Bekendtgørelse om bevaring og kassation af statsamternes og statsforvaltningernes arkivalier siden 1970
Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 1284 af 6/11 2007.
I medfør af § 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes:
Område
§ 1. Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af statsamterne fra 1970 til 2006 og af statsforvaltningerne fra 2007 og indtil det tidspunkt, hvor disse overgår fuldt og helt til elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
Stk. 2. Bestemmelserne gælder tillige for arkivalier, som er overtaget fra andre myndigheder i forbindelse med myndighedsområdernes overførelse til statsamterne og statsforvaltningerne, således fra amtsankenævn og revaliderings- og pensionsnævn samt udskrivningskredse før 1992.
Stk. 3. Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på elektronisk medium.
Bevaring og kassation
§ 2. I statsamternes journalsagsarkiver 1970-1991 kasseres de journalgrupper i ”Journalplan for amtskontorer”, som er nævnt i bilag 1.
Stk. 2. Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 1970-1991 bevares uden kassation.
§ 3. I statsamternes og Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 1992-2002 kasseres de journalgrupper, som er nævnt i bilag 2.
§ 4. I statsamternes og Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 2002-2006 kasseres de journalgrupper, som er nævnt i bilag 3.
§ 5. I statsforvaltningernes journalsagsarkiver fra 2007 ff. og fremefter kasseres de journalgrupper, som er nævnt i bilag 4.
§ 6. De sociale ankenævns samt revaliderings- og pensionsnævnenes generelle sager bevares. Dog kasseres sager vedrørende medlemmer, vederlag og møder, bortset fra dagsordner og referater.
Stk. 2. Personsager fra de sociale ankenævn samt revaliderings- og pensionsnævnene, der kan henføres til en person, som er født den første i en måned, bevares. Alle øvrige personsager kasseres.
§ 7. I journalsagsarkiverne for Værnepligtsstyrelsens udskrivningskredse 1985-1989 og 1990-1996 kasseres følgende journalgrupper:
09 | Forskelligt |
14 | Personale generelt |
19 og 29 | Forskelligt |
37 | Forespørgsler fra enkelte personer i udlandet (fra 1990 gruppe 36) |
39 og 49 | Forskelligt |
51 | Forsvarets Rekruttering (fra 1990 Forsvarets Værnepligt og Rekruttering) |
59, 69 og 79 | Forskelligt |
9 | Forskelligt |
§ 8. Endvidere kasseres fra sessionsområdet følgende:
1) Stamhulkort-2 (ældre, uaktuelle, som er forblevet ved udskrivningskredsene)
2) Krydsreferencelister for fødselsårgangene 1940 og følgende, ordnet efter fødselsårgang og herefter efter CPR-nr.
3) Sager vedrørende udsættelse med session, konstatering af statsborgerskab, konstatering af grønlænderes og færingers faste bopæl
4) Sessionskort for fødselsårgangene 1940 og følgende ordnet efter CPR-nr.
5) Helbredskort for slettede med evt. indlagte lægeattester, strafindberetning og sessionsafgørelse
6) Sager om udelukkelse af tjeneste på grund af straf
7) Optagelsesfilm (mikrofiches) for fødselsårgangene 1956 og følgende ved 2., 5. og 6. udskrivningskreds (fra 1. januar 1981 ved 2. og 5. udskrivningskreds)
8) Sessionsbedømmelseskort
9) Kassation af arkivalier som ikke skal bevares
§ 9. Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til § 2-8, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter statsforvaltningernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.
Ikrafttræden m.v.
§ 10. Bekendtgørelsen træder i kraft den 17. november 2007.
