Cirkulære om sikkerhedsbestemmelser for Kriminalforsorgens anvendelse af Det centrale Kriminalregister mv.

Direktoratet for Kriminalforsorgens cirkulære nr. 69 af 9/8 2010.

§ 1. I Direktoratet for Kriminalforsorgen, i Kriminalforsorgens afdelinger i Frihed og i fængslerne og i arresthusene er der mulighed for opkobling til Det centrale Kriminalregister og gennem dette tillige Det centrale Personregister.

Stk. 2. Direktøren for Kriminalforsorgen er terminalansvarlig for direktoratet. Det enkelte tjenestesteds leder er på direktørens vegne terminalansvarlig for vedkommende tjenestested.

§ 2. Den terminalansvarlige, eller den han bemyndiger dertil, jf. bestemmelserne i sikkerhedshåndbog for Kriminalforsorgen, skal påse

1) at gældende sikkerhedsbestemmelser overholdes,

2) at det personale, der betjener terminalerne, er bekendt med og har fået instruktion i Justitsministeriets forskrifter for Det centrale Kriminalregister, reglerne for benyttelse af Kriminalregistret samt Kriminalforsorgens sikkerhedshåndbog,

3) at sikkerhedsforskrifterne er tilgængelige for det pågældende personale, og

4) at personalet er oplært i anvendelse af Det centrale Kriminalregister.

§ 3. Den terminalansvarlige skal foretage stikprøvevis kontrol af, at sikkerhedsbestemmelserne overholdes.

§ 4. Såfremt sikkerhedsbestemmelserne overtrædes, eller der opstår mistanke derom, skal den terminalansvarlige straks afgive indberetning til direktøren for Kriminalforsorgen.

§ 5. Direktøren for Kriminalforsorgen autoriserer, efter indstilling fra den terminalansvarlige, personale på hvert tjenestested til at indrapportere til samt opdatere oplysninger i og rette forespørgsler til Det centrale Kriminalregister.

Stk. 2. Den terminalansvarliges indstilling til direktøren for Kriminalforsorgen skal omfatte fastansatte medarbejdere.

Stk. 3. De ansatte, som direktøren for Kriminalforsorgen meddeler autorisation, forsynes med en personlig og fortrolig autorisationskode. Koden udskiftes jævnligt.

§ 6. Direktoratet for Kriminalforsorgen foretager indberetning til Det centrale Kriminalregister om:

1) Afgørelser om benådning.

2) Afgørelser om genindsættelse af personer, der er prøveløsladt.

3) Afgørelser om fuldbyrdelse af frihedsstraf i andet europæisk land end domslandet, såfremt fuldbyrdelse af frihedsstraf skal ske her i landet eller i et andet europæisk land, og afsoning er begyndt her i landet.

4) Afgørelser om overførsel af tilsyn i henhold til betinget dom, prøveløsladelse eller benådning til et andet nordisk land end det, hvor den pågældende er dømt, prøveløsladt eller benådet, såfremt tilsynet overføres her til landet eller her fra landet til et andet nordisk land.

Stk. 2. Kriminalforsorgens anstalter og arresthuse foretager løbende indberetning til Det centrale Kriminalregister om:

1) Indsættelser til afsoning af frihedsstraf, herunder bødeforvandlingsstraf, samt forvaring og frihedsberøvende foranstaltninger efter kriminallov for Grønland.

2) Indsættelse til afsoning af underholdsbidrag.

3) Domfældtes overførsel til anden anstalt, arresthus eller institution (herunder i Grønland) samt overførsler efter straffuldbyrdelseslovens § 78, til strafudståelse uden for Kriminalforsorgen.

4) Løsladelse, herunder løsladelse på prøve. I sidstnævnte tilfælde registreres tillige reststraffen.

5) Indsattes udgang efter de herom fastsatte regler.

6) Indsattes fravær i øvrigt, herunder undvigelser.

7) Overførsel til fuldbyrdelsesanstalt i udlandet.

Stk. 3. Indberetning af oplysninger til Det centrale Kriminalregister skal ske skriftligt eller ved brug af dataskærmterminal. Indberetning kan dog undtagelsesvist ske telefonisk eller ved telefax, når det i særlige tilfælde skønnes påkrævet. Telefoniske indberetninger skal efterfølgende bekræftes skriftligt.

Stk. 4. Såfremt der uden for almindelig kontortid indtræffer begivenheder af politimæssig interesse – for eksempel undvigelse, forlængelse af udgang mv. – skal der foretages opdatering i Det centrale Kriminalregister så vidt muligt omgående.

§ 7. Personale, der opdaterer oplysninger i Det centrale Kriminalregister, skal have modtaget nødvendig oplæring samt være bekendt med de af Rigspolitichefen fastsatte bestemmelser for opdatering.

