at anvende omfattende ressourcer på at behandle aktindsigtsanmodninger fra den pågældende. Det bemærkes, at det vil bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde, om der i de omhandlede tilfælde kan meddeles afslag, og der gælder således f.eks. ikke en ret til at få behandlet mindst 10 aktindsigtsanmodninger inden for en periode på 6 måneder. Det forudsættes imidlertid, at en ansøger normalt – alt afhængig af omstændighederne – vil skulle have fremsat 10-15 anmodninger over for den samme myndighed inden for det seneste halve år for, at der af den omhandlede grund kan meddeles afslag.

4.3.3. Efter § 9, stk. 2, nr. 2, kan der endvidere meddeles afslag på en anmodning om aktindsigt, i det omfang anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende. Bestemmelsen vil bl.a. kunne anvendes, hvor en anmodning om aktindsigt i en sag eller i dokumenter har til formål at skabe grundlag for retsstridige forhold eller har til formål at forfølge eller på lignende måde genere myndighedens ansatte eller privatpersoner (chikane).

Retsstridige formål

Ved vurderingen af, om det kan lægges til grund, at en aktindsigtsanmodning må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende, må der tages udgangspunkt i de konkrete omstændigheder ved anmodningen. Det kan i den forbindelse f.eks. indgå, om ansøgeren selv har givet udtryk for, at anmodningen fremsættes med det formål at genere eller forfølge en person mv., ligesom der kan lægges vægt på, om ansøgeren tidligere har benyttet oplysninger, som den pågældende har fået aktindsigt i, til at begå retsstridige forhold. Der kan endvidere lægges vægt på, om ansøgeren ved møder eller telefonisk har optrådt truende.

Eksempelvis omfatter retten til aktindsigt efter offentlighedsloven ikke CPR-registret som sådan. Udskrives der oplysninger fra registret, som herefter f.eks. indgår i en afgørelsessag hos en forvaltningsmyndighed, vil der være adgang til aktindsigt i den pågældende udskrift efter offentlighedslovens almindelige regler.

•

Visse typer af sager er helt undtaget fra aktindsigt:

-

Sager inden for strafferetsplejen

-

Lovgivningssager

-

Sager om ansættelse eller forfremmelse

-

Personalesager

-

Sager om førelse af en kalender

•

Undtagelsen af sager inden for strafferetsplejen gælder ikke bødeforelæg vedtaget af juridiske personer

•

Undtagelsen af lovgivningssager er tidsbegrænset

•

Undtagelsen af personalesager gælder ikke visse (tjenstlige) oplysninger

5.1. Sager inden for strafferetsplejen

5.1.1. Efter § 19, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke sager inden for strafferetsplejen.

Sager inden for

strafferetsplejen er undtaget fra

aktindsigt

Med begrebet ”sager inden for strafferetsplejen” forstås alle sager vedrørende gennemførelse af strafferetlige retsfølger, herunder også de sager, der efter særlig hjemmel behandles af andre forvaltningsmyndigheder end politi og anklagemyndighed.

Omfattet af bestemmelsen er eksempelvis sager vedrørende politiets efterforskning af lovovertrædelser og anklagemyndighedens udøvelse af funktioner i forbindelse med en straffesags behandling ved domstolene; sager i forbindelse med fuldbyrdelse af straffedomme, herunder sager om prøveløsladelse, udsættelse af strafafsoning, udgangstilladelse, ikendelse af disciplinærstraffe mv.; sager om udlevering af lovovertrædere; sager om anvendelse af disciplinærmidler inden for forsvaret og redningsberedskabet; sager om erstatning i anledning af strafferetlig forfølgning, som behandles administrativt i henhold til retsplejelovens regler herom, samt sager om opløsning af foreninger.

Bestemmelsen omfatter ikke blot sager vedrørende enkeltpersoner, herunder enkeltmandsejede virksomheder, men også sager, der vedrører juridiske personer (selskaber mv.).

Bestemmelsen gælder både for sager hos politi og anklagemyndighed og for sager hos andre myndigheder, som kan afslutte straffesager (ved administrative bødeforelæg). Den gælder også for sager, som en myndighed mv. overgiver til politiet til efterforskning (fra det tidspunkt, hvor der træffes beslutning om at indgive politianmeldelse). I tilfælde, hvor der af en myndighed indhentes en udtalelse hos en anden myndighed mv. til brug for behandlingen af straffesagen, er høringssagen omfattet af bestemmelsen hos begge myndigheder mv.

Indgår der dokumenter fra sager inden for strafferetsplejen i andre sager i den offentlige forvaltning – f.eks. fordi dokumenterne (også) anvendes i en fortsat tilsynssag hos en myndighed – er dokumenterne undergivet aktindsigt efter lovens almindelige regler, herunder lovens øvrige undtagelser, når der fremsættes begæringer om aktindsigt i den pågældende administrative sag. Udtrykket ”i overensstemmelse med lovens almindelige regler” dækker over, at oplysningerne i dokumenterne efter en konkret vurdering vil kunne undtages efter lovens §§ 30-33. F.eks. vil det kunne tænkes, at oplysninger i et vedtaget bødeforelæg konkret vil kunne undtages efter § 33, nr. 1 (se pkt. 8.4.2 nedenfor).

5.1.2. Retsvirkningen af, at en sag er omfattet af § 19, stk. 1, er, at samtlige sagens dokumenter og oplysninger er undtaget fra retten til aktindsigt. Dette gælder uanset, om der i sagen foreligger dokumenter, som hvis de havde foreligget i en anden sammenhæng, havde været undergivet aktindsigt.

Retsvirkning og meroffentlighed

På trods af at alle dokumenter og oplysninger i en sag inden for strafferetsplejen er undtaget fra retten til aktindsigt, vil en forvaltningsmyndighed efter lovens § 14, stk. 2, om meroffentlighed i praksis kunne meddele en vis begrænset indsigt i sager om strafferetlig forfølgning af juridiske personer. Der vil således efter omstændighederne kunne gives adgang til f.eks. oplysninger om den juridiske persons identitet, og hvilken lovovertrædelse sagen vedrører.

5.1.3. § 19, stk. 2, indebærer en ret til i overensstemmelse med lovens almindelige regler at få aktindsigt i et bødeforelæg, der er vedtaget af en juridisk person. Bestemmelsen omfatter ikke bødeforelæg vedtaget af enkeltmandsejede virksomheder.

Bødeforelæg

vedtaget af

juridiske personer

Bestemmelsen gælder kun i forhold til de administrative bødeforelæg vedtaget af juridiske personer, der er udstedt af almindelige forvaltningsmyndigheder, jf. bestemmelsens stk. 3, hvorefter bestemmelsen i stk. 2 ikke omfatter bødeforelæg hos politiet eller anklagemyndigheden.

Spørgsmålet om adgangen til aktindsigt i bødeforelæg hos politiet eller anklagemyndigheden er derimod reguleret af retsplejelovens § 41 g, hvorefter der er adgang til aktindsigt i bødeforelæg vedtaget af juridiske personer hos politi og anklagemyndighed i samme omfang som hos andre (sær)myndigheder.

Eksempel: Samtidig med vedtagelsen af et administrativt bødeforelæg skriver en virksomhed en e-mail til den pågældende tilsynsmyndighed om, hvad den nærmere begrundelse er for, at virksomheden har valgt at vedtage bødeforelægget. Retten til aktindsigt omfatter det vedtagne bødeforelæg, men ikke den forklarende e-mail fra virksomheden.

5.2. Sager om lovgivning

5.2.1. Efter § 20 omfatter retten til aktindsigt ikke sager om lovgivning, herunder bevillingslove, før lovforslag er fremsat for Folketinget.

Lovgivningssager er undtaget fra

aktindsigt

Bestemmelsen finder alene anvendelse, hvis der foreligger et lovgivningsprojekt af et bestemt, relativt præcist angivet indhold, særlig i henseende til, hvilke emner der søges reguleret. En sag falder således uden for bestemmelsens anvendelsesområde, hvis det er ganske usikkert, om den pågældende sag vil munde ud i, at der udarbejdes et lovforslag. Det er dog ikke en betingelse, at et lovforslag kan forventes fremsat inden for nær fremtid.

Bestemmelsen omfatter sager om udarbejdelse af ny lovgivning, herunder ny bevillingslov, samt konkrete bevillingssager, der forelægges for Folketingets Finansudvalg. Derimod omfatter bestemmelsen ikke sager om fortolkning af allerede gældende lovgivning, sager om udarbejdelse af administrative forskrifter eller sager om vedtagelse af EU-retsakter (forordninger, direktiver mv.).

5.2.2. Undtagelsen fra adgangen til aktindsigt efter § 20 er tidsbegrænset.

Undtagelsen gælder, indtil lovforslag er fremsat

Efter det tidspunkt, hvor et lovforslag er fremsat, vil der således være adgang til aktindsigt i sagens dokumenter efter lovens almindelige regler. Særligt med hensyn til bevillingssager, der forelægges for Folketingets Finansudvalg, bemærkes, at sagen vil være omfattet af aktindsigtsreglerne, allerede når bevillingsansøgningen er forelagt for Finansudvalget, og ikke først fra tidspunktet for fremsættelsen af de bevillingslovforslag, hvori den pågældende bevillingssag indgår.

Det forhold, at der vil være adgang til aktindsigt i sagens dokumenter efter lovens almindelige regler, når et lovforslag er fremsat, indebærer, at f.eks. brevveksling mellem bl.a. ministerier om det fremsatte lovforslag fortsat vil kunne undtages fra aktindsigt efter § 24, stk. 1, nr. 1 og 2, jf. pkt. 6.2 nedenfor.

I tilfælde, hvor overvejelserne om et eventuelt lovgivningsinitiativ ikke giver anledning til fremsættelse af lovforslag, indebærer bestemmelsen en udelukkelse af adgangen til aktindsigt i den pågældende lovgivningssag.

5.2.3. Myndighederne er ikke afskåret fra – inden lovforslaget er fremsat for Folketinget – efter eget skøn at give meraktindsigt i oplysninger og dokumenter, der indgår i en lovgivningssag, efter § 14, stk. 2, om meroffentlighed. Det vil i den forbindelse være naturligt, at en forvaltningsmyndighed (den, der er ansvarlig for det pågældende lovforslag) vælger at meddele meraktindsigt i et udkast til et lovforslag, når udkastet er sendt i høring og offentliggjort på Høringsportalen.