Stk. 2. Følgende skrivelser ophæves:
1) Rigsarkivarens skrivelser af 28. februar 1977 og 5. november 1980 vedrørende kassation hos udskrivningskredsene,
2) Rigsarkivarens skrivelse af 7. marts 1995 med supplerende kassationsbestemmelser til statsamternes journalplan,
3) Rigsarkivarens skrivelse af 14. august 1995 vedrørende kassationsbemyndigelse for sager vedrørende boligklagenævn,
4) Rigsarkivarens skrivelse af 10. december 1996 vedrørende ændrede kassationsbestemmelser for personsager i revaliderings- og pensionsnævnenes arkiver,
5) Rigsarkivarens skrivelse af 10. november 1997 vedrørende nye kassationsbestemmelser for saggrupperne 12 og 13 i statsamternes journalplan med opdatering af 3. april 2000,
6) Rigsarkivarens skrivelse af 20. april 1998 vedrørende nye kassationsbestemmelser for saggruppe 5 i statsamternes journalplan,
7) Rigsarkivarens skrivelse af 22. juni 1998 vedrørende kassation af sessionsbedømmelseskort.
Bilag 1 – Journalgrupper som kasseres i statsamternes journalsagsarkiver 1970-91, jf. ”Journalplan for amtskontorer”
001 | Valg | |
002 | Flagning | |
0101 | Tjenesterejser | |
0102 | Ferier og rejsetilladelser, konstitutioner | |
0110 | Almindelige cirkulærer m. m. | |
0112 - 0114 | Personalesager Dog bevares sager, som vedrører ansatte, der er født den første i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger | |
0120 | Årsbudget og bevillinger | |
0121 | Alm. regnskab (kontorhold) | |
0122 | Blanketregnskaber | |
03 | Amtsstuerne | |
07 | Folketællinger | |
080 | Kommunerne | |
081 | Amtskommunen | |
0880 | Valg til Tilsynsrådet | |
0883 | Møder i Tilsynsrådet | |
0884 | Vederlag til Tilsynsrådet | |
0886 | Kontorer og kontorhold for tilsynsrådet | |
090 | Love, bekendtgørelser og cirkulærer | |
0911 | Regnskaber og årsbudget for udvalg af begrænset varighed | |
0912 | Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter o.l. for udvalg af begrænset varighed | |
101 | Sagførere til beneficerede sager | |
102 | Fri proces Dog bevares sager om fri proces i ægteskabssager | |
104 | Forligskommissionernes arkiver og udskrift af disse | |
11 | Handelsretter | |
12 | Søretter | |
14 | Husdyrvoldgift | |
15 | Dommere | |
170 | Politimestrene | |
171 | Overleveringsforretninger | |
2010 | Revision af socialregnskaber | |
2011 | Statsrefusion til kommuner | |
2111 | Fastsættelse af takster for alderdomshjem | |
2112 | Refusion for ophold på alderdomshjem | |
2114 | Opførelse af alderdomshjem | |
2121 | Fastsættelse af reglementer for plejehjem | |
2122 | Refusion af ophold på plejehjem for kronisk syge | |
2124 | Opførelse af plejehjem | |
213 | Folkepensionistboliger | |
221 | Indberetninger om invalidepension | |
231 | Indberetninger om udlændinges forsørgelse | |
24 | Sygesikring, herunder fribefordring | |
262 | Huslejetilskud og boligsikring | |
2810 | Hjælp til indkaldte og deres familie samt hjælp til polio- og tuberkuloseramte | |
283 | Bidrag til børn af enker og enkemænd | |
284 | Husmoderafløsning | |
311 | Tilsyn med navngivning af nyfødte børn | |
312 | Kirkebogsrettelser | |
3181 | Notering af randbemærkning om navn i et biregister | |
380 | Inddrivelse og afsoning af bidrag. Indlandet | |
381 | Inddrivelse og afsoning af bidrag. Udlandet | |
400 | Almindelige bekendtgørelser m.m. vedrørende fiskeri | |
43 | Arbejdsforhold | |
44 | Ferieloven | |
45 | Markeder m.m. | |
46 | Vejere og målere, translatører, revisorer | |
