Cirkulæreskrivelse om mål for hurtig sagsbehandling m.v.

1. Det er et grundlæggende krav til forvaltningen, at afgørelser skal træffes så hurtigt, som det er muligt og forsvarligt.

Spørgsmålet om, hvor hurtigt en forvaltningsmyndighed kan behandle sine sager, er bl.a. et spørgsmål om, hvilke sagsbehandlingsrutiner myndigheden følger.

Generelt bør myndighederne tilrettelægge sagsbehandlingen således, at der hurtigst muligt efter modtagelsen af en henvendelse foretages en første gennemgang og vurdering af sagen bl.a. med henblik på at afklare, om man er rette myndighed, eller om henvendelsen skal videresendes til en anden del af den samme myndighed eller eventuelt til en anden myndighed. Er man rette myndighed, må der tages stilling til, hvilke sagsbehandlingsskridt sagen giver anledning til.

Med en sådan screening eller visitation, der foretages hurtigt efter modtagelsen, kan det sikres, at der ikke indtræder unødige forsinkelser f.eks. ved, at en henvendelse ligger i lang tid, inden den videresendes til rette vedkommende, eller ved, at myndigheden først lang tid efter sagens modtagelse indhenter udtalelser til brug for sagens behandling. En sådan fremgangsmåde giver også mulighed for en hurtig afklaring af, om sagen er af hastende karakter og derfor bør prioriteres.

Det kan næppe lade sig gøre at opstille absolutte regler om, hvor hurtigt en myndighed skal behandle sine sager. Selv inden for de enkelte typer af sager, som en myndighed beskæftiger sig med, vil der kunne være forhold, der gør, at en sag trækker ud. Det kan f.eks. skyldes, at det er nødvendigt at fremskaffe vanskeligt tilgængelige oplysninger eller at foretage mere generelle og principielle overvejelser.

Efter regeringens opfattelse vil det imidlertid generelt set være hensigtsmæssigt, at en myndighed opstiller nærmere målsætninger for, hvor hurtigt man tilstræber at kunne behandle sine sager. Selv om sådanne målsætninger som nævnt næppe kan være absolutte, kan de virke som en yderligere ansporing og inspiration til at imødekomme kravet om hurtig sagsbehandling.

2. På den baggrund skal Justitsministeriet efter beslutning i regeringen henstille , at de enkelte ministerier, styrelser m.v. opstiller målsætninger for, hvor hurtigt man vil tilstræbe at behandle sager, hvor forvaltningen skal træffe afgørelser i forhold til borgerne. For sagstyper, der sjældent forekommer, eller hvor der gør sig særlige forhold gældende, kan man undlade at opstille mål for sagsbehandlingstider.

De målsætninger, der opstilles, skal på samme tid være forsvarlige og realistiske. På den ene side bør målsætningerne således være udtryk for sagsbehandlingstider, der er acceptable for borgerne, også i sager, der efter deres karakter kræver en særligt hurtig behandling. På den anden side må målsætningerne også være afpasset efter, hvad myndighederne selv anser for realistisk. Kræver visse sager af den pågældende type mere sagsbehandlingstid end andre, kan der opstilles forskellige mål for undergrupper inden for samme sagstype.

De enkelte ministerier, styrelser m.v. bør udarbejde en oversigt over de opstillede mål for sagsbehandlingstider. Oversigten er offentligt tilgængelig.

Opstillingen af målsætninger bør suppleres med en ordning, der løbende gør det muligt at kontrollere overholdelsen af - og eventuelt justere - målsætningerne. Der kan f.eks. være tale om, at der periodevis afgives indberetninger til en central instans i den enkelte styrelse m.v. om, hvorvidt målsætningerne har kunnet overholdes. Det kan i den forbindelse blive aktuelt at ændre målsætningerne, enten fordi det har vist sig, at sagerne ikke kan færdigbehandles inden for de opstillede mål, eller fordi det tværtimod har vist sig, at der kan opstilles mål om endnu kortere sagsbehandlingstider.

Borgeren bør under alle omstændigheder - hvor der ikke er fastsat særlige frister f.eks. i vejledninger - have et svar fra myndigheden inden 1 måned efter sagens modtagelse. Træffer myndigheden afgørelse i sagen inden 1 måned, udgøres svaret af afgørelsen. Er det ikke muligt at træffe afgørelse inden for denne frist, kan et foreløbigt svar til den pågældende bestå i, at myndigheden bekræfter at have modtaget sagen og oplyser, hvorpå sagen beror og så vidt muligt, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

På områder, hvor der er gennemført særlige lovregler om spørgsmål, der er omfattet af denne cirkulæreskrivelse, gælder henstillingerne i tilsvarende omfang ikke. Som eksempel kan nævnes lovgivningens frister for svar i sager om aktindsigt.