Meroffentlighed

Det er forudsat, at interne faglige vurderinger i endelig form, der indgår i en lovgivningssag, i almindelighed udleveres efter lovens § 14, stk. 2, allerede fra den faktiske offentliggørelse af et udkast til et lovforslag; det vil sige fra det tidspunkt, hvor det pågældende udkast sendes i ekstern høring og offentliggøres på Høringsportalen (og ikke først fra det senere tidspunkt, hvor lovforslaget måtte blive fremsat for Folketinget). Om ekstrahering af interne faglige vurderinger henvises til pkt. 7.2 nedenfor.

5.2.4. Retsvirkningen af, at en sag er omfattet af § 20, er, at samtlige sagens dokumenter og oplysninger er undtaget fra aktindsigt efter loven. Dette gælder, uanset om de pågældende dokumenter er tilvejebragt i forbindelse med den pågældende sag eller ej. Er der f.eks. tale om et lovgivningsprojekt, der er henlagt til et lovforberedende udvalg, vil alt udvalgets materiale være undtaget fra aktindsigt efter bestemmelsen.

5.3. Sager om ansættelse eller forfremmelse og personalesager

5.3.1. Efter § 21, stk. 1, er sager om ansættelse og forfremmelse i det offentliges tjeneste undtaget fra retten til aktindsigt.

Ansættelsessager mv. er undtaget fra aktindsigt

Bestemmelsen omfatter alle former for ansættelser i den offentlige forvaltning, herunder tjenestemandsansættelser og overenskomstansættelser. Bestemmelsen omfatter også det offentliges udpegning af medlemmer til offentlige udvalg.

Derimod gælder § 21, stk. 1, ikke, hvis en forvaltningsmyndighed behandler en sag vedrørende ansættelse eller forfremmelse uden for den offentlige forvaltning. Bestemmelsen gælder heller ikke, hvis der ved ”ansættelsen” ikke etableres et tjenesteforhold mellem den ansatte og den pågældende forvaltningsmyndighed, f.eks. i forbindelse med det offentliges antagelse af advokater som offentlige forsvarere.

5.3.2. Retsvirkningen af, at en sag er omfattet af § 21, stk. 1, er, at samtlige sagens dokumenter og oplysninger er undtaget fra aktindsigt efter loven.

Retsvirkning

Da ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste har karakter af afgørelser i forvaltningslovens forstand, vil § 13 om notatpligt finde anvendelse, og den, der har søgt om ansættelse eller forfremmelse, vil efter § 8 kunne få indsigt i notatet i forhold til oplysninger om den pågældende selv (egenacces).

5.3.3. Andre sager vedrørende enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentlige, herunder om suspension og afskedigelse, er som udgangspunkt også undtaget fra aktindsigt i medfør af § 21, stk. 2. Bestemmelsen vil typisk finde anvendelse på ”almindelige personalesager”, dvs. de sager, der normalt oprettes ved en medarbejders tiltræden, og hvor der løbende lægges oplysninger om medarbejderens personaleforhold, herunder f.eks. oplysninger om grundløn, ferieoversigter, personalebedømmelser m.v. Herudover omfatter bestemmelsen bl.a. sager vedrørende suspension og afskedigelse samt klagesager vedrørende den ansattes adfærd. Bestemmelsen vil også finde anvendelse i forhold til personalesager hos andre end vedkommende ansættelsesmyndighed. Det gælder f.eks. det tilfælde, hvor der hos en anden myndighed end ansættelsesmyndigheden er oprettet en sag vedrørende afskedigelse af den pågældende medarbejder.

Personalesager er som udgangspunkt undtaget fra

aktindsigt

Uden for § 21, stk. 2, falder såkaldte generelle personalesager, f.eks. sager om udarbejdelse af en sygefraværspolitik.

5.3.4. I de tilfælde, hvor dokumenter fra konkrete personalesager (tillige) indgår i generelle personalesager eller i andre sager, vil der normalt – på baggrund af de hensyn, der ligger bag bestemmelsen i stk. 2 – kunne gives afslag på aktindsigt i de nævnte dokumenter fra den konkrete sag efter § 33, nr. 5. Om bestemmelsen i § 33, nr. 5, henvises til pkt. 8.4.6 nedenfor.

Dokumenter fra personalesager i andre sager

5.3.5. En offentligt ansat kan få aktindsigt i sin egen personalesag efter lovens § 8 om egenacces. Endvidere gælder § 13 om notatpligt i sager omfattet af § 21, stk. 2, i det omfang der træffes en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Det vil f.eks. være tilfældet i afskedigelses- og suspensionssager.

Egenacces og

notatpligt

5.3.6. Hvis en sag omfattes af § 21, stk. 2, indebærer det, at samtlige dokumenter og oplysninger i sagen – uanset det nærmere indhold – som udgangspunkt er undtaget fra aktindsigt.

Retsvirkning

5.3.7. Det nævnte udgangspunkt er dog for det første modificeret ved, at det i § 21, stk. 3, 1, pkt., er bestemt, at visse ”standardprægede” oplysninger – såsom den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver og lønmæssige forhold – er omfattet af loven. For det andet er det nævnte udgangspunkt modificeret ved, at det i stk. 3, 2. pkt., er bestemt, at oplysninger om disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover, for så vidt angår ansatte i chefstillinger, er omfattet af loven. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse herom er truffet.

Visse standard-oplysninger er

undergivet

aktindsigt

For så vidt angår ansatte i den almindelige statslige og kommunale forvaltning, omfatter begrebet ”chefstillinger” kontorchefgruppen og højere stillinger. I andre tilfælde skal afgrænsningen foretages ud fra en konkret bedømmelse, hvor der navnlig lægges vægt på ledelsesbeføjelser, lønforhold og stilling i det administrative hierarki mv.

Det forhold, at de oplysningstyper, der er nævnt i § 21, stk. 3, er omfattet af loven, betyder på den ene side, at de ikke kan undtages fra aktindsigt efter undtagelsesbestemmelsen i stk. 2, og på den anden side, at spørgsmålet om aktindsigt i oplysningerne skal afgøres efter lovens almindelige regler. Oplysningerne vil derfor principielt set kunne undtages fra aktindsigt efter f.eks. lovens § 30, stk. 1, nr. 1, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Om denne bestemmelse henvises til pkt. 8.1 nedenfor.

På en typisk personalesag ligger følgende oplysninger, der er omfattet af retten til aktindsigt: Den ansattes fulde navn, stillingsbetegnelse, oplysninger om afsluttede uddannelser og fra hvilken uddannelsesinstitution (opnåede karakterer er ikke omfattet), oplysninger om eventuelle afsluttede efteruddannelser og kurser, oplysninger om nuværende og tidligere tjenestesteder eller arbejdsopgaver samt oplysninger om lønmæssige forhold. Ikke kun angivelse af grundløn er omfattet af ”lønmæssige forhold”, men også oplysninger om f.eks. merarbejdsvederlag, kvalifikations- og funktionstillæg, særlige tillæg, fratrædelsesgodtgørelser og pension mv. Alene lønnens størrelse og art er omfattet, men ikke oplysninger om de nærmere omstændigheder i forbindelse med f.eks. tildelingen af tillæg eller indgåelse af aftaler om fratrædelsesgodtgørelse. For så vidt angår eventuelt foretagne tjenesterejser er oplysninger om rejsens karakter, tid, sted og formål og rejseregnskaber undergivet aktindsigt efter lovens almindelige regler.

5.3.8. § 21, stk. 4, fastslår, at der i sager som nævnt i stk. 2 – ud over de oplysninger, der er nævnt i stk. 3 – i overensstemmelse med lovens almindelige regler skal meddeles indsigt i oplysninger i den øverste ledelseskontrakt om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed mv.

Aktindsigt i den øverste ledelseskontrakt

Udtrykket den øverste ledelseskontrakt omfatter den resultatlønkontrakt, der gælder for den øverste ansatte leder af en i formel (organisatorisk) forstand selvstændig myndighed, jf. dog nedenfor, og som indeholder oplysninger om den pågældende myndigheds overordnede prioriteringer. Derimod omfatter udtrykket ikke andre lignende resultatlønkontrakter på lavere ledelsesniveauer inden for den enkelte myndighed.

Der vil i almindelighed – men ikke i alle tilfælde – være tale om en resultatlønkontrakt, der indgås mellem en selvstændig overordnet myndighed og den øverste ansatte leder af en selvstændig underordnet myndighed. Med hensyn til en selvstændig kollegial myndighed vil der som oftest være tale om en resultatlønkontrakt, der indgås mellem formanden for den pågældende myndighed eller lignende og den øverste ansatte leder af dennes sekretariat eller lignende. Endvidere vil der som oftest med hensyn til institutioner mv. omfattet af §§ 3 eller 4 (jf. § 21, stk. 6) være tale om en resultatlønkontrakt, der indgås mellem institutionens bestyrelse eller lignende og den øverste ansatte direktør eller lignende.

Det er forudsat, at § 21, stk. 4, på statens område omfatter eventuelle resultatlønkontrakter vedrørende departementschefer, styrelsesdirektører og andre øverste ansatte ledere af en selvstændig myndighed. Det er endvidere forudsat, at den på det kommunale område – på baggrund af princippet om den kommunale enhedsforvaltning – alene omfatter eventuelle resultatlønkontrakter vedrørende en kommunes øverste ansatte ledelse, der med den aktuelle stillingsstruktur omfatter kommunaldirektøren og et antal direktører eller forvaltningschefer (dvs. kommunens øverste direktion). Endvidere er det forudsat, at bestemmelsen på det regionale område – på baggrund af princippet om den regionale enhedsforvaltning – alene omfatter eventuelle resultatlønkontrakter vedrørende en regions øverste ansatte ledelse, der med den aktuelle stillingsstruktur omfatter regionsdirektøren og et antal koncerndirektører (dvs. regionens øverste direktion).