50 | Anerkendte trossamfund | |
540-1-2 | Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter o.l. vedrørende fredningsplanudvalg | |
55 | Indsamlinger og mærkesalg | |
612-1-2 | Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter o.l. vedrørende byudviklingsudvalg | |
613-1-2 | Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter o.l. vedrørende egnsplanudvalg | |
63 | Arbejderbeskyttelse | |
641 | Bortsalg af strandingsgods | |
643 | Strandingsregnskaber | |
660 | Embedslæger | |
661 | Apoteker og håndkøbsudsalg | |
662 | Jordemødre | |
67 | Epidemiforanstaltninger, skadedyr | |
680 | Dyrlæger | |
681 | Dyrskuer | |
682 | Smitsomme sygdomme hos husdyr | |
69 | Narkotika og giftloven | |
73 | Havne | |
76 | Jagtsager | |
77 | Luftfart | |
80 | Skattesager | |
850 | Almindelige stempelsager | |
851 | Godtgørelse af stempelafgifter m.v. | |
87 | Afgifter og gebyrer | |
900 | Indkvarteringer | |
902 | Udpegning af befordringsmidler til militær og civilforsvar | |
911-1-2 | Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter, o.l., vedrørende sygehusberedskabsnævn | |
98 | Indberetninger, som ikke hører hjemme under grupperne 1 - 8 | |
Bilag 2 – Journalgrupper som kasseres i statsamternes og Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 1992-2002
004 | Bibliotek |
009 | Forskelligt vedrørende organisation |
010 - 014 | Udvalg Dog bevares dagsordener og referater |
021 | Budget, finans- og tillægsbevillingslove samt regnskab |
023 | Kasse og bogholderi, herunder SCR og SCL |
031 | Lønforhold, honorarer, vederlag, pension m.v. |
032 | Tjenestetid, tjenestefrihed, ferie, sygefravær |
033 | Tjenesteforhold og arbejdsvilkår |
035 | Jubilæer |
036 | Opslag og besættelse af ledige stillinger Dog bevares stillingsbeskrivelser |
0390 | Tilladelser og bemyndigelser, herunder fuldmagt til at anvise og kvittere |
0399 | Forskelligt i øvrigt |
042 | Bygningssyn. Anlægsarbejder og vedligeholdelse Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg |
043 | Forsyninger |
044 | Ejendomsvurdering. Ejendomsskat |
045 | Rengøring. Vinduespolering |
046 | Haveanlæg Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg |
049 | Forskelligt vedrørende bygninger og lokaler |
051-059 | Kontorudstyr Dog bevares sager vedrørende større nyanskaffelser |
09 | Forskelligt |
12 og 13 | Børn født udenfor ægteskab. Ægteskabssager. Fri proces til retssager og skifte Dog bevares sager, hvor en sagspart er født den første i en måned, eller hvor en faderskabssag er henvist til retten |
18 | Forespørgsler om tidligere adoptioner, faderskabsanerkendelser, separationer, skilsmisser o.l. |
19 | Forskelligt |
21 | Tilsyn med navngivning af nyfødte børn |
26 | Godkendelser i henhold til retsvirkningslovens §§ 12, 13 og 20 |
28 | Inddrivelse af udenlandske bidrag her i landet |
29 | Forskelligt |
3 | Bevilling til fri proces Dog bevares sager vedr. fri proces i gruppe 30 |
42 | Stempelafgift |
44 | Byggesagsklager |
452 | Møder, vederlag og lignende vedr. Boligklagenævn (fra 1.7.1998 gruppe 451) |
453 | Boligklagenævn: Klagesager o.l. (fra 1.7.1998 gruppe 452) Dog bevares klagesager, o.l., med løbenumrene 1, 30, 60, 90 |
611 | Ordensvæsen (fra 1.7.1998 gruppe 0812) |
612 | Mærkedage (fra 1.7.1998 gruppe 0813) |
620 | Valg til folketinget |
632 | Strandingssager og -regnskaber (fra 1.7.1998 gruppe 0832) |
633 | Stranding i øvrigt (fra 1.7.1998 gruppe 0833) |