§ 8. Rettelser af oplysninger i Det centrale Kriminalregister må kun foretages i overensstemmelse med den vejledning for opdatering, der er udarbejdet af Rigspolitichefen.

§ 9. Sletning af oplysninger i Det centrale Kriminalregister må ikke foretages af ansatte i Kriminalforsorgen.

§ 10. Såfremt der konstateres fejl i Det centrale Kriminalregister, foretages der straks skriftlig indberetning til Rigspolitichefen (rigsregistraturen), i ekstraordinære tilfælde eventuelt pr. telefon. En telefonisk indberetning skal bekræftes skriftligt.

§ 11. Forespørgsler til Det centrale Kriminalregister og Det centrale Personregister må kun rettes af de personer, der er nævnt i § 5.

Stk. 2. Personalet, der forespørger i registret, skal være bekendt med Justitsministeriets forskrifter for Det centrale Kriminalregister, med reglerne for benyttelse af Det centrale Kriminalregister samt Kriminalforsorgens sikkerhedshåndbog.

§ 12. Følgende oplysninger må udtrækkes af Det centrale Kriminalregister og Det centrale Personregister, såfremt der i fornødent omfang er indhentet skriftligt samtykke, og kun i forbindelse med aktuel sag eller i anden tjenstlig begrundet anledning:

1) Oplysninger vedrørende indsatte og tidligere indsatte, der indrapporteres og opdateres af Kriminalforsorgen, jf. § 6.

2) Oplysninger om verserende og afgjorte straffesager vedrørende indsatte og tidligere indsatte.

3) Tilsvarende oplysninger om personer, der anmoder om tilladelse til at besøge indsatte i afsoningsanstalterne og arresthusene, når sådanne oplysninger er et nødvendigt led i en sikkerhedsmæssig besøgskontrol.

4) Adresse- og personoplysninger, der af sikkerhedsmæssige grunde er nødvendige til brug ved afgørelse af verserende sager om udgang og løsladelse mv.

5) Oplysninger om, hvorvidt personer, der påtænkes ansat i Kriminalforsorgen og medarbejdere, der skal genoptage tjeneste, har verserende eller afgjorte straffesager.

6) Oplysninger om dømte, der søger om udsættelse med straffuldbyrdelse eller om benådning.

Ikrafttrædelse

§ 13. Pc’ere og printere med opkobling til Det centrale Kriminalregister skal være anbragt således, at uvedkommende ikke kan aflæse disse og i lokaler, der ikke er frit tilgængeligt for uvedkommende.

Stk. 2. Terminaladgangen til Det centrale Kriminalregister må kun være åben i den tid, der kræves for indhentning af aktuelle oplysninger til en konkret sag. Ved den videre sagsbehandling skal der ske log-off, således at der kræves fornyet indtastning af personkode/kendeord for log-on. Pc’eren må ikke forlades i log-on tilstand.

Stk. 3. Vejledninger om koder til betjening af terminalerne må ikke være anbragt således, at de kan aflæses af uvedkommende. Når terminalen ikke er under opsyn, skal koder opbevares i pengeskab eller aflåst skab.

§ 14. Udtræk via printer skal opbevares aflåst, når de ikke benyttes og må ikke offentliggøres eller komme til uvedkommendes kendskab. Sådanne udtræk må kun udleveres til funktionærmødedeltagere eller andre grupper af ansatte efter godkendelse fra den terminalansvarlige eller dennes stedfortræder.

§ 15. Personkoden vil ved et nærmere antal uautoriserede adgangsforsøg – for tiden 5 forsøg mellem 2 log-off – blive gjort inaktiv, hvilket bevirker, at der ikke er adgang til KR. Personkoden kan kun gøres aktiv igen inden for almindelig kontortid ved henvendelse til Rigspolitichefens afdeling D, Dataafdelingen.

Stk. 2. Der skal altid foretages en nærmere undersøgelse af årsagen til, at en terminal er inaktiv.

Stk. 3. Efter 2 på hinanden følgende afvisninger i åbningsproceduren skal den lokale terminalansvarlige kontaktes. Der kan eventuelt rettes henvendelse til Rigspolitichefens afdeling D, Datafdelingen.

§ 16. Datatilsynet har til enhver tid mod behørig legitimation uden retskendelse adgang til alle lokaler, hvorfra registret kan benyttes, samt til lokaler, hvor terminaler mv. opbevares eller anvendes.

§ 17. Cirkulæret træder i kraft den 1. september 2010.

Stk. 2. Samtidig ophæves cirkulære af 28. marts 2000 om sikkerhedsbestemmelser for Direktoratet for Kriminalforsorgens og Kriminalforsorgens anstalters og arresthuses benyttelse af Det centrale Kriminalregister mv.