Imidlertid omfatter § 21, stk. 4, på det kommunale og regionale område ligeledes eventuelle resultatlønkontrakter vedrørende øverste ansatte ledere af en selvstændig myndighed uden for den kommunale eller regionale enhedsforvaltning under kommunalbestyrelsen eller regionsrådet. Som et eksempel på sådanne myndigheder kan nævnes kommunale fællesskaber, jf. kommunestyrelseslovens § 60. Hertil kommer, at det er forudsat, at bestemmelsen med hensyn til offentligt ejede selskaber, der er omfattet af § 4 (jf. § 21, stk. 6), gælder for eventuelle resultatlønkontrakter vedrørende den øverste ansatte direktør eller lignende for såvel selvstændige moderselskaber som eventuelle selvstændige datterselskaber.

§ 21, stk. 4, giver alene ret til indsigt i den øverste ledelseskontrakt, i det omfang den pågældende kontrakt indeholder oplysninger om den pågældende myndigheds overordnede prioriteringer. Bestemmelsen giver således alene ret til indsigt i de dele af kontraktens oplysninger, der afspejler den pågældende myndigheds overordnede målsætninger og den indbyrdes vægtning heraf ved fastsættelse af resultatlønnen (lønparametre). Som et eksempel kan nævnes oplysninger om den pågældende myndigheds målsætninger med hensyn til den fortsatte udvikling af myndighedens sagsområder og den indbyrdes vægtning heraf ved fastsættelse af resultatlønnen.

Derimod giver § 21, stk. 4, ikke ret til indsigt i de dele af kontraktens oplysninger, der afspejler lederens eventuelle personlige målsætninger eller lignende. Som et eksempel kan nævnes oplysninger om lederens eventuelle målsætninger med hensyn til personlig udvikling og synlighed.

Mens bestemmelsen giver ret til indsigt i den øverste ledelseskontrakt, i det omfang den pågældende kontrakt indeholder oplysninger om den pågældende myndigheds overordnede prioriteringer, giver bestemmelsen ikke ret til indsigt i eventuelle andre dokumenter, der afspejler lederens opfyldelse af kontraktens overordnede målsætninger eller lignende.

At der skal meddeles indsigt i de pågældende oplysninger i overensstemmelse med lovens almindelige regler betyder bl.a., at indsigt i de pågældende oplysninger efter omstændighederne vil kunne nægtes efter lovens undtagelsesbestemmelser. Som et eksempel kan nævnes, at indsigt i oplysninger om målsætninger vedrørende organisatoriske omstruktureringer eller lignende efter omstændighederne vil kunne nægtes efter § 33, nr. 2.

En myndighed skal overveje, om der efter § 14 om meroffentlighed efter omstændighederne kan gives aktindsigt i videre omfang. Der bør i sådanne tilfælde gives aktindsigt i videre omfang, hvis der foreligger et rimeligt offentlighedshensyn, og hvis modstående hensyn – herunder bl.a. til lederen og til andre ansatte – ikke er til hinder herfor. Som et eksempel kan nævnes det tilfælde, hvor der i kontrakter med ledere af større (kommunale) institutioner mv., der ikke er omfattet af stk. 4, fremgår oplysninger, der på væsentlig og selvstændig måde belyser den ansvarlige myndigheds overordnede prioriteringer.

5.3.9. Det er i § 21, stk. 5, fastsat, at justitsministeren kan bestemme, at loven i sager, der er omfattet af stk. 2 (andre personalesager end ansættelses- og forfremmelsessager) tillige skal gælde for andre oplysninger, end dem, der er nævnt i stk. 3 og 4.

Udvidelse ved

bekendtgørelse

5.3.10. Efter § 21, stk. 6, omfatter stk. 1-4 også sager om ansættelse eller forfremmelse samt konkrete personalesager i de institutioner mv., der er omfattet af §§ 3 og 4. Derimod er de institutioner mv, der er omfattet af § 5 ikke omfattet, da denne bestemmelse ikke indebærer, at hele institutionens virksomhed er omfattet af loven, men alene den del af institutionens virksomhed, hvor der træffes afgørelse på statens, en kommunes eller en regions vegne (afgørelsesvirksomhed), jf. pkt. 3.4 ovenfor.

Ansatte hos

institutioner mv.

5.4. Sager om førelse af en kalender

5.4.1. Efter § 22 omfatter retten til aktindsigt ikke sager om førelse af en kalender. Bestemmelsen omfatter alle kalendere, der føres i de myndigheder og institutioner mv., der er omfattet af lovens anvendelsesområde, jf. §§ 2-5. Det vil bl.a. sige, at retten til aktindsigt ikke omfatter ministerkalendere eller kalendere, der føres for regionsrådsformænd, borgmestre, magistratsmedlemmer og udvalgsformænd med delt administrativ ledelse, ligesom der heller ikke vil være ret til aktindsigt i ansattes kalendere.

Kalendere er

undtaget fra

aktindsigt

Ved en ”kalender” forstås en oversigt over den pågældende persons aktiviteter (møder, rejser og andre arrangementer). Det er uden betydning, om kalenderen føres elektronisk eller manuelt (papirbaseret). Det er også uden betydning, hvorvidt der er tale om et samlet dokument, der indeholder oplysninger om den pågældende persons aktiviteter, eller om flere dokumenter, der samlet udgør kalenderen.

Det skal bemærkes, at det forhold, at sager om førelse af en kalender er undtaget fra aktindsigt, ikke ændrer ved, at der efter lovens almindelige regler er adgang til aktindsigt i oplysninger om tjenesterejser og i bilag mv. for konkrete udgifter, der afholdes som led i varetagelsen af offentlige hverv, herunder møder.

5.4.2. Meroffentlighedsprincippet i § 14 gælder ikke for sager om førelse af en kalender. Der skal således ikke tages stilling hertil i forbindelse med afgørelser om aktindsigt i kalendere.

Meroffentligheds-princippet gælder ikke

Det forhold, at der ikke er ret til aktindsigt i sager om førelse af en kalender, og at meroffentlighedsprincippet ikke gælder for sådanne sager, kan ikke antages at være til hinder for, at en myndighed mv. ud fra saglige hensyn træffer beslutning om at udlevere oplysninger fra kalendere i myndigheden. Det bemærkes i den forbindelse, at regler i anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i persondataloven, vil kunne være til hinder for, at der sker udlevering af de pågældende oplysninger.

5.4.3. Det er forudsat, at kommuner og regioner af egen drift på deres respektive hjemmesider på internettet offentliggør visse oplysninger om borgmestres og regionsformænds udgifter og aktiviteter. Det er dog overladt til den enkelte kommune og region at fastsætte de nærmere retningslinjer herom.

Åbenhed om borgmestre og

regionsformænd

•

Interne dokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt

•

Interne dokumenter (og oplysninger) mister normalt deres interne karakter, når de afgives til udenforstående

•

Visse interne dokumenter (og oplysninger) mister ikke deres interne karakter, selv om de udveksles med andre:

-

Ministerbetjeningsdokumenter

-

Kommunale og regionale rådgivningsdokumenter

•

Visse interne dokumenter i endelig form er undergivet aktindsigt, f.eks. praksisoversigter

•

Visse andre dokumenter er undtaget fra aktindsigt, f.eks. dokumenter, der udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning mv.

•

Ekstrahering skal altid overvejes ved dokumenter, som er undtaget fra aktindsigt (bortset fra materiale, der danner grundlag for statistiske eller videnskabelige rapporter)

6.1. Undtagelse af interne dokumenter

6.1.1. Efter § 23, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke interne dokumenter.

Interne

dokumenter

Bestemmelsens nr. 1 indebærer – i sammenhæng med stk. 2 – at ethvert dokument, der udarbejdes af en myndighed, og som ikke afgives til udenforstående, har karakter af et internt dokument. Det er således ikke en betingelse for at undtage et dokument efter nr. 1, at dokumentet indeholder overvejelser af mere foreløbig karakter, eller at det tilsigter at tjene som grundlag for myndighedens interne beslutningsproces.

I det omfang et internt dokument ikke indeholder foreløbige overvejelser eller tilsigter at tjene som grundlag for myndighedens interne beslutningsproces, kan der være en særlig grund for myndigheden til at overveje, om det pågældende dokument kan udleveres i medfør af meroffentlighedsprincippet i § 14, stk. 1, jf. pkt. 9 nedenfor.

6.1.2. Hvis der på et dokument, som en myndighed har modtaget fra eller afgivet til udenforstående (og som derfor ikke betragtes som internt), af myndigheden er påført en f.eks. håndskreven påtegning med overvejelser om dokumentets videre behandling i myndigheden eller lignende, vil der skulle foretages en særskilt vurdering af, om den pågældende påtegning er intern. Alene i de tilfælde, hvor dokumentet er afgivet til udenforstående i en form, hvor den pågældende påtegning fremgår, vil bestemmelsen i § 23, stk. 2, kunne føre til, at påtegningen har mistet sin interne karakter, jf. pkt. 6.1.7 og 6.1.8 nedenfor.

Interne

påtegninger

6.1.3. § 23, stk. 1, nr. 1, indebærer som nævnt, at ethvert dokument, der ikke afgives til udenforstående, betragtes som et internt dokument. Et dokument, der udveksles mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (”intern” afgivelse), betragtes som et internt dokument, idet der ikke er tale om afgivelse til udenforstående.

Inden for samme myndighed

Ved afgørelsen af, om forskellige enheder skal anses som en del af samme myndighed eller som selvstændige myndigheder, skal der navnlig tages udgangspunkt i en organisatorisk præget vurdering af forholdet mellem de pågældende enheder. Der kan i den forbindelse bl.a. lægges vægt på, om den pågældende administrative enheds opgaver er klart afgrænsede fra andre administrative enheders, om enheden varetager omfattende og selvstændige opgaver, om enheden er undergivet andre enheders instruktionsbeføjelse, om der er rekursadgang til en anden enhed, om enheden træffer afgørelse på egne vegne, og hvilken grad af selvstændighed, enheden indtager.

I den sammenhæng bemærkes, at det i overensstemmelse med grundsætningen om den kommunale og regionale enhedsforvaltning gælder, at brevveksling mellem en kommunalbestyrelse (regionsråd) og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes betragtes som intern, dvs. der er tale om brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (”intern” afgivelse).