67 | Indkvartering (fra 1.7. 1998 gruppe 086) |
68 | Personregistre (fra 1.7.1998 gruppe 087) |
704 | Vejledning til kommuner |
71-79 | Det sociale ankenævn Dog bevares generelle sager samt sager, der kan henføres til et CPR-nummer vedrørende personer, som er født den første i en måned |
803 | Vederlag til nævnsmedlemmer |
81-89 | Revaliderings- og pensionsnævnet Dog bevares generelle sager samt sager, der kan henføres til et CPR-nummer vedr. personer, som er født den første i en måned |
902 | Møder i tilsynsrådet |
903 | Vederlag til Tilsynsrådsmedlemmer |
98 | Orientering fra Indenrigsministeriet, andre tilsynsråd og kommunale organisationer Dog bevares et sæt fra statsamterne København, Fyn, Sønderjylland og Nordjylland |
|
|
Fra 1.7.1998 kasseres fra nyoprettet gruppe 5, Værnepligt: | |
|
|
50 | Lovgivning Kun trykte love, bekendtgørelser, cirkulærer m. m. kasseres |
513 | Standardskrivelser og skemaer (blanketsamlingen) |
518 | Honorar for lægeattester |
52 | Møder m.v. Dog bevares referater af møder |
530 | Generelt |
531 | Optagelse i Sessionsregister |
532 | Lodtrækningsnumre |
533 | Prognoser af mødepligtige (sessionsårgange) |
537 | Statistik til bevillingslove |
539 | Forskelligt |
543 | Halvårsplan |
544 | Leje af sessionslokaler |
|
|
Fra 1.7.1998 kasseres fra nyoprettet gruppe 6, Det sociale Nævn: | |
|
|
603 | Vederlag |
61 - 69 | Det sociale Nævn Dog bevares generelle sager samt sager, der kan henføres til et CPR-nummer, vedrørende personer, som er født den første i en måned |
Bilag 3 – Journalgrupper som kasseres i statsamternes og Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 2002-06
01 | Ferie, sygdom og barsel |
021 | Personale- og lønadministration |
0220 | Generelle sager |
0221 | Vejledning |
0222 | Budget, finans- og tillægsbevillingslove samt regnskab |
0229 | Forskelligt |
0239 | Forskelligt |
0249 | Forskelligt |
0251 | Sager om rekruttering Dog bevares stillingsopslag og ansøgning fra den ansatte samt evt. bedømmelser |
0259 | Forskelligt |
029 | Forskelligt |
030-032 | Mødeaktiviteter Dog bevares dagsorden og referat |
039 | Forskelligt |
04 | Praktiske opgaver |
055 | EDB-funktioner |
059 | Forskelligt |
090-092 | Generelle sager om økonomiske registreringer |
0932 | Egne bygninger Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg |
0933 | Lejede bygninger |
0934 | Udenomsarealer Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg |
0935 | Rengøring |
0939 | Forskelligt |
094 | Kontorudstyr |
112 | Personsager vedrørende børn og ægteskabets opløsning Dog bevares sager, hvor en sagspart er født den første i en måned, eller hvor en faderskabssag er henvist til retten |
119 og 129 | Forskelligt |
142 | Sager om inddrivelse i Danmark |
149 | Forskelligt |
191 | Oplysningssager |
199, 219, 229, 239 og 249 | Forskelligt |
291 | Oplysningssager |
299 | Forskelligt |
312-319 | Fri proces |
399 | Forskelligt |
4113 | Vederlag |
4119 | Forskelligt |
422, 432, 442, 452, 453, 462, 472, 482 og 49 | Klagesagsbehandling Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
|
|
429, 439, 449, 459, 469, 479 og 489 | Forskelligt |
512, 522, 532, 542, 552, 562, 572 og 59 | Klagesagsbehandling Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
519, 529, 539, 549, 559, 569 og 579 | Forskelligt |
6122 | Møder Dog bevares dagsorden og referat |
6123 | Vederlag |
6129 | Forskelligt |
719, 729, 7329 og 7339 | Forskelligt |