En administrativ enhed må i almindelighed karakteriseres som enten en selvstændig myndighed eller en del af en anden myndighed. En administrativ enhed kan således ikke i visse sammenhænge være en selvstændig myndighed og i andre sammenhænge en del af en anden myndighed, medmindre der særligt i lovgivningen er klare holdepunkter herfor.

6.1.4. § 23, stk. 1, nr. 2, fastsætter, at (interne) dokumenter, der efter § 24, stk. 1, udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, skal betragtes som interne dokumenter. Der henvises til pkt. 6.2 nedenfor.

Ministerbetjenings-dokumenter

6.1.5. § 23, stk. 1, nr. 3, fastsætter, at (interne) dokumenter, der efter § 25 udveksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer, skal betragtes som interne dokumenter. Der henvises til pkt. 6.3 nedenfor.

Kommunale og

regionale forhandlingsdokumenter

6.1.6. Interne dokumenter omfattet af § 23, stk. 1, kan være undergivet aktindsigt efter § 26, som indebærer, at der gælder en ret til aktindsigt i nogle forskellige typer af selvstændige dokumenter, der foreligger i endelig form. Der henvises til pkt. 6.4 nedenfor.

Undtagelser

Økonomi- og indenrigsministeren kan – efter forhandling med KL og Danske Regioner – fastsætte regler om, i hvilket omfang interne dokumenter i kommunernes og regionernes besiddelse, skal være omfattet af retten til aktindsigt, når de foreligger i endelig form, jf. § 23, stk. 3.

Betydningen heraf er, at sådanne endelige dokumenter er omfattet af lovens almindelige regler om aktindsigt. Det indebærer, at dokumenterne efter omstændighederne vil kunne undtages fra aktindsigt efter undtagelsesbestemmelserne i §§ 30-33.

Interne dokumenter, som er undtaget fra retten til aktindsigt, er omfattet af den såkaldte ekstraheringspligt, som er fastsat i § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1. Det indebærer, at der efter omstændighederne er ret til indsigt i oplysninger i et internt dokument om en sags faktiske grundlag samt oplysninger om henholdsvis eksterne og interne faglige vurderinger. Der henvises til pkt. 7 nedenfor.

6.1.7. Efter § 23, stk. 2, mister interne dokumenter, der afgives til udenforstående, som hovedregel deres interne karakter.

Afgivelse til

udenforstående

Med udtrykket ”afgives” sigtes til, at det pågældende dokument, uanset på hvilken måde det sker, er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående, dvs. at dokumentet er gjort tilgængeligt på en sådan måde, at den udenforstående kan komme i egentlig fysisk besiddelse af dokumentet. Der vil være tale om afgivelse i lovens forstand, hvis dokumentet f.eks. udleveres til den udenforstående på et møde, hvis det sendes til den udenforstående, herunder som almindelig post, e-mail eller med telefax, eller hvis dokumentet lægges på myndighedens hjemmeside på internettet, således at det er muligt for udenforstående at udskrive, downloade eller kopiere det pågældende dokument.

Der vil også være tale om ”afgivelse” i lovens forstand, hvis myndigheden har gjort det muligt for udenforstående at gøre sig bekendt med dokumentet på en måde og i et omfang, der ganske må ligestilles med, at dokumentet er gjort fysisk tilgængeligt for udenforstående. Et dokument vil således være afgivet, hvis embedsfolk på et møde udlåner det pågældende dokument til de øvrige mødedeltagere, der – efter at have læst dokumentet – afleverer det igen ved mødets afslutning. Dokumentet vil derimod ikke skulle anses for afgivet, hvis embedsfolkene blot læser op fra dokumentet eller i øvrigt gør de pågældende mødedeltagere bekendt med dokumentets indhold. Tilsvarende vil et såkaldt beredskabsdokument med talepunkter, som en minister helt eller delvist anvender under et samråd, ikke skulle anses for afgivet.

Hvis et internt dokument er kommet til en udenforståendes kendskab på grund af en fejl eller ved et retsstridigt forhold, vil dokumentet ikke være afgivet, da vedkommende myndighed mv. i sådanne tilfælde ikke kan anses for at have givet afkald på den beskyttelse af dokumentet, der følger af stk. 1.

Ved ”udenforstående” forstås en privat fysisk eller juridisk person eller en myndighed, der ikke er en del af den myndighed mv., som har udarbejdet dokumentet. En udveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed vil således ikke fratage dokumentet dets interne karakter, jf. stk. 1, mens det vil være tilfældet, hvis der er tale om en anden selvstændig myndighed mv. (se dog pkt. 6.1.4 og 6.1.5 ovenfor).

6.1.8. Sidste led i § 23, stk. 2, fastsætter, at et dokument, der er afgivet til udenforstående, ikke mister sin interne karakter, hvis afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde.

Afgivelse af retlige grunde mv.

Som eksempler på en afgivelse, der vil være omfattet af sidste led i stk. 2 – og hvor afgivelsen derfor ikke indebærer, at dokumentet mister sin interne karakter – kan nævnes følgende:

-

Afgivelse til Folketingets Ombudsmand til brug for dennes undersøgelse af en sag

-

Afgivelse til en overordnet myndighed i forbindelse med behandlingen af en klagesag, hvad enten klagen vedrører den underordnede myndigheds afslag på aktindsigt eller den materielle afgørelse i sagen

-

afgivelsen tjener et teknisk formål, f.eks. et bekendtgørelsesudkast, der sendes til trykning hos et privat firma, eller et udkast til en tale eller lignende, som sendes til en translatør

-

Afgivelse til en sagkyndig til brug i retssager eller for vurdering af, om retssag bør føres

-

Afgivelse, hvor det ved særlovgivning er fastsat, at afgivelsen ikke medfører, at interne dokumenter mister deres interne karakter, f.eks. rigsrevisorlovens § 12, stk. 2

I tilfælde, hvor afgivelse eksempelvis sker med henblik på en anden myndigheds udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed, som er omfattet af bestemmelsen, vil den afgivende myndighed – f.eks. en styrelse – kunne meddele afslag på en anmodning om aktindsigt efter § 23, stk. 1, jf. stk. 2, der undtager interne dokumenter fra retten til aktindsigt, mens den modtagende tilsyns- eller kontrolmyndighed – f.eks. et departement – efter en konkret vurdering vil kunne meddele afslag på aktindsigt efter § 33, nr. 5. Der henvises til Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 573f. Den konkrete vurdering vil skulle foretages således, at den modtagende myndighed i det enkelte tilfælde undersøger, hvorvidt det pågældende dokument hos den afgivende myndighed fortsat må betragtes som et internt dokument, og i det omfang dette er tilfældet, vil der efter § 33, nr. 5, heller ikke være adgang til aktindsigt i dokumentet hos den modtagende myndighed. Spørgsmålet om aktindsigt i det pågældende dokument bør således ikke være afhængig af, til hvilken myndighed aktindsigtsanmodningen indgives.

Et internt dokument mister ikke sin interne karakter, hvis den myndighed mv., der har udarbejdet dokumentet, anvender det i en anden intern sammenhæng, f.eks. i forbindelse med afgørelsen af en anden sag. Hvis den modtagende myndighed mv. derimod anvender det i en anden sammenhæng end til brug for behandlingen af tilsyns- eller klagesagen, vil dokumentet ikke længere i almindelighed kunne undtages efter § 33, nr. 5.

Der henvises nærmere til vejledningens bilag 2 , som indeholder eksempler på dokumenter, som vil kunne undtages efter § 24, stk. 1.

Det bemærkes, at der i overensstemmelse med den politiske aftale af 3. oktober 2012 mellem regeringen, V og K om en ny offentlighedslov i lovforslaget (L 144), som blev fremsat den 7. februar 2013, blev foretaget en præcisering af bestemmelsen i § 24, stk. 1, i forhold til Offentlighedskommissionens lovudkast og det forslag til lov om offentlighed i forvaltningen (L 90), som blev fremsat for Folketinget den 8. december 2010. Formålet hermed var at præcisere, at dokumenter og oplysninger alene kan undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand. Formålet var endvidere at præcisere, at dokumenter og oplysninger alene kan undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen, hvis der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand på det tidspunkt, hvor de pågældende dokumenter eller oplysninger udveksles mellem et ministeriums departement og dets underordnede myndigheder eller mellem forskellige ministerier. Det anførte indebar bl.a., at ordet ”ministerbetjening” udgik af lovteksten i L 144. Med disse ændringer var det hensigten at tydeliggøre, at bestemmelsen skal fortolkes og anvendes restriktivt.

Eksempel: Rigspolitiet indsender hvert kvartal en orienteringsskrivelse til Justitsministeriets departement med tal om forskellige forhold i politiet, herunder et dokument med oplysninger om biltyverier i grænseregionen. En sådan indberetning sendes til departementet den 1. april 2014.

Justitsministeren får – i overensstemmelse med almindelig praksis – forelagt indberetningen til orientering. Der foretages ikke yderligere i anledning af indberetningen.

Medierne begynder i løbet af juni 2014 at udvise interesse for omfanget af biltyverier i grænseregionen og skriver en række kritiske artikler om politiets indsats. I den forbindelse beder ministeren sine embedsmænd i departementet om at udarbejde en handlingsplan om bekæmpelse af biltyverier i regionen.

Den 1. juli 2014 anmoder en journalist om aktindsigt i departementets sag om udarbejdelse af handlingsplanen. I sagen findes bl.a. dokumentet af 1. april 2014 fra Rigspolitiet.

Det pågældende dokument fra Rigspolitiet vil ikke være omfattet af § 24, stk. 1, da det er udvekslet med departementet på et tidspunkt, hvor der ikke var konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand.

§ 24, stk. 1, beskytter alene udvekslingen af interne dokumenter og oplysninger. Det indebærer, at ”eksterne” dokumenter og oplysninger, der udveksles i forbindelse med ministerbetjening, ikke vil være omfattet af bestemmelsen.

Eksempelvis kan dokumenter, som sendes til eller fra en kommune, KL, et privat konsulentfirma, et politisk parti eller en international organisation, ikke undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen. Dette gælder, selv om dokumenterne skal forelægges ministeren.

I praksis vil bestemmelsen fortrinsvist finde anvendelse i forhold til dokumenter og oplysninger, der udarbejdes til brug for ministerbetjening. Bestemmelsen omfatter imidlertid også interne dokumenter, som allerede var udarbejdet på et tidligere tidspunkt, og som sidenhen og i anden sammenhæng udveksles i forbindelse med ministerbetjening.

6.2.2. Retsvirkningen af, at et internt dokument eller en intern oplysning anses for omfattet af § 24, stk. 1, er, at dokumentet eller oplysningen ikke i forbindelse med afgivelsen til en anden forvaltningsmyndighed mister sin interne karakter. Dokumenter eller oplysninger, der udveksles i forbindelse med ministerbetjening, kan således ikke anses for afgivet til udenforstående. Ved udførelsen af opgaver i forbindelse med ministerbetjening kan f.eks. et ministeriums departement og en underordnet styrelse i princippet anses som en (funktionel) enhed.

Betydningen af, at der er tale om et ministerbetjenings-dokument

Det forhold, at et dokument, der er omfattet af stk. 1, ikke bliver anvendt af den modtagende myndighed, indebærer ikke, at dokumentet af den grund falder uden for bestemmelsen. Afgørende er, at dokumentet er udvekslet i forbindelse med ministerbetjening.

”Ministerbetjeningsdokumentet” kan, hvis det videresendes eller anvendes i en anden sammenhæng end ministerbetjening af henholdsvis den udfærdigende og den modtagende myndighed, efter omstændighederne miste sin interne karakter:

I et tilfælde, hvor den udfærdigende (underordnede) myndighed efter at have afgivet et dokument i forbindelse med ministerbetjening (ministerbetjeningsdokument) anvender ministerbetjeningsdokumentet i en anden sammenhæng end ministerbetjening, f.eks. i forbindelse med behandlingen af en konkret afgørelsessag, vil det pågældende dokument dog ikke miste sin interne karakter. Hvis der i et tilfælde som det nævnte fremsættes en begæring om aktindsigt over for den udfærdigende (underordnede) myndighed i selve ”ministerbetjeningssagen”, skal spørgsmålet om aktindsigt i ministerbetjeningsdokumentet behandles efter § 24, stk. 1. Begæres der derimod aktindsigt i den konkrete afgørelsessag, der indeholder en kopi af ministerbetjeningsdokumentet, skal spørgsmålet om aktindsigt i det pågældende dokument behandles efter § 23, stk. 1, der undtager interne dokumenter fra retten til aktindsigt.

I det tilfælde, hvor et ministerbetjeningsdokument (eller uddrag heraf) af den udfærdigende (underordnede) myndighed bliver afgivet til udenforstående – f.eks. i forbindelse med behandlingen af en konkret afgørelsessag – vil det (eller uddraget) fortabe sin interne karakter i overensstemmelse med de almindelige regler herom, jf. pkt. 6.1.7 og 6.1.8 ovenfor. Det pågældende dokument vil herefter være undergivet aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler. Hvis ministerbetjeningsdokumentet af den udfærdigende (underordnede) myndighed afgives i forbindelse med en anden sag om ministerbetjening, vil det derimod ikke fortabe sin interne karakter.

Hvis det modtagende departement anvender ministerbetjeningsdokumentet i en sammenhæng, der ikke vedrører ministerbetjening, herunder afgiver det til udenforstående, vil dokumentet miste sin interne karakter, og det vil være undergivet aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler. Hvis det modtagende departement anvender ministerbetjeningsdokumentet i forbindelse med en anden sag om ministerbetjening, herunder afgiver dokumentet til et andet ministerium i en sådan sammenhæng, vil dokumentet derimod ikke fortabe sin interne karakter.

I vejledningens bilag 3 findes en skematisk oversigt over de retlige konsekvenser af, at et ministerbetjeningsdokument videresendes eller videreanvendes af henholdsvis den myndighed, der har udfærdiget dokumentet, og den myndighed, der har modtaget det.

6.2.3. § 24, stk. 1, nr. 1, omfatter interne dokumenter og oplysninger, der udveksles mellem et ministeriums departement og dets underordnede myndigheder.

Departementer og underordnede

myndigheder

Udtrykket ”et ministeriums departement” omfatter foruden de enkelte ministerielle departementer også såkaldte tværministerielle embedsværksarbejdsgrupper, som udelukkende består af embedsfolk, og som i lyset af bl.a. ombudsmandens praksis betragtes som selvstændige myndigheder. De dokumenter, som en sådan arbejdsgruppe udveksler med ministerier – herunder også de ministerier, der ikke har udpeget medlemmer til arbejdsgruppen – vil således kunne være omfattet af bestemmelsens nr. 1.

De forskellige nævn, udvalg, råd mv., som er oprettet i henhold til lovgivningen – f.eks. Flygtningenævnet, Dansk Sprognævn og Forskningsrådet – er ikke omfattet af udtrykket ”et ministeriums departement”.

Ved udtrykket ”underordnede myndigheder” forstås de myndigheder, som hører under et ministeriums ressort, og hvor der består et sædvanligt over-/underordnelsesforhold mellem ministeriet og de pågældende myndigheder. Omfattet af dette udtryk er således direktorater og styrelser og lignende underordnede myndigheder, men derimod ikke de myndigheder, som står uden for det almindelige administrative myndighedshierarki, herunder bl.a. de ovenfor nævnte uafhængige råd og nævn.

Det vil i øvrigt i praksis som altovervejende hovedregel alene være de underordnede myndigheder, der er tæt på ministeren, og som beskæftiger sig med spørgsmål af politisk interesse, der vil udøve ministerbetjening i bestemmelsens forstand. Det vil således i almindelighed være ministerielle direktorater og styrelser, der udøver ministerbetjening. Derimod vil f.eks. beskæftigelsesregioner, politidirektører og lignende myndigheder formentlig kun meget sjældent udøve ministerbetjening i bestemmelsens forstand. For f.eks. politidirektører vil dette dog kunne forekomme, hvor f.eks. besvarelse af folketingsspørgsmål gør det nødvendigt at indhente en udtalelse fra en eller flere politidirektører.

6.2.4. § 24, stk. 1, nr. 2, vil kunne begrunde en undtagelse af dokumenter og oplysninger, der i forbindelse med ministerbetjening udveksles mellem ministeriers departementer, mellem et ministeriums departement og en myndighed underordnet et andet ministerium samt mellem myndigheder (f.eks. to styrelser), der er underordnet hvert sit ministerium.

Forskellige

ministerier

Det er forudsat, at udveksling af interne dokumenter og oplysninger mellem ministre efter omstændighederne kan være omfattet af § 24, stk. 1. Der sigtes hermed til situationer, hvor de samme dokumenter og oplysninger ville kunne undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen i stk. 1, nr. 2, hvis disse dokumenter og oplysninger var udvekslet mellem embedsmænd i forskellige ministerier i forbindelse med ministerbetjening. I sådanne tilfælde vil en tilsvarende brevveksling mellem ministre ligeledes kunne undtages fra aktindsigt. Der kan som begrundelse også henvises til § 33, nr. 5 (se pkt. 9.4.6 nedenfor).

Det bemærkes i den forbindelse, at § 24, stk. 1, alene vedrører de opgaver, som en minister skal løse som regeringspolitiker. Dokumenter og oplysninger, der udveksles mellem ministre, når én eller begge ikke handler som regeringspolitiker, kan ikke undtages efter bestemmelsen.

6.2.5. § 24, stk. 2, fastslår, at oplysninger om sagens faktiske grundlag mv. efter reglerne i §§ 28 og 29 er omfattet af lovens almindelige regler uanset stk. 1. Dette indebærer, at relevante oplysninger om sagens faktiske grundlag og oplysninger om eksterne faglige vurderinger samt – i det omfang oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan eller lignende – oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form vil skulle ekstraheres efter de almindelige regler herom, jf. §§ 28 og 29, selv om disse oplysninger findes i et dokument omfattet af § 24, stk. 1. Der henvises i den forbindelse til pkt. 7 nedenfor.

Ekstrahering

6.2.6. Efter § 24, stk. 3, nr. 1-3, gælder stk. 1 ikke i forhold til interne dokumenter og oplysninger, der udveksles i forbindelse med sager, hvori der er eller vil blive truffet en konkret afgørelse af en forvaltningsmyndighed (nr. 1), sager om indgåelse af kontraktforhold (nr. 2) samt i forbindelse med et ministeriums udførelse af kontrol- eller tilsynsopgaver (nr. 3), selv om det må antages, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand i forbindelse med den pågældende sag mv.

Undtagelser til

ministerbetjenings-reglen

Dette indebærer, at interne dokumenter og oplysninger, der udveksles i forbindelse med de nævnte sags- og opgavetyper, ikke kan undtages fra retten til aktindsigt med henvisning til, at dokumenterne eller oplysningerne er udvekslet i forbindelse med ministerbetjening. Dog kan disse interne dokumenter (også efter en afgivelse i forbindelse med de nævnte sags- og opgavetype) bevare deres interne karakter, hvis afgivelsen sker af retlige grunde mv., jf. 23, stk. 2 (f.eks. ved rekurs til eller tilsyns- og kontrolvirksomhed fra den overordnede myndighed). Der henvises i den forbindelse til pkt. 6.1.7 og 6.1.8 ovenfor.

Udtrykket ”sager, hvori der er eller vil blive truffet en konkret afgørelse af en forvaltningsmyndighed” er identisk med det afgørelsesbegreb, der anvendes i forvaltningslovens § 2, stk. 1, bortset fra, at udtrykket i det foreliggende tilfælde er afgrænset til at omfatte konkrete afgørelsessager. Denne afgrænsning beror på, at forvaltningslovens afgørelsesbegreb også omfatter udfærdigelse af generelle retsforskrifter som f.eks. bekendtgørelser og visse planer, der efter deres indhold har retsvirkninger i forhold til borgerne. Den udveksling af dokumenter, der foretages i forbindelse med udfærdigelsen af sådanne generelle forskrifter, vil imidlertid i vidt omfang ske som led i ministerbetjening og bør derfor være omfattet af § 24, stk. 1. Afgørelsesbegrebet i § 24, stk. 3, nr. 1, er derfor – i modsætning til det afgørelsesbegreb, der anvendes i forvaltningsloven – afgrænset til alene at omfatte konkrete afgørelsessager.

De dokumenter og oplysninger, der udveksles i de tilfælde, hvor et ministeriums departement modtager bistand fra f.eks. en underordnet myndighed i forbindelse med, at det pågældende ministerium skal træffe afgørelse i en konkret afgørelsessag, kan således ikke – med henvisning til, at der er tale om ministerbetjening – undtages fra aktindsigt efter § 24, stk. 1. Hvis et ministerium f.eks. afgiver en udtalelse til brug for et andet ministeriums afgørelsessag, er udtalelsen ikke omfattet af stk. 1, da udvekslingen sker i forbindelse med en konkret afgørelsessag.

En myndigheds beslutninger i forbindelse med behandling af sager, der udelukkende vedrører myndighedens interne forhold, er ikke omfattet af afgørelsesbegrebet i § 24, stk. 3, nr. 1. Eksempelvis vil et ministeriums afgørelser i forbindelse med det pågældende ministeriums egne byggesager eller i forbindelse med udflytning af opgaver således ikke være omfattet af bestemmelsen i stk. 3, nr. 1. De dokumenter og oplysninger, der i den forbindelse måtte udveksles med en anden forvaltningsmyndighed, vil imidlertid i almindelighed heller ikke være omfattet af § 24, stk. 1, da udvekslingen kun rent undtagelsesvist kan antages at ske som led i ministerbetjening.

Udtrykket ”sager om indgåelse af kontraktforhold” er identisk med det, som anvendes i forvaltningslovens § 2, stk. 2, og omfatter sager om indgåelse af købeaftaler, entrepriseaftaler, lejeaftaler og lignende.

Omfattet af udtrykket ”udførelse af kontrol- eller tilsynsopgaver” er de tilfælde, hvor et ministerium indkalder en sag fra en underordnet myndighed til afgørelse eller efterprøvelse, ligesom udtrykket omfatter tilfælde, hvor et ministerium fungerer som rekursmyndighed i forhold til afgørelser truffet af en underordnet myndighed. Udtrykket skal således forstås som det tilsvarende udtryk i den tidligere gældende bestemmelse i forvaltningslovens § 28, stk. 2, nr. 4, og omfattet af udtrykket vil derfor være traditionelt prægede juridiske kontrol- og tilsynsopgaver.

Udtrykket omfatter derimod ikke de tilfælde, hvor et ministerium anmoder en underordnet forvaltningsmyndighed (typisk en styrelse eller et direktorat) om en nærmere redegørelse om en sag, der f.eks. har været genstand for politisk bevågenhed (en ”politisk sag”). De dokumenter og oplysninger, der i forbindelse med en sådan ”politisk sag” udarbejdes og udveksles mellem ministeriet og den underordnede forvaltningsmyndighed, vil således kunne være omfattet af § 24, stk. 1, i det omfang denne udveksling sker som led i ministerbetjening. Dokumenter og oplysninger, der udveksles mellem forskellige forvaltningsmyndigheder uden for de traditionelt prægede juridiske kontrol- og tilsynsopgaver, og som i øvrigt ikke udveksles i forbindelse med, at et ministeriums departement anmoder en underordnet myndighed om en redegørelse i en ”politisk sag”, vil i almindelighed ikke være omfattet af stk. 1, idet udvekslingen af dokumenter i sådanne tilfælde i praksis ikke vil ske i forbindelse med ministerbetjening.

Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor en underordnet forvaltningsmyndighed indsender dokumenter til et ministeriums departement som led i departementets økonomiske tilsyn med den underliggende forvaltningsmyndigheds ressourceforbrug.

Eksempel: En myndighed har i et selvstændigt dokument skrevet resuméer af alle afgørelser i en bestemt type sager. En sådan ”praksisoversigt” vil være omfattet af § 26, nr. 5.

Har myndigheden derimod samlet kopier af de pågældende ansøgninger og afgørelser i et ringbind eller på en (elektronisk eller fysisk) sag, vil denne ”visdomsbog” ikke være omfattet af bestemmelsen.

Som eksempel på en situation, hvor § 27, nr. 2, ikke vil finde anvendelse, kan nævnes det tilfælde, hvor en minister afholder et møde med et folketingsmedlem med henblik på at orientere de pågældende om en forvaltningsafgørelse, der er eller vil blive truffet af ministeren på baggrund af den gældende lovgivning, f.eks. om udlevering af en bestemt person til strafforfølgning i udlandet eller en konkret sag om, hvorvidt en bestemt person kan få bevilget sociale ydelser.

Desuden kan nævnes den situation, at et folketingsmedlem henvender sig til en minister om forholdene i en myndighed, der er beliggende i det pågældende folketingmedlems valgkreds (medmindre det sker som en del af forhandlingerne om et lovgivningsinitiativ eller andre politiske forhandlinger).

Der henvises i øvrigt til vejledningens bilag 4 , som indeholder eksempler på dokumenter, som henholdsvis vil og ikke vil kunne undtages efter § 27, nr. 2.

6.5.4. Efter § 27, nr. 3, omfatter retten til aktindsigt ikke dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.

Sekretariatsopgaver

Bestemmelsen tager navnlig sigte på de tilfælde, hvor det er bestemt eller forudsat i lovgivningen, at sekretariatsfunktionerne for en myndighed varetages af en anden myndighed. Men også uden for de lovbestemte tilfælde kan der være tale om, at en myndighed som sådan udfører sekretariatsfunktionen for en anden myndighed, f.eks. hvor en myndighed i forbindelse med en bestemt sags behandling udøver sekretariatsmæssige funktioner i forhold til en anden myndighed, uden at betingelserne for at anse organerne for en og samme myndighed af den grund er opfyldt.

6.5.5. Efter § 27, nr. 4, omfatter retten til aktindsigt ikke brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.

Brevveksling om retssager

Bestemmelsen er ikke begrænset til brevveksling med juridisk sagkyndige. Også sagkyndige udtalelser om f.eks. tekniske, regnskabsmæssige og lægelige forhold vil kunne undtages fra aktindsigt. Det er dog en forudsætning, at der er tale om konkret rådgivning til brug for vedkommende retssag.

Udtalelser fra et andet ministerium vil normalt ikke kunne henføres under § 27, nr. 4. Dette gælder, selv om udtalelsen ligger inden for ministeriets ressort og drejer sig om juridiske tvivlsspørgsmål i forbindelse med en retssag eller overvejelser om, hvorvidt en retssag bør føres. Dog er udtalelser til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres fra offentlige myndigheder, der er etableret som særligt sagkyndige organer som f.eks. Retslægerådet, omfattet af bestemmelsen. I et vist omfang gælder dette også andre offentlige myndigheder, der er i besiddelse af en særlig faglig ekspertise, der bevirker, at de over for andre myndigheder varetager samme rådgivningsvirksomhed som advokater, konsulentfirmaer og lignende, f.eks. udtalelser fra Justitsministeriets Lovafdeling til andre ministerier vedrørende juridiske tvivlsspørgsmål. Det samme gælder brevveksling med Finansministeriet (Moderniseringsstyrelsen) vedrørende personaleretlige spørgsmål.

Med udtrykket ”retssager” sigtes både til sager, der føres for de almindelige domstole, og voldgiftssager. Også retshandlinger i forbindelse med håndhævelsen eller fuldbyrdelsen af retskrav, såsom fogedforbud, er omfattet af bestemmelsen. Det er uden betydning, om der er tale om civile sager eller sager inden for strafferetsplejen.

§ 27, nr. 4, vedrører ikke blot brevveksling med sagkyndige i forbindelse med verserende retssager, men også i forbindelse med overvejelser om, hvorvidt retssag bør føres, uanset at sandsynligheden for et sagsanlæg må betegnes som ringe. Det er herudover antaget, at også brevveksling med sagkyndige om juridiske tvivlsspørgsmål, der ikke har en direkte sammenhæng med et aktuelt eller eventuelt sagsanlæg, men hvor dette må underforstås som en nærliggende mulighed i forbindelse med den pågældende sag, vil kunne undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen, f.eks. offentlige myndigheders brevveksling med Kammeradvokaten eller andre juridisk sagkyndige om en påtænkt foranstaltnings lovlighed.

Udtrykket ”brevveksling” indebærer, at ikke blot selve den sagkyndige udtalelse, men også f.eks. processkrifter og andre dokumenter, som udveksles, kan undtages fra aktindsigt. Det gælder, selv om dokumenterne har været fremlagt i retten eller i øvrigt er gjort tilgængelige for modparten i retssagen.

Endvidere har den aktindsigtssøgende ikke krav på at få oplyst, hvilke dokumenter i sagen der er stillet til den sagkyndiges rådighed til brug for dennes overvejelser.

Den omstændighed, at en retssag er afsluttet – eller myndighedens overvejelser er endt med, at der ikke skal føres sag – medfører ikke, at brevvekslingen bliver undergivet aktindsigt.

6.5.6. Efter § 27, nr. 5, omfatter retten til aktindsigt ikke materiale, der tilvejebringes som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser.

Offentlig statistik

eller videnskabelige undersøgelser

Det er alene det underliggende materiale, der har været benyttet ved udarbejdelsen af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser, som kan undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen. Derimod kan den bearbejdede statistik eller videnskabelige undersøgelse – der i reglen vil fremtræde i anonymiseret form – ikke undtages.

Det er i øvrigt uden betydning for bestemmelsens anvendelighed, om det pågældende (underliggende) materiale hidrører fra andre offentlige myndigheder (eventuelt myndigheden selv) eller fra private.

Det blotte forhold, at dokumenter og oplysninger bliver undergivet statistisk eller videnskabelig behandling, bringer ikke materialet ind under § 27, nr. 5. Bestemmelsen gælder alene for materiale, som indsamles til brug for statistik eller videnskabelige rapporter.