7341 | Vederlag |
7349 og 739 | Forskelligt |
742 | Klagesagsbehandling |
749 | Forskelligt |
751 | Hegnssyn og skelforretninger |
752 | Landvæsensretter |
753 | Master til radiokommunikationsformål |
759 | Forskelligt |
810 | Generelle sager om værnepligtsloven Kun trykte love, bekendtgørelser og cirkulærer, m.v. |
8133 | Halvårsplan |
8134 | Leje af sessionslokaler |
8139 og 819 | Forskelligt |
8913 | Standardskrivelser og skemaer |
8918 | Honorar for lægeattester |
8919 | Forskelligt |
8921 - 8929 | Møde Dog bevares dagsorden og referat |
8931 | Optagelse i sessionsregister |
8932 | Lodtrækningsnumre |
8933 | Prognoser af mødepligtige |
8937 | Statistik til bevillingslove |
8939 | Forskelligt |
93 | Andre sager Kun sager vedrørende ordensvæsen og mærkedage |
Bilag 4 – Journalgrupper som kasseres i statsforvaltningernes journalsagsarkiver 2007 ff.
01 | Ferie, sygdom og barsel |
021 | Personale og lønadministration |
022 | Regnskab og økonomifunktion Dog bevares 0223, sager om revision og kasseeftersyn |
029 | Forskelligt |
030-032 | Mødeaktiviteter Dog bevares dagsorden og referat |
039 | Forskelligt |
04 | Praktiske opgaver |
054 | Edb-funktioner |
059 | Forskelligt |
09 | Forskelligt Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg i 091 og 093 |
112 | Personsager om børn og ægteskabets opløsning Dog bevares sager, hvor en sagspart er født den første i en måned, eller hvor en faderskabssag er henvist til retten |
119 | Forskelligt |
122 | Sager om inddrivelse i Danmark |
129 | Forskelligt |
191 | Oplysningssager |
199, 219, 229, 239, 249, 259, 269, 279 | Forskelligt |
291 | Oplysningssager |
299 | Forskelligt |
311 | Medlemmer, vederlag og møder Dog bevares dagsorden og referat |
319, 329 | Forskelligt |
411 | Medlemmer, vederlag og møder Dog bevares dagsorden og referat |
419 | Forskelligt |
421-424 | Sygedagpenge mv. Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
431-439 | Lov om aktiv social politik Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
441-449 | Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
451-459 | Integrationsloven Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
461-464 | Pensionslove Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
471-472 | Retssikkerhedslov, Forvaltningslov, Offentlighedslov Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
491 - 499 | Andre lovområder Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
511 | Medlemmer, vederlag og møder Dog bevares dagsorden og referat |
519 | Forskelligt |
531 | Lov om aktiv socialpolitik: Enkeltydelser og tilbagebetaling heraf Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
551 og 552 | Integrationsloven: Boligplacering og enkeltydelser og tilbagebetaling heraf Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
561 - 567 | Pensionslove Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
571 - 579 | Retssikkerhedslov, Forvaltningslov, Offentlighedslov Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
581 - 589 | Lov om social service Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
591 - 599 | Andre lovområder Dog bevares sager vedrørende personer født den første i en måned |
619, 719 og 729 | Forskelligt |
731 | Master til radiokommunikationsformål |
739 | Forskelligt |
92 | Kongehuset Kun sager vedrørende ordensvæsen og mærkedage |
941 | Medlemmer, vederlag og møder Dog bevares dagsorden og referat |