Eksempel: Til brug for en rapport om udviklingen i anvendelsen af de såkaldte ungdomssanktioner og effekten heraf sender Rigsadvokaten en række straffedomme til Justitsministeriets Forskningskontor. Justitsministeriet vil kunne undtage dommene fra aktindsigt efter § 27, nr. 5, hvorimod rapporten, som er baseret på dommene, ikke vil være omfattet af bestemmelsen

•

Ekstrahering betyder, at man meddeler aktindsigt i visse oplysninger i et dokument, som ellers er undtaget fra aktindsigt

•

Ekstraheringspligten omfatter alle relevante oplysninger om en sags faktiske grundlag og såkaldte eksterne faglige vurderinger

•

Ekstraheringspligten omfatter også interne faglige vurderinger i endelig form, hvis oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller andet offentliggjort politisk initiativ (dog ikke i såkaldte ministerrådgivningsdokumenter)

•

Der gælder ikke ekstraheringspligt i visse tilfælde, bl.a. hvor oplysningerne fremgår af andre dokumenter, som udleveres

•

De ekstraheringspligtige oplysninger kan (som alle andre oplysninger) undtages fra aktindsigt, hvis der i det konkrete tilfælde foreligger modstående private eller offentlige interesser som angivet i §§ 30-33

7.1. Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger

7.1.1. Lovens § 28, stk. 1, fastsætter en pligt til at meddele aktindsigt i visse oplysninger, selv om dokumentet, som de pågældende oplysninger fremgår af, er undtaget fra aktindsigt (”ekstraheringspligt”).

Relevante faktuelle oplysninger skal

ekstraheres

Det afgørende for, om en oplysning skal ekstraheres efter § 28, stk. 1, 1. pkt., er, om der er tale om egentlige faktuelle oplysninger eller andre oplysninger, der bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag.

Udtrykket oplysninger om en sags faktiske grundlag i stk. 1, 1. pkt., omfatter således ”egentlige faktuelle oplysninger”, som f.eks. oplysninger i et internt dokument om, at der på en motorvejsstrækning passerer 20.000 biler dagligt eller en oplysning – der bygger på undersøgelser og analyser – om, at der på samme motorvejsstrækning tidligere passerede mellem 20.000 og 50.000 biler dagligt, samt andre oplysninger, der medvirker til at skabe klarhed om sagen, herunder oplysninger om de metoder og forudsætninger, som en forvaltningsmyndighed har anvendt ved fastlæggelsen af de ”egentlige faktuelle oplysninger”.

Faktuelle

oplysninger

Ekstraheringspligten efter § 28, stk. 1, 1. pkt., omfatter ikke interne og eksterne faglige vurderinger samt politiske og strategiske udtalelser, ligesom ekstraheringspligten ikke omfatter tilkendegivelser af standpunkter, argumenter eller vurderinger med hensyn til en sags afgørelse eller oplysninger, der isoleret set gengiver generelle objektive kendsgerninger, der ikke direkte vedrører sagen, f.eks. oplysninger om indholdet af gældende ret.

Udtrykket ”er relevante for sagen” indebærer, at det ikke blot vil være de oplysninger om sagens faktiske grundlag, som en myndighed har lagt til grund for sin beslutning i en sag, som skal ekstraheres, men at også faktiske oplysninger, der er indgået i sagen, og som taler imod myndighedens beslutning, skal ekstraheres.

Relevante

oplysninger

Derimod skal irrelevante oplysninger om sagens faktiske grundlag ikke ekstraheres. Irrelevansen kan f.eks. skyldes, at oplysningerne er indgået i sagen ved en fejl (oprindelig irrelevans), eller at sagens udvikling indebærer, at oplysningerne er irrelevante, fordi de er blevet erstattet med bedre og opdaterede oplysninger (efterfølgende irrelevans).

Kravet om, at oplysningen skal være relevant for sagen, indebærer i øvrigt, at oplysninger om sagens faktiske grundlag, der som sådan er relevante, men som fra en overordnet betragtning er af uvæsentlig betydning for sagen (de kan siges at være ligegyldige), ikke skal ekstraheres. Der gælder således en bagatelgrænse for de oplysninger, der skal ekstraheres.

Bedømmelsen af, om en oplysning om en sags faktiske grundlag er af relevans for sagen, afhænger af en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Den nævnte relevansvurdering skal foretages i forhold til det tidspunkt, hvor aktindsigten begæres, men som nævnt skal ikke blot oplysninger, som en myndighed har lagt til grund, men også oplysninger, der taler imod myndighedens beslutning, ekstraheres.

Det er en yderligere betingelse for, at ekstraheringspligten indtræder, at oplysningerne er relevante ”for sagen”. Med dette udtryk sigtes til de forvaltningssager, som kan siges at vedrøre en myndigheds indholdsmæssige virksomhed, som f.eks. en sag om tildeling af førtidspension, en sag om tilsyn med et kommunalt plejehjem eller en sag om udarbejdelse af en ny personalepolitik for myndighedens ansatte. I modsætning hertil står den mere praktiske virksomhed, som udøves for at understøtte forvaltningens indholdsmæssige virksomhed, f.eks. førelsen af en oversigt over de udvalg mv., som er nedsat i et ministerium, eller en liste over, hvilke medarbejdere i myndigheden der har fået merarbejdsbetaling. I forhold til f.eks. den nævnte oversigt over nedsatte udvalg vil ”sagen” i stk. 1’s forstand derfor være sagen om udvalgets virksomhed og ikke ”det at føre en oversigt”.

7.1.2. Ekstraheringspligten gælder også i forhold til endelige beslutninger vedrørende en sags afgørelse, der er indeholdt i et internt dokument, som ikke er omfattet af § 26, nr. 1, hvorefter der gælder en ret til aktindsigt i et selvstændigt internt dokument, der alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse. Ekstraheringspligten vil således f.eks. gælde, når den endelige beslutning om en sags afgørelse er gengivet i et internt dokument, der også indeholder andre oplysninger end den endelige beslutning, og derfor ikke vil være omfattet af § 26, nr. 1. Ekstraheringspligten gælder alene i forhold til gengivelsen af endelige beslutninger om en sags afgørelse og således ikke i forhold til en gengivelse af beslutninger, der er foreløbige eller lignende.

Endelige

beslutninger skal ekstraheres

Retten til aktindsigt i de nævnte beslutninger vedrørende en sags afgørelse, der er afsendt af myndigheden mv., gælder imidlertid først fra dagen efter afsendelsen af dokumentet, jf. § 7, stk. 3. Der henvises i den forbindelse til pkt. 4.1.5 ovenfor.

7.1.3. § 28, stk. 1, 2. pkt., fastsætter en pligt til at meddele aktindsigt efter lovens almindelige regler i ”eksterne faglige vurderinger”. Bestemmelsen tager navnlig sigte på eksterne faglige vurderinger, der er meddelt en myndighed mv. mundtligt, og som er indeholdt i de dokumenttyper, der er angivet i bestemmelsen (dvs. dokumenter omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-3).

Eksterne faglige vurderinger skal

ekstraheres

Det er, som i relation til ekstrahering efter 1. pkt., en betingelse for, at eksterne faglige vurderinger skal meddeles efter lovens almindelige regler, at de pågældende vurderinger er relevante for sagen, jf. pkt. 7.1.1 ovenfor.

§ 28, stk. 1, 2. pkt., omfatter eksterne oplysninger (vurderinger), der indeholder en subjektivt præget stillingtagen til et forhold, for så vidt oplysningen (vurderingen) bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag. Ekstraheringspligten vil således omfatte f.eks. en udefra indhentet sagkyndig erklæring, der indeholder en videnskabelig eller teknisk (dvs. faglig) vurdering af et forhold, som skal indgå i myndighedens afgørelse. Derimod vil andre typer af oplysninger (vurderinger) ikke være omfattet af ekstraheringspligten. Det gælder således bl.a. udenforståendes tilkendegivelser af vurderinger, standpunkter eller argumenter med hensyn til en sags afgørelse. Dette skyldes, at sådanne tilkendegivelser (udtalelser) ikke angår det bevismæssige grundlag for sagens afgørelse, men angår selve afgørelsen. Endvidere gælder ekstraheringspligten ikke for oplysninger vedrørende en sags retlige omstændigheder, selv om oplysningerne isoleret set gengiver objektive kendsgerninger, f.eks. oplysninger om indholdet af gældende ret, relevante rets- eller administrative afgørelser osv. Ekstraheringspligten vil derimod gælde en ekstern juridisk vurdering af konkret karakter, som bidrager til at skabe klarhed over sagens bevismæssige grundlag.

Ved en ”faglig vurdering” forstås en vurdering, der er foretaget af en person, institution eller myndighed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige forudsætninger for at udtale sig om et bestemt spørgsmål. En faglig vurdering vil således som nævnt efter omstændighederne være en udtalelse (sagkyndig erklæring) om f.eks. videnskabelige eller tekniske spørgsmål. Det følger af det, som er anført ovenfor om oplysninger om sagens retlige omstændigheder, at der som udgangspunkt ikke vil gælde en ekstraheringspligt for så vidt angår eksterne faglige vurderinger af juridisk karakter. Det kan dog som nævnt ikke udelukkes, at der efter omstændighederne vil kunne være pligt til at ekstrahere en ekstern juridisk vurdering af konkret karakter, som må siges at bidrage til at skabe klarhed over sagens bevismæssige grundlag. Der henvises i den forbindelse i øvrigt til pkt. 7.2 nedenfor.

Omfattet af udtrykket ”eksterne faglige vurderinger” er f.eks. udtalelser, der afgives af et privat konsulentfirma, som udfører opgaver for en forvaltningsmyndighed, og hvor udtalelsen – der har til formål at skabe klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder – eksempelvis er gengivet i et internt dokument. Endvidere vil en gengivelse i eksempelvis et internt dokument af erklæringer fra f.eks. speciallæger, landinspektører og arkitekter, der er engageret til at udføre bestemte opgaver for en forvaltningsmyndighed uden at blive knyttet til den ved et egentligt ansættelsesforhold, kunne anses for eksterne faglige vurderinger.

7.1.4. Det er ikke – som det er tilfældet i forhold til interne faglige vurderinger efter § 29, stk. 1, 1. pkt. (se pkt. 7.2 nedenfor) – en betingelse for at få meddelt aktindsigt i eksterne faglige vurderinger, at de foreligger i endelig form. Dette indebærer, at retten til aktindsigt efter § 28, stk. 1, 2. pkt., også omfatter foreløbige faglige eksterne vurderinger, der indgår i en sag, og som f.eks. er gengivet i et internt dokument.

Også foreløbige

vurderinger skal

ekstraheres

7.1.5. Til forskel fra ekstraheringspligten efter § 28, stk. 1, 1. pkt., omfatter ekstraheringspligten efter § 28, stk. 1, 2. pkt., ikke eksterne faglige vurderinger, der findes i dokumenter omfattet af § 27, nr. 4, der undtager myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, fra retten til aktindsigt.

Eksterne faglige vurderinger i brevveksling om

retssager skal ikke ekstraheres

7.1.6. Betydningen af, at en oplysning er omfattet af bestemmelserne i § 28, stk. 1, 1. og 2. pkt., er på den ene side, at oplysningerne er undergivet aktindsigt, uanset at de er indeholdt i et dokument, der som sådan er undtaget fra aktindsigt. På den anden side vil oplysningerne efter omstændighederne kunne undtages fra aktindsigt efter undtagelsesbestemmelserne i §§ 30-33, ligesom der ikke vil være ret til aktindsigt i oplysningerne, hvis de er omfattet af en særlig tavshedspligtsbestemmelse omfattet af § 35.

Retsvirkning

7.1.7. § 28, stk. 2, nr. 1, fastslår, at en myndighed mv. ikke skal foretage ekstrahering efter stk. 1, i det omfang det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.

Ikke ekstrahering, hvis uforholdsmæssigt ressourceforbrug

Bestemmelsen indebærer, at en myndighed mv. i særligt omfattende sager rent undtagelsesvis kan undlade at foretage en ekstrahering af sagens dokumenter efter § 28, stk. 1, med henvisning til myndighedens ressourceforbrug. Myndigheden vil i den forbindelse skulle redegøre for, at ekstraheringen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.

Adgangen til at undlade at foretage ekstrahering med henvisning til, at det vil udgøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil forudsætte, at vedkommende myndighed mv. vurderer, at det samlede tidsforbrug for myndigheden i forbindelse med gennemførelsen af ekstraheringen må forventes at overstige ca. 10 timer (svarende til mere end en fuld arbejdsdag). Reglen må antages at skulle forstås således, at dette gælder uanset, om ekstraheringspligten følger af § 28, stk. 1, eller § 29 (se pkt. 7.2 nedenfor).

Undladelsen af at foretage ekstrahering af sagens dokumenter med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug kan alene begrundes i sagens omfattende karakter. Hvis det forventede uforholdsmæssige ressourceforbrug skyldes, at myndigheden mv. har undladt f.eks. at journalisere sagens akter behørigt, kan § 28, stk. 2, nr. 1, ikke bringes i anvendelse.

Kravet om, at en myndighed mv. skal påvise, at ekstraheringen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, indebærer, at såfremt den, der har søgt om aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagen, vil myndigheden i almindelighed – og således uanset sagens omfang – være forpligtet til at foretage ekstrahering. En myndighed vil i den forbindelse kun sjældent kunne undlade at foretage ekstrahering, når begæringen om aktindsigt er fremsat af et massemedie eller en forsker, da sådanne medier og forskere i almindelighed må antages at have en særlig interesse i sagen.

Når det gælder adgangen for den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, til at blive gjort bekendt med oplysningerne herom efter § 8 (egenacces), er der ikke mulighed for at afslå behandlingen af en aktindsigtsanmodning med henvisning til, at behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.

7.1.8. § 28, stk. 2, nr. 2, fastslår, at myndighederne mv. ikke er forpligtede til at foretage ekstrahering efter stk. 1, hvis de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten.

Ikke ekstrahering af oplysninger, der i øvrigt udleveres

7.1.9. Efter § 28, stk. 2, nr. 3, skal der ikke foretages ekstrahering, hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige. Herved tænkes der navnlig på, at de pågældende oplysninger er tilgængelige for offentligheden via internettet. I sådanne tilfælde kan den aktindsigtssøgende således henvises til, at oplysningerne kan findes på internettet, f.eks. myndighedens hjemmeside.

Ikke ekstrahering af offentliggjorte oplysninger

Der henvises i øvrigt til vejledningens bilag 5 , som indeholder eksempler på ekstraheringspligtige oplysninger.

Eksempel: En styrelse udarbejder til brug for en ministers møde med en brancheorganisation om en påtænkt politisk handlingsplan et dokument med talepunkter og baggrundsoplysninger om de emner, som organisationen sandsynligvis vil tage op på mødet. Dokumentet er uanset udvekslingen mellem styrelsen og ministeriets departement fortsat internt efter § 24, stk. 1, da der er tale om ministerbetjening.

Eventuelle oplysninger om endelige interne faglige vurderinger i dokumentet skal ikke (heller ikke efter handlingsplanens offentliggørelse) ekstraheres efter § 29, stk. 1, da der (tillige) er tale om et ministerrådgivningsdokument, idet dokumentet er udarbejdet med henblik på at skulle tjene som grundlag for den direkte ministerrådgivning (derimod vil eventuelle faktiske oplysninger og oplysninger om eksterne faglige vurderinger skulle ekstraheres efter § 28, stk. 1).

Havde der ikke været tale om et ministerrådgivningsdokument, men alene et ministerbetjeningsdokument (eksempelvis et notat, som styrelsen på et tidligere tidspunkt havde udarbejdet), ville styrelsens eventuelle interne faglige vurderinger (efter handlingsplanens offentliggørelse) skulle ekstraheres, hvis vurderingerne måtte anses for endelige, jf. § 29, stk. 1.

Der henvises i øvrigt til vejledningens bilag 5 , som indeholder eksempler på ekstraheringspligtige oplysninger.

•

Oplysninger i et dokument (herunder ekstraheringspligtige oplysninger) kan undtages fra aktindsigt ud fra private og offentlige interesser, f.eks.

-

hensynet til enkeltpersoners private forhold

-

hensynet til drifts- eller forretningsforhold mv.

-

hensynet til statens sikkerhed eller rigets forsvar

-

hensynet til rigets udenrigspolitiske interesser

•

Særlige regler om tavshedspligt sætter grænser for aktindsigt

•

Kan kun visse oplysninger i et dokument undtages, skal resten udleveres

8.1. Undtagelse af oplysninger om enkeltpersoner private forhold og personers og virksomheders drifts- eller forretningsforhold mv.

8.1.1. Efter § 30, nr. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Ved vurderingen af, hvilke oplysninger der kan anses for at vedrøre ”private forhold”, må der tages udgangspunkt i, om oplysningerne er af en sådan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab. Det er således ikke enhver konkret oplysning om enkeltpersoners forhold, der kan tilbageholdes med hjemmel i bestemmelsen.

Hensynet til enkeltpersoners private forhold

Ved vurderingen af, om en oplysning kan undtages fra aktindsigt efter nr. 1, er det dermed afgørende, om oplysningen ud fra en generel betragtning efter sin karakter vedrører oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Det er derimod ikke en betingelse for at undtage oplysninger, at hemmeligholdelse i det konkrete tilfælde er af betydning for den person, oplysningerne angår.

En myndighed mv. kan ikke i almindelighed give et tilsagn om anonymitet til bl.a. enkeltpersoner (diskretionstilsagn) og med henvisning hertil meddele afslag på en anmodning om aktindsigt i oplysninger omfattet af det nævnte (diskretions)tilsagn. Det er endvidere uden betydning for spørgsmålet om aktindsigt, om en person i forbindelse med afgivelsen af de pågældende oplysninger til en myndighed har taget forbehold om, at oplysningerne skal være undtaget fra aktindsigt (diskretionsforbehold).

Omfattet af § 30, nr. 1, er særligt følsomme oplysninger, såsom oplysninger om race og religion, oplysninger om strafbare forhold, helbredsforhold og lignende. Endvidere er mindre følsomme oplysninger omfattet, f.eks. oplysninger om CPR-numre, beskyttede adresser i folkeregisteret, beskyttede telefonnumre og oplysninger om eksamenskarakterer. Bestemmelsen omfatter også oplysninger, der afspejler, at en person har været indstillet til Kongehuset til en orden, som den pågældende imidlertid ikke fik.

Uden for bestemmelsen falder oplysninger af rent objektiv karakter, såsom oplysninger om udstedelse af pas og jagttegn, oplysninger om civilstand og oplysninger om indgåelse af ægteskab. Det samme gælder oplysninger om, hvem der har truffet afgørelse i en sag eller i øvrigt medvirket ved sagens behandling, samt oplysninger, der er offentligt tilgængelige, f.eks. i offentlige registre, såsom folkeregisteroplysninger.

8.1.2. I det omfang et dokument indeholder oplysninger omfattet af § 30, nr. 1, bør forvaltningsmyndigheden efter anmodning fra den aktindsigtssøgende gennemføre en anonymisering af de pågældende oplysninger efter et princip svarende til § 14 (meroffentlighedsprincippet), hvis anonymiseringen kan foretages uden nævneværdig brug af myndighedens ressourcer. Det er dog en betingelse, at en eventuel anonymisering er tilstrækkelig effektiv, jf. pkt. 9.2 nedenfor.

Eventuel pligt til at

meddele aktindsigt

efter anonymisering

8.1.3. Efter § 30, nr. 2, omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, hvis det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, som oplysninger angår, at oplysningerne hemmeligholdes.

Hensynet til drifts- og forretningsforhold mv.

Bestemmelsen forudsætter (i modsætning til § 30, nr. 1), at myndigheden mv. foretager en konkret vurdering, der falder i to led: Myndigheden skal først tage stilling til, hvorvidt der er tale om oplysninger vedrørende forretningsforhold mv. Er det tilfældet, skal myndigheden dernæst foretage en vurdering af, om aktindsigt i disse oplysninger må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der – typisk af konkurrencemæssige grunde – påføres den pågældende person eller virksomhed navnlig økonomisk skade af nogen betydning.

Der vil i forhold til oplysninger, der er omfattet af § 30, nr. 2, gælde en klar formodning for, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at virksomheden eller den person, oplysningerne angår, vil lide skade af betydning.

Myndighederne mv. bør dog – som hidtil – indhente en udtalelse fra den, oplysningerne angår, for at få belyst risikoen for, at en udlevering af oplysninger om forretningsforhold mv. vil medføre den nævnte risiko for økonomisk skade. Det forudsættes, at myndigheden i givet fald fastsætter en kort høringsfrist, der tager behørigt hensyn til, at aktindsigtsanmodningen så vidt muligt skal færdigbehandles inden for rimelig